【例文あり】仕事の断りメールの作り方を徹底解説！関係を悪くしないポイント7つを紹介

「ビジネスメールが苦手」
「どのような文章で仕事を断ればいいかわからない」
「円満にお断りするにはどうすればいい…？」
と、悩んでいませんか？

仕事でクライアントからの依頼を断らないといけない時に、慣れていないと返事にとまどってしまいますよね。
「仕事を依頼してもらえるのは嬉しいけど、お断りして縁が切れたらどうしよう」と悩んでいる人もいるはず。

しかし、時には「断る」という選択肢も大切です。
お断りメールについての知識をつけておけば、今後の対応にも困ることがなくなるでしょう。

そこでこの記事では、

などについてくわしくお伝えしていきます。

この記事を読めば、慌てることなくお断りのメールが送れるようになるはず。
「どう返事をすればいいかわからない」と困っている方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事での断りメールの構成

まずは、仕事での断りメールの構成を見ていきましょう。
断りメールの構成は以下のように作成していきます。

それでは具体的に見ていきましょう。

1.件名

件名は「〇〇の件について」が一般的です。

件名で断る意思を記載すると、少しきつい印象を与えます。
そのため、件名では「〇〇のご提案の件について」といったように、提案や依頼についてのメールであることがひと目でわかる内容にしましょう。

2.挨拶と申し出に対するお礼

メールは「いつもお世話になっております」というように、通常のメールと同じように挨拶から始めます。

そして、相手からの提案やお誘い、依頼などに対するお礼の気持ちを伝えましょう。
たとえば、「この度はお見積もりについてご提案頂き、誠にありがとうございます。」といったようにです。

お断りをする前に、好意的な対応をすることでワンクッションおきます。

3.お断りの文言

つづいてはお断りの文章を記載します。
お断りの意思表示は明確に示すことが大切ですよ。

ただし、その前には、

といった、クッション言葉を用いりましょう。

前置きをすることで、「やむなくお断りした」という気持ちを伝えられます。

4.お断りの理由

そしてお断りの理由を述べます。
「どうして断ることになったのか」を明確に記載しましょう。

必ずお断りしたいなら、相手が交渉できないほど納得してくれる理由を伝えることが大切です。

5.お断りへのお詫びと気遣いなど

つづいては、お断りのお詫びと相手への気遣いを述べましょう。

あくまでも「自社の都合で申し訳ございません」といった内容で相手への気遣いを示します。
そして、お断りへの理解を求めましょう。

もしも、前段階で代替案を提示したなら、そちらに対する検討のお願いもここで記載します。

6.結び

最後は、次の機会につながる結びの言葉です。

「このたびはご要望に添えない結果となりましたが、次回のご提案をお待ちしております」といったように、「今回はやむなくお断りしたが、今後も良好な関係を築きたい」という時に記載します。

「仕事を断るのが苦手…」という方は、仕事の断り方のポイントについてくわしく解説しているこちらの記事も、ぜひ参考にしてください。

仕事の断り方の5つのポイントを紹介！断るメリットや断れない人の心理も解説

仕事の関係を悪くしない断りメールのポイント7つ

今回はやむなくお断りしたものの、せっかく依頼をいただいたからには、今後の関係も良好にしたいものですよね。

そこでここからは、仕事の関係を悪くしない断りメールのポイントをご紹介していきます。
解説するのは以下の7点です。

それでは順番に、くわしい内容を見ていきましょう！

1.ネガティブな表現を避ける

仕事をしているとどうしてもお断りしなければいけない場面がありますよね。
その際に、なるべく関係を円満にするためにもネガティブな表現を避けることが大切です。

とくにメールでは、文面からしか気持ちを表現できません。
冷たい印象の文面にならないように、気をつけましょう。

2.クッション言葉を使う

そこで役に立つのがクッション言葉です。
クッション言葉を利用することで、相手への配慮をとりいれつつお断りできます。

そのまま「今回は辞退させていただきます」と書くのではなく「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を用いるようにしましょう。

3.代替案を提案する

また、相手の要望に添えないけれどできるだけ対応したい場合には、代替案を提案するのもおすすめです。

「〇〇は難しいですが、〇〇ならいかがでしょうか？」といったように、提案をすることで相手が了承してくれる場合もあります。

代替案を提案すれば、相手との関係を継続したい意志も伝えることができますよ。

4.断る理由を伝える

なるべく丁寧で柔らかい言葉を用いることは大切です。
しかし、断るメールを送る際には、理由を明確に伝えるようにしましょう。

どうしても断らなくてはいけない理由を伝えることで、相手も納得して了承してくれます。

5.曖昧な返事をしない

断るメールを送る際には、曖昧な返事をしないことも大切です。

曖昧な表現では、相手も反応に困ってしまいます。
ですので、「検討中です」や「考慮してみます」といった表現は避けるべきです。

「今回はお取引を見送らせていただくことになりました」など、明確な表現ではっきりと意思表示をしましょう。

6.なるべく早く告げる

とくに、付き合いのあるクライアントからの依頼をお断りするのには勇気がいりますよね。

しかし、辞退のメールはなるべく早く返事を送ることが大切です。
相手の時間を無駄にしないためにも、力になれないなら迅速に対応するべきでしょう。

7.相手へのフォローを忘れない

関係を良好に保ちたいなら、相手へのフォローは必ず行いましょう。
そのためにも、感謝の言葉や相手を気遣う言葉をいれることが大切です。

ただでさえ、メールは言葉でしか相手に伝えることができません。
柔らかい印象を与えるためにも、言葉の使い方には配慮する必要があります。

といったような、配慮が伝わる言葉をいれるようにしましょう。

仕事の断りメールで使えるフレーズ

仕事を断る時には、どのようなフレーズがふさわしいのでしょうか？
ここでは、どんな時にも使いやすい断りのフレーズを構成別にご紹介していきます。

挨拶と申し出に対するお礼

まずは、挨拶と申し出に対するお礼の言葉です。

挨拶では、通常のビジネスメールと同じようなフレーズを用います。
挨拶のフレーズ例は以下の通りです。

申し出に対するお礼の言葉では、相手への配慮が伝わる言い回しをしましょう。
申し出に対するお礼のフレーズ例は以下の通りです。

お断りの文言

つづいては、お断りの言葉です。
お断りの文言では、上手にクッション言葉をとりいれましょう。

お断りの文言のフレーズ例は以下の通りです。

お断りへのお詫びと気遣いなど

お断りへのお詫びと気遣いでは、申し訳ない気持ちが伝わるフレーズを使いましょう。
また、場合によっては了承を得られるようなお願いのフレーズもとりいれてみてください。

お断りへのお詫びと気遣いのフレーズ例は以下の通りです。

結び

最後は、結びの言葉です。
次の機会につながるような、好印象を与える言葉を述べましょう。

結びのフレーズ例は以下の通りです。

仕事の断りメール例文3選

ではここからは、仕事の断りメールの例文を3パターンに分けて具体的にご紹介していきます。
解説していく内容は、以下の通りです。

シーンに合わせて、ぜひ活用してみてくださいね。

1.スケジュールで断る場合

まずは、スケジュールが合わない際に送るメールの例文です。
ここでは、打ち合わせの日程が合わない場合の断りメールの例文をご紹介します。

2.単価で断る場合

仕事をしていると単価が原因で、お断りする機会もありますよね。
ここでは、見積もりを依頼した相手への断り方の例文をご紹介します。

3.クオリティで断る場合

時にはクライアントからの要望にこたえるのが難しい場合もありますよね。
ここでは、期待されている制作物などを提供するのが難しい場合の断り方の例文をご紹介します。

仕事の断りメールには返信するのがマナー

反対に、断りのメールを受けることもあるでしょう。
その際には、受け取ったままにせず速やかに返信するのがマナーです。

返信メールでは、

などを述べましょう。

また、今後も良好な関係を継続したいなら、次の機会につながる結びの言葉をいれます。

まとめ：断りメールは相手を不快にさせないことが重要

今回は、仕事の断りメールを作る時の大切なポイントや例文をご紹介していきました。

お断りメールを書くときは、相手を不快にさせない配慮が大切です。
お詫びの言葉や、ご依頼いただいたことへの感謝の言葉を忘れようないように気をつけてください。

せっかくいただいたご依頼を断るのは心苦しいですが、今後のお付き合いのためにも迅速な対応を心がけましょう。

本記事でご紹介した気をつけるポイントや、例文を参考にしていただければ幸いです。

【例文あり】仕事の断りメールの作り方を徹底解説！関係を悪くしないポイント7つを紹介