リモートワークでツールを導入すべき理由｜導入すべき理由とテレワークに必須のツール5選

「リモートワークでどのツールを選べばいいんだろう」
「うちの会社にはどのツールが合っているのかわからない」

と思うことはありませんか？

リモートワークにツールが必要だと感じていても、どのような点に気をつけてツールを導入すればいいのか悩んでしまいますよね。

快適なリモートワークを実現するために、何から導入すべきか悩んでいませんか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば自社に合うツールの選び方、導入の際に気を付けるべきことがわかります。

ツール選びで悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

リモートワークやテレワークにツールを導入すべき3つの理由

オフィスに出社せずに働くリモートワークは注目されている一方で、急速に進んだからこそ課題が多く残っています。

社員の勤怠管理が懸念されるリモートワークは、ツールの導入が必要不可欠です。

企業側がとくに頭を悩ませているのが以下の3つですが、その問題もツールの導入で解決します。

オフィスと従業員が物理的に離れた環境で働くリモートワークだからこそ、ツールを活用し双方が働きやすい環境を整えていかなければなりません。

なぜリモートワークにツールの導入が必要なのか、理由を詳しく解説していきます。

1.コミュニケーション不足を解消する

お互いの顔や働いている姿が見えないリモートワークでは、どうしてもコミュニケーション不足に陥ってしまいます。

コミュニケーションや仕事のやり取りはメールでもできますが、どうしても業務内容中心の会話に偏ってしまいます。

以下のような理由で、ツールを使用することはコミュニケーション不足解消に効果的です。

電話やメールは1対1が基本ですが、ツールを利用すれば複数人と同時にコミュニケーションが取れるようになります。

リアルタイムに近い感覚でコミュニケーションが取れるようになるので、積極的にツールを利用しましょう。

2.業務が効率化する

リモートワークで使われている業務効率化ツールには種類がありますが、さまざまな業務を効率化できるようになります。

オフィスとは違い情報共有がしにくいリモートワークだからこそ、どのように業務効率化をするのかは課題と言えます。

このように、手作業でおこなっていた作業、ツールを利用しなければ難しい業務が簡単にできるようになります。

適切にツールを導入すればコストの削減だけでなく、人的ミスが軽減し業務が効率化するでしょう。

従業員だけでなく企業側にもツールを導入するメリットは多くあるので、ITの活用は必要不可欠です。

3.従業員の働き方を可視化できる

オフィスで働いているのとは違い、社員が異なる場所で働くリモートワークは従業員の働き方がわかりません。

そこで重要なのが、ツールを利用して従業員の働き方を可視化することです。

以下のように、ツールを利用すれば従業員の働き方が離れた場所からでも管理できるようになります。

従業員の働き方を可視化すれば仕事の進捗業況も確認できるようになり、業務改善にも役立てられます。

直接顔を合わさないリモートワークだからこそ、従業員のコンディションを把握できるツールの導入は必須と言えるでしょう。

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リモートワークの際に利用されているツール10選

ひとことでツールといっても、働きやすさが改善するものからコミュニケーションが活性化するものなど豊富な種類があります。

さまざまなツールを複数組み合わせることにより、リモートワークでもオフィス同様に働けるようになります。

職種によって必要なツールは異なりますが、よく利用されているのは以下のツールです。

離れた場所で業務にあたるリモートワークは働きやすい環境を整えることが重要なので、積極的にツールを活用しましょう。

ツールを導入すればコミュニケーションの活性化や情報共有がしやすくなるので、どのようなツールが利用されているのか解説していきます。

1.画面越しで会議ができる「Web会議システム」

Web会議システムを導入すると、PCやタブレット端末を利用し、離れた場所からでも会議を進行できるようになります。

電話やメールでは伝わらない細かなニュアンスも伝えられるようになり、対面での会議に近い感覚で会話ができます。

リモートワークでよく使われているWeb会議システムは、以下の3つです。

どのWeb会議システムも無料版と有料版では参加できる人数に違いがありますが、急速にシェアを広げているサービスばかりです。

Web会議システムは会議だけでなくコミュニケーションの活性化に利用されることもあるので、積極的に導入しましょう。

2.情報漏洩を防ぐ「セキュリティツール」

リモートワークは社内のセキュリティ対策がほどこされている回線ではなく、外部のインターネット環境に接続しなくてはいけません。

そのため、ウイルス感染による情報漏洩のリスクが高まってしまいます。

セキュリティツールは情報漏洩だけでなく、ハッカー攻撃やフィッシング詐欺などの不測の事態へ備える役割もあります。

このように、セキュリティ対策にはさまざまな方法で情報を守る機能が備わっているため、どのようなシーンで情報漏洩を防ぎたいのか想定してからツールを選びましょう。

同時に社内のセキュリティガイドラインを選定すると、より効果的です。

3.手軽にコミュニケーションが取れる「ビジネスチャット」

メールや電話で意思の疎通もできますが、ビジネスチャットはビジネスシーンに特化した機能を備えたのがビジネスチャットです。

個人向けのツールとは異なり、音声や画像の共有、資料添付などのビジネスで利用される機能が備わっています。

ビジネスには欠かせないと言えるほど重要なビジネスチャットで、よく使われているのが以下の3つです。

離れた場所で働くリモートワークだからこそ、リアルタイムでのコミュニケーションが重要視されています。

ビジネスチャットを利用すれば複数人に同じ内容を同時に共有できるので、従来のメールなどよりも効率的なコミュニケーションが実現します。

4.データに外部からアクセスできる「リモートアクセスツール」

オフィスから離れた場所で仕事をするリモートワークは、外部からデータにアクセスしなくてはいけません。

しかし、リモートアクセスツールを利用しなければ、遠隔地で社内のデータにアクセスはできません。

遠隔地から社内のデータにアクセスするためにはツールが必要なので、よく使われている3つのツールを紹介します。

離れた場所から社内のデータにアクセスできるので便利ではありますが、通信環境次第では操作性が悪くなってしまうので注意が必要です。

どの方式を導入してもセキュリティ対策をおこなわなくてはいけないので、あわせて導入しましょう。

5.労働時間の管理や監視に役立つ「勤怠管理システム」

オフィスで仕事をするのとは異なり、離れた場所からでは部下の勤務時間の管理や監視はできません。

始業時や終業時にメールで報告をするだけの企業もありますが、それだけでは1日の業務内容の把握はできません。

勤怠管理システムを導入すれば、成果物以外の観点で従業員の勤務態度を評価できるようになります。

このようにツールごとに特徴が異なりますが、従来通りの紙やエクセルでまとめていた手間と時間を大幅に節約できるでしょう。

ランダムで従業員のPC画面を見れる機能を搭載した勤怠管理システムもあるので、従業員の働き方を離れた場所からでも管理できるようになります。

6.社内情報を共有できる「ナレッジ共有ツール」

ナレッジとは社内情報のことを指し、従業員のノウハウやクライアント情報を社内全体で共有できるようになります。

わからない情報を簡単に探せるようになるので、1人で仕事をおこなうリモートワークでは重宝されています。

社内からの問い合わせが減り業務効率化が実現するので、以下のようなナレッジ共有ツールの導入を検討しましょう。

ナレッジを共有すると成功事例や失敗事例などの業務改善に役立てられるので、重要性が高まっているツールです。

重要なナレッジが登録されていても見つけられなければ意味がないので、キーワード以外の検索方法のあるツールを選びましょう。

7.ファイルのやり取りに特化した「ファイル共有システム」

完成した成果物の納品や、メールでのファイルのやり取りには手間がかかってしまいます。

そんなときに便利なのがファイルのやり取りに特化したファイル共有システムで、クリック1つで複数人とファイルを共有できます。

近年は社内ファイルサーバーを利用するよりも、自由度の高い以下のようなクラウドストレージが人気です。

ビジネス向けのプランは特定のファイルへのアクセスを制限できるなど、万全のセキュリティ体制がほどこされています。

ファイル共有ツールを使えば円滑なやり取りができ、生産性の高いリモートワークが実現するでしょう。

8.非対面でも営業できる「営業支援ツール」

新型コロナウイルスの影響で従来通りの直接対面ではなく、リモートでの非対面営業が増えました。

しかし、双方のコミュニケーションが取りづらい、商談内容を共有しづらいなどの課題が多く残っています。

営業方法によって選ぶツールが異なるため、自社に合っているものを選びましょう。

営業支援ツールを導入すると「いつ・誰が・どの顧客に営業活動をしたのか」が集約され、情報をチーム全体で共有可能です。

営業コストが上がるだけでなく人材不足の解消にも役立つので、導入して業務効率化を図りましょう。

9.書類を電子化する「ペーパーレス化ツール」

既存の紙の資料では社外に情報を持ち出すのは大変ですが、ツールを利用すればクラウドやサーバー上で紙類の管理ができます。

管理がラクになるだけでなく、コストの削減や業務効率化など、さまざまなメリットがあります。

しかし、ペーパレス化ツールというものは存在しないため、以下のようなツールで電子化した書類を管理しなくてはいけません。

ペーパーレス化は書類の検索性だけでなくセキュリティ性も飛躍的に向上するので、リモートワークには不可欠な存在です。

コストも労力もかかる作業なので、優先度の高い書類から電子化を始めていきましょう。

10.電子書類に捺印できる「電子印鑑サービス」

電子印鑑サービスを利用すれば、PDFやエクセルで作成した電子書類に捺印できるようになります。

送られてきた文章を印刷せずに目を通せるため、手間と時間を大幅に節約できるのも電子印鑑サービスのメリットです。

無料で利用できる電子印鑑よりも、以下のような有料もののほうがセキュリティ面で優れています。

日本のはんこ文化を尊重しつつもオンライン上で契約が締結するため、はんこに慣れている人でも抵抗なく受け入れられます。

ただし、実印が必要なケースでは利用できないので、社印やゴム印を使う場面で活用していきましょう。

リモートワークツールを選ぶ際の3つの注意点

リモートワークにおいてツールの導入は必要不可欠ですが、選ぶ際に気を付けなくてはいけない点が3つあります。

自社に合わないツールを使うと生産性が下がる原因になってしまうので、複数のツールを比較しましょう。

比較する際にどのような部分を重視すれば良いのか、3つのポイントを紹介します。

どんなに優れたツールも自社に合っていなければ意味がないので、導入目的を明確化してから比較することが重要です。

どのような部分を注意すべきか、詳しく解説していきます。

1.自社に必要な機能が備わっているか

さまざまなリモートワークツールがありますが、機能が多ければ良いというものではありません。

なかには不要な機能が備わっている場合があり、従業員の混乱を招く原因になってしまうからです。

備わっている機能はツールによって異なるため、以下のように「何をしたいのか」「何を管理したいのか」で選びましょう。

すべてのツールではありませんが、無料のお試し期間があるツールもあるので、実際に利用したうえで自社に合っているのか検討しましょう。

また、比較検討段階で複数のツールが候補に残った場合は、従業員が操作しやすいものを選ぶのもツール選定において重要です。

2.同時に何人まで参加できるのか

とくにWeb会議システムを導入する場合に重要なのが、同時に参加できるのかという点です。

ツールごとに「無料版は〇人まで」「有料版は〇人まで」と参加人数が決まっている場合が多く、規模に応じて選ぶツールが異なります。

また、ツールごとに料金や参加人数が異なるため、2つのツールを比較します。

	無料プランの参加人数	有料プランの参加人数
Zoom	100人まで ※3人以上の場合1回40分まで	100人まで/年額19,200円（プロ） 300人まで/年額22,800円（ビジネス） 500人まで/26,400円（エンタープライズ）
Microsoft Teams	100人まで ※1回60分まで	300人まで/月額594円（1ユーザー）

どのツールも画面共有や録画機能は備わっていますが、同時接続数の上限などの細かな違いも確認して導入するツールを決めましょう。

有料版のほうが機能が豊富で使いやすいだけでなく、セキュリティ対策もほどこされているため安心して利用できます。

3.セキュリティ対策がされているか

オフィスではないところで働くことが前提となるリモートワークだからこそ、セキュリティ対策も考慮しなくてはいけません。

最近ではリモートワークを標的としたサーバー攻撃が増えているため、セキュリティの強化は非常に需要です。

リモートワークには、以下のようなリスクをともないます。

これらの被害にあわないためにも、しっかりと自社の情報を守らなくてはいけません。

リモートワークでよく使われているツールのなかにはセキュリティ対策がほどこされたものもあるので、導入するツールが安全に利用できるのか確認しましょう。

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最低限導入すべき5つのツールと選び方を解説

職種やどのような方法でリモートワークをおこなうのかで選ぶツールは異なりますが、最低限導入すべきツールが5つあります。

まずは5つのツールを導入し、足りない部分はほかのツールを利用して補いましょう。

職種に限らず導入すべきツールが、以下の5つです。

これら5つのツールは業務効率化に役立つため、離れた場所で働くリモートワークでは必須と言えるほど重要な役割を果たします。

ツール導入で業務がどのように変わるのか、1つずつ解説していきます。

1.Web会議システム

どのWeb会議システムを利用するのかは、会議の質を左右すると言っても過言ではありません。

無料で利用できるWeb会議システムもあるため導入のハードルは低いものの、自社に合わないツールを利用すると会議の質が落ちる可能性もあります。

ツール選定の際に最低限押さえておきたい5つのポイントがあるので、紹介します。

ひとことで画面共有と言っても「ファイル共有」「ホワイトボード機能」「リモート機能」などあるので、Web会議でどのようなことをおこなうのか導入目的を明確にしましょう。

使用感がわからない場合には無料期間があるツールを試す、無料期間がない場合には導入実績が豊富なツールを選ぶと失敗しません。

2.コミュニケーションツール

社内SNSやビジネスチャットの役割も果たすコミュニケーションツールは、普段使用しているSNSのように扱いやすいものが多いです。

コミュニケーションツールには多彩な機能が備わっているオールインワンタイプと、最小限の機能のシンプルタイプがあります。

自社に適したツールなのか選ぶポイントは、以下の5つです。

ツールによってはタスク管理やスケジュール管理機能も備わっているツールもありますが、多機能の場合は持て余してしまう可能性もあります。

利用する場面が不明なまま導入すると使われない可能性が高いので、目的を定めてからツールを選びましょう。

3.勤怠管理システム

始業や終業時間の把握が難しいリモートワークですが、勤怠管理システムを導入すれば正しい労働時間を把握できます。

「勤怠データ集計に時間がかかる」「法定労働時間が遵守できているか不安」などの課題がある場合は、問題点を解消できるツールを選びましょう。

そのうえで、以下の5つのポイントを多角的に比較することで、自社に合っているツールを選べます。

そのほかに給与システムや人事管理システムと連携できるツールを選ぶと、人事部門の手間が大幅に省けます。

また、使い勝手が悪いツールの場合は従業員にストレスがかかってしまうので、操作性が良いものを選びましょう。

4.オンラインストレージ

リモートワークをスムーズにおこなううえで重要なのが、社内のファイルをオンライン上で共有できるのがオンラインストレージです。

チャットツールでもファイルの共有はできますが、業務上の大切なファイルだからこそセキュリティ性の高いオンラインストレージがおすすめです。

個人のストレージとは異なり、ビジネスで使う場合は以下の点も考慮したうえで導入しましょう。

オンラインストレージの料金形態は「データ容量課金タイプ」「ユーザー課金タイプ」の2種類あり、料金だけでなく費用対効果も考えましょう。

また、社内の膨大なファイルをオンラインストレージに移行する作業は手間と労力がかかるので、余裕のあるスケジュールを組んでください。

5.タスク管理ツール

社外で業務にあたるリモートワークでは従業員の進捗状況の把握が課題となっていますが、タスク管理ツールを利用すれば情報を1つにまとめられます。

タスク管理ツールは自分の端末にインストールする「インストール型」と、オンライン上で利用する「クラウド型」の2種類に分類されます。

目的に合わせて管理方法は異なりますが、以下の点を考慮して自社に必要な機能が備わっているか判断しましょう。

タスク管理ツールには営業部門やシステム開発部門に適したものがあり、利用する部署に合わせてツールを選ぶと効果を感じられます。

シンプルなものから多機能なものまで種類が豊富にあるので、どのようなタスクを管理したいのか明確にしたうえで導入しましょう。

リモートワークに役立つツールを導入し成功した企業事例3選

さまざまなツールを利用し、時間と場所にとらわれない働き方を実現した企業があります。

やはり、リモートワークの成功にはツールの存在が不可欠です。

数ある企業の中でも、リモートワークに力を入れ成功させた企業を3つ紹介します。

ツールの存在だけでなく「どうすれば働きやすい環境を整えられるか」を突き詰めた結果、独自の働き方を実現した企業ばかりです。

どのようにリモートワークをおこなっているのか、成功事例ともいえる企業の取り組みを紹介します。

1.カルビー株式会社

大手食品メーカーのカルビー株式会社は、2014年4月から上限週2日リモートワークを導入した企業です。

2017年には利用日数と就業場所の制限をなくしたモバイルワーク制度を導入し、オフィスに縛られない働き方を実現しました。

ニューノーマルな働き方を「Calbee New Workstyle」とし、以下のように働きやすい環境を整えています。

2022年1月には自宅の業務環境改善のための転居費用を負担する制度を開始するなど、柔軟な働きからの促進に力を入れています。

社内と社外の環境をなくす仕組みを作ったことで「オンライン上でもできる」とわかり、製造業でもリモートワーク導入に成功した企業です。

2.GMOペパボ株式会社

レンタルサーバーなどのインターネット関連のサービスを提供しているGMOぺパボ株式会社は、コロナ禍に「脱はんこ」をすぐに取り入れ注目を浴びました。

2020年6月からはリモートワークを基本とした勤務体制に移行し、在宅率ほぼ100％でも順調に事業を継続している企業です。

在宅で仕事をおこなううえで、下記のようなGMOペパボ独自の制度を導入しています。

このように多様な働き方に柔軟に対応していった結果、従業員が生活の質を高めながらも能力を最大限発揮できる環境を整えています。

また、オフィス運用のコスト削減が見込まれることから、さまざまな形で働きやすい環境を従業員に還元している企業です。

3.アフラック生命保険株式会社

CMでもおなじみの生命保険を取り扱うアフラック生命保険株式会社は、2015年からリモートワークを推進している企業です。

業務効率化のために「Work SMART計画」を選定し柔軟な働き方を取り入れた結果、2016年以降「テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰」「省務大臣賞」など数多く受賞しています。

働きやすさの整備だけでなく、生命保険会社ということもあり以下のように顧客情報の扱いには細心の注意を払っています。

柔軟な働き方をしている従業員の事例を社内のイントラネットで公開するなど、時間と場所にとらわれない働き方を促進している企業です。

リモートワークにおすすめ厳選グッズ＆ツール25選｜働きやすい環境作りについても解説

まとめ：リモートワークの成功にツールは必要不可欠

リモートワークを成功させようとしても、企業や従業員の努力だけでは難しいのが実情です。

しかし、ツールを導入すれば人の手では難しい作業もおこなえるようになり、さまざまな業務が効率化します。

オフィスではない場所で働くからこそ、ツール選定の際には「満たしたいニーズは何か」「自社に必要な機能は備わっているのか」という視点で検討しましょう。

どのような目的を実現したいのかを明確にしたうえでツールを導入することは、多様な働き方の後押しとなるでしょう。