仕事を効率化できる人のたった3つの違いとは？サクサク進める10のアイデアとツール5選

「仕事を効率化できればもっと早く帰れるのに…」
「仕事の早い先輩はどうやって効率化しているんだろう？」

そんなふうに感じたことはないでしょうか。

仕事を効率化したいと感じていても、実際にどうすれば効率を高められるのか、わかっていない方も多いです。

この記事では、

についてお伝えします。

この記事を読めば、仕事を効率よくこなすためにどんな方法を使えばいいのかがわかり、効率化のアイデアをすぐに実践できるようになります。

「仕事の効率化ってどうすればいいの？」と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてくださいね。

仕事を効率よくこなす人が意識しているたった3つのこと

あなたの職場には、仕事を効率よくこなしていつも定時には帰る人がいないでしょうか。

「効率のいい人はうらやましい」と思いながらも、自分には無理だと感じているかもしれません。

しかし、実はちょっとした意識を変えるだけで、あなたも効率よく仕事をこなせるようになるのです。

ここでは仕事を効率よくこなす人が意識している3つのことをお伝えします。

ひとつずつみていきましょう。

1.完璧を求めない

「もっとこうしたほうがいいかも」と完璧を求めて、ひとつの仕事に時間をかけすぎてしまうことはありませんか。

効率的に仕事をこなせる人は、はじめから完璧を求めようとはしていません。

まずはやってみて、決めた期限までに終えることを優先し、必要があれば適切なタイミングで軌道修正するようにしています。

はじめから完成度を求めて取り組んでいると、なかなか最後まで進められず、効率が悪くなってしまいます。

いきなり完璧を求めずに、全体を完成させてから細部に手を加えるようにしましょう。

2.仕事の全体図を把握する

仕事の全体図を把握することで、やるべきことが明確になり効率的に仕事を進められます。

仕事には、時間をかけてでもこだわるべき部分とスピード重視で対応すべき部分があります。

効率のいい人は、まず全体を把握してから着手するため、無駄なところに時間をかけません。

また、全体図を把握すれば、どの順番で対応すべきかも見えてきます。

正しく優先順位をつけられるため、効率よく仕事を進められるのです。

3.明確な目標やゴールを設定する

効率的に仕事をする人は、明確な目標やゴールを設定することを意識しています。

ゴールや目標の設定をすれば、全体的な見通しがたつでしょう。

逆算してやるべきことを考えられるので、無駄なく仕事を進められるのです。

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仕事を効率化できる人は目先の業務だけでなく全体を捉えている

仕事を効率よくこなす人が意識していることをご紹介しましたが、すべてに共通する点があります。

それは、目先の業務だけでなく全体を捉えたうえで仕事に取り組んでいるということです。

効率が悪く仕事がなかなか終わらない人は、目の前の仕事でいっぱいになっていないでしょうか。

全体へ意識を向けるだけで、仕事の効率はぐんとアップします。

まずは仕事に対する意識・視点を変えてみることからはじめてみましょう。

なにかと効率がわるく、なかなか仕事が終わらない人には共通する原因があります。
気になる方は、こちらの記事も合わせてお読みください。

仕事が終わらない原因とは？【辛いサイクルから抜け出す5つの方法】

仕事の効率化を図るためのアイデア10個

仕事への意識や視点を変えることで効率を上げられるとお伝えしました。

しかし、もっと具体的ですぐにできる工夫を知りたいという方も多いでしょう。

つぎは、かんたんに実践できる仕事の効率化のためのアイデアを10個ご紹介します。

さっそく試したいアイデアばかりです。

みていきましょう。

1.タスクを細分化する

上司から指示をされた内容は、その仕事の最終ゴールです。

そのゴールにたどり着くまでに、いつまでに何をしなければいけないのか、まずはタスクを細分化しましょう

小さな目標がいくつも設定されることで、進捗状況を管理でき、仕事の遅れを防げます。

問題が起きたときも、どのタスクに影響するのかすぐに把握できるため、慌てずに対応することができます。

2.仕事を始める前にタスクの優先順位を決める

効率的に仕事を進めたいなら、仕事を始める前にタスクの優先順位を決めてから着手しましょう。

効率よく進めるために、仕事の順序はとても重要です。

あとからもう一度やり直さなければいけなくなったり、先にやっておかなければいけないタスクが終わっておらず、次のタスクが進められないという状況になってしまうからです。

優先順位は仕事の重要度と緊急度で決定します。

やみくもに着手していては、緊急度の高いものばかりに手をつけ、時間のかかるものが後回しになりがち。

あとから対応しようと思っても、時間が足りずに間に合わないなんて状況になりかねません。

よく考えて、もっとも効率的に進められるよう優先順位を決めましょう。

3.自分の許容量を把握し必要以上に仕事を抱えない

効率化をしたいけど、そもそも抱えている仕事量が多すぎて手が回らない、という状態なら仕事を断ることも必要。

仕事を効率的にこなすには、自分の許容量を把握し必要以上に仕事抱えないことも大切なことです。

もしいまの仕事量が自分の許容量を超えているなら、上司に相談するなどして仕事を減らしてもらいましょう。

多すぎる仕事は効率化どころか、あとからどんどん悪循環になってしまいます。

4.ポモドーロテクニックを使う

高い集中力を保ちながら仕事をするには、ポモドーロテクニックが有効です。

ポモドーロテクニックとは、25分間作業をしたあとに5分間休憩するというサイクルを繰り返すことで集中力を保つテクニック。

こまめに小休憩をはさむことで効果的に集中力を回復でき、25分というタイムリミットをつくることで密度の高い作業ができるのです。

ちなみに「ポモドーロ」とはイタリア語で「トマト」を意味します。

ポモドーロテクニックの考案者であるフランチェスコ・シリロ氏が学生時代に使っていたタイマーがトマト型だったことに由来しているそうです。

5.システムやツールを有効的に使用する

仕事の効率化には、システムやツールを有効的に使用しましょう。

たとえば、メンバーの進捗状況やスケジュールなどをクラウド上で共有していれば、無駄なやりとりをなくすことができます。

また、配布資料は、データで全員に共有することで、ミーティングのたびに印刷したりホチキスでまとめるなどの事務作業を削減できるでしょう。

ほかにも管理システムやチャットツールなど、仕事の効率化に役立つものはたくさんあります。

システムやツールの活用で、無駄な業務を減らして効率化につなげましょう。

6.集中力が必要な仕事は午前中にやる

人間の脳は、午前中に集中力を使う仕事をするといいとされています。

脳は寝ている間に情報を整理するため、1日のなかで目覚めてからお昼頃までがもっとも頭がスッキリしている時間帯なのです。

午後には、疲労も溜まっており、昼食を消化するために脳に血液が十分にまわらず、頭が働きにくくなってしまいます。

集中力が必要な仕事があれば、午前中に取りかかりましょう。

7.周りの人に任せる力を養う

仕事を効率的に進めるなら、自分ひとりで取り組むよりも周りの人の協力を得ましょう。

そのためには、自分の仕事を周囲の人に任せる力を養うことが必要です。

多くの人にありがちなのは「自分の仕事をほかの人に頼むのは申し訳ない」という心理的な理由から仕事を抱え込んでしまうケース。

しかし、仕事は納期までに完了させることが重要であり、必ずしもあなたがやらなければいけないわけではありません。

「チーム全体で達成する」ということを念頭に置けば、他の人に頼むことは申し訳ないことでは全くなく、むしろ最善策の場合もあるのです。

8.報連相を徹底する

報連相を徹底することで効率を上げることができます。

報連相は「報告・連絡・相談」を意味し、仕事上で必要なコミュニケーションをまとめた言葉です。

それぞれ、

などの意味があり、報連相をスムーズにおこなうことで業務の無駄を減らせます。

たとえば、仕事上のトラブルが発生した場合でも、現状報告をこまめにおこなっていれば事態をすぐに把握して対応できるでしょう。

即時の対応によって、トラブルが大きくなり無駄な業務が増えることを防げるのです。

9.午後は単純作業をする

効率的に仕事をこなしたければ、午後は単純作業をするように予定をたてましょう。

昼食後は脳が酸欠状態で眠気があり、集中力も低下しがちです。

集中力がなくても進められる単純作業に適しているといえます。

どうしても眠い場合は、思い切って昼寝をとるほうが効率がアップしますよ。

10.仮設を立てて仕事に取り組む

仮説を立てて仕事に取り組むことで、効率は圧倒的に高まります。

もし仮説を立てずにむやみに情報収集をおこなっていては、不要な情報まであつめてしまうことになるでしょう。

仮説を立てることであつめるべき情報に見当をつけることができ、情報収集を効率化できます。

仮説が間違っていて効果が出なかったとしても、新たに仮説を立て直せば問題ありません。

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仕事の効率化に役立つツール・アプリ5選

効率化のためのアイデアで、ツールを活用することをお伝えしました。

仕事を効率的にこなす人が実際にどんなツールやアプリを活用しているのか、気になる方も多いでしょう。

ここからは、仕事の効率化に役立つツール・アプリ5選をご紹介します。

それぞれみていきましょう。

効率化ツールについてもっと詳しく知りたいという方はこちらの記事もご覧ください。

【今さら聞けない】プロジェクトマネジメントとは？基本のスキルとおすすめ本・ツールを丁寧に解説

1.Evernote

『Evernote』はスマートフォン、タブレット、パソコンなどあらゆる端末でメモを共有できるアプリです。

オフィスのパソコンで作成した文書も、移動中にスマホから執筆を続けられるので、時間の効率化ができます。

メモはクラウド上に保存され、端末にトラブルがあっても影響を受けません。

自動保存機能があるので、いちいち保存する手間もなく快適に使えます。

移動中や複数の端末で仕事をしたい人におすすめの効率化アプリです。

2.Refills

『Refills』はスマートフォン用のスケジュール管理アプリです。iOS版とAndroid版があります。

まるで紙の手帳のような見た目や使い心地でありながら、スマートフォン上でかんたんに予定やタスクの登録ができるアプリです。

Googleカレンダーとの同期や通知、繰り返し予定の登録などの機能があります。

スマートフォンでビジネス手帳感覚でスケジュール管理がしたい人におすすめです。

3.ChatWork

『ChatWork』は無料で利用できるクラウド会議室アプリです。

あらゆる端末から同時に利用でき、オフィスに行かなくても複数名でのオンラインコミュニケーションができます。

個別チャットや、複数のメンバーでのグループチャット、ビデオ通話も可能です。

資料のファイルを共有する機能もあり、複数名でビデオ通話をすればオンライン会議もできるでしょう。

複数のメンバーが参加するプロジェクトのマネジメントやタスク管理にオススメのアプリです。

4.Things 3

『Things 3』はiPhoneとMacBookで利用できるタスク管理アプリ。iOS版が1,200円、MacOS版が6,000円の有料アプリです。

タスクを設定すると、詳細でメモやチェックリストを追加でき、タスク内の進捗管理ができます。

タスクはプロジェクトにまとめられ、プロジェクトはエリアにまとめられるので、仕事の全体像からタスク内のToDoまで管理できるのです。

ほかにもタグや日付、期限を設定でき、リマインダー機能が実行をサポートしてくれます。

仕事の全体像を把握しながらやるべきことを明確にしたい人におすすめの効率化アプリです。

5.Eight

『Eight』はスマートフォン用の名刺管理アプリです。iOS版とAndroid版があります。

スマートフォンのカメラで名刺を撮影するとアプリに登録することができ、かさばる名刺をデータで管理できるのです。

データ化することで管理の手間が省けるほか、名前や会社名で検索してすぐに手元で確認でき時間短縮にもなります。

名刺を効率的に管理したい人におすすめのアプリです。

仕事の効率化がはかどるおすすめの本5選

ここまで、仕事の効率化に役立つアイデアやツールをお伝えしました。

効率をアップさせる思考法や集中力について、さらに詳しく知りたい人には読書がおすすめです。

さいごに、仕事の効率化がはかどるおすすめの本5選をご紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

はじめにご紹介するのは、赤羽雄二氏の『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング』という本です。

頭で考えていることをひとつにつきA4用紙1ページに手書きで書き出す、というシンプルなトレーニングを紹介しています。

トレーニングを実践すれば、最も基本的な「考える力」が鍛えられるでしょう。

ものごとについてより効率的に深く考えられるようになりたい人におすすめです。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

つぎにご紹介するのは、グレッグ・マキューン氏の『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』です。

この本は、無駄を限りなく排除し、ほんのわずかな本質に集中する方法を教えてくれます。

少ない時間を有効に活用して、重要なことをやりとげる力を身につけることができるでしょう。

「しないこと」を明確にし、本当に重要なことに集中したい人におすすめの本です。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である

中島聡氏の『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』は、人生を制するスピード仕事術について書かれた本です。

筆者の中島聡氏はマイクロソフトの伝説のプログラマーと呼ばれ、「期限までの日数の2割で、仕事の8割を終えて後は流す」という仕事術で締め切りを絶対に守る人でした。

この本を読めば、仕事に取り入れやすい具体的な時間術がわかります。

時間を制して仕事を制し、人生を制したい人におすすめの本です。

仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術

岡田充弘氏の『仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術』は、パソコンにおける時間短縮の方法を教えてもらえる本です。

仕事でパソコンを使う人が少しでも早く作業を進めるために知っておきたいショートカットキーについて紹介しています。

マウスを手放し、パソコンのすべての操作をキーボード上でおこなうことで、時間を最小限にすることができるでしょう。

ショートカットキーを学びパソコン操作を効率化したい人におすすめです。

自分を操る超集中力

さいごは、メンタリストDaiGo氏の『自分を操る超集中力』という本です。

集中力に特化した本で、集中力を高めるために実施すべき良い習慣、改善すべき悪い習慣を教えてもらえます。

科学的根拠にもとづいた集中力向上の方法が具体的に書かれ、すぐ実践できることが特徴的です。

集中力を高めて仕事を効率的にこなしたい人に向いています。

仕事が効率化できないのは環境のせい？3つのチェックポイント

仕事を効率化するためのあらゆる方法をご紹介しましたが、それでも改善されないという人もいます。

なかなか仕事が効率化できない場合、原因は環境にあるかもしれません。

つぎの3つのチェックポイントに対して答えがNOなら、環境を変えることが解決になります。

チェックしていきましょう。

1.成果がきちんと評価される環境か？

仕事で成果を出したときに、正当な評価を得られているでしょうか。

成果をきちんと評価される環境でなければ、仕事を効率化しようと取り組んでも効果がないかもしれません。

仕事を効率的にこなして早く終わらせても評価されないなら、環境を変えることが必要でしょう。

2.新しいやり方を柔軟に取り入れているか？

いまの仕事環境では、新しいやり方を柔軟に取り入れているでしょうか。

もし古いやり方ばかりで、新しいシステムやツールを取り入れていなければ、上司に提案してみるのもよいでしょう。

とはいえ、組織の体質を変えるのはそう簡単ではありませんよね。

職場環境に問題があるなら、柔軟に働ける企業への転職を考えてみてもいいかもしれません。

3.集中できる環境が整っているか？

仕事を効率的にこなすために、集中力はとても重要です。

仕事に取り組むとき、集中できる環境が整っているでしょうか。

周りがずっと電話をしていてうるさかったり、すぐに話しかけてくる同僚がいて業務を遮られるという状況であれば、なかなか集中して仕事に取り組めませんよね。

上司に相談してみたり、可能であれば場所を移動するなど対策をとってみましょう。

仕事を効率化するために「自分に合ったやり方」を見つけよう

仕事を効率化するために大切なことは、「自分にあったやり方」を見つけることです。

まずはすぐに実践できる方法で仕事の効率化に挑戦し、自分にあうやり方を見つけていきましょう。

また、仕事の効率化のためには「やり方」だけでなく「環境」もとても重要です。

環境を改善できるように職場で提案してみるか、新たな環境を求めて転職を視野にいれるのもよいでしょう。

どんな環境であれば効率的に仕事ができそうか、問題点と理想の姿を明確にしてみましょう。

まとめ：効率よくサクサク仕事を進めたいならスキルアップが近道

今回は仕事の効率化についてお伝えしました。

効率を高めるには意識、アイデア、ツールなどあらゆる方法があります。

現在の状態に取り入れて効率よく仕事を進めたいなら、ある程度のスキルアップも必要です。

この記事を参考に、ぜひ仕事を効率化して充実した時間を過ごしてくださいね。