スケジュール管理のメリットや成功させる9つのコツ！おすすめのアプリも紹介

「スケジュール管理が苦手」
「時間の管理がうまくできない」
「スケジュール管理におすすめなツールが知りたい」
と、思っていませんか？

毎日を充実させるためには、最適なスケジュール管理が欠かせませんよね。

そこでこの記事では、

などについて、くわしく解説していきます。

この記事を読めば、スケジュール管理を上手くするためのコツがわかりますよ！
ぜひ最後まで読みすすめてくださいね。

スケジュール管理をおこなう3つの理由とは

そもそもスケジュール管理は、どうしておこなう必要があるのでしょうか？

ここでは、スケジュール管理をおこなう3つの理由について、くわしく解説していきます。

それではさっそく見ていきましょう。

1.物忘れを防ぐため

人間はそもそも忘れやすい生き物です。

たとえば、ドイツの心理学者エビングハウスは「エビングハウスの忘却曲線」という研究結果を発表しています。

これは記憶した20分後に42％忘れ、1時間後には56％、さらに1日後には74％忘れるというもの。

(出典：Wikipedia)

もちろん、個人差もありますが「人間は時間が経つほど忘れてしまう」というのは事実です。

「うっかり友達との約束を忘れてしまっていた！」なんてことを防ぐためにも、スケジュール管理は大切なことなのです。

2.重大なミスを防ぐため

スケジュール管理を怠っていれば「重要な打ち合わせがあることを忘れていた」なんてことにもなりかねません。

うっかり忘れてしまったことが原因で、会社にも大きな損害を与えてしまう可能性も考えられますよね。
このような重大なミスを防ぐためにも、スケジュール管理が大切なのです。

正しいスケジュール管理を習慣としていくことで、仕事での失敗も減らしていけるでしょう。

3.他人とスケジュールを共有するため

スケジュール管理をしていれば、自分の予定をすぐに確認できます。

たとえば、社内で会議を開催するときなどでは、参加者全員のスケジュールを合わせるのは、とても大変な作業ですよね。

そのようなときにも、自分の予定をすぐに提示して臨機応変に対応できる人は、スケジュール管理能力のある人と評価されるでしょう。

自分の予定を的確に把握して他人と共有するためにも、スケジュール管理が必要なのです。

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優秀な人になるための秘訣や仕事術などについて、興味のある方はこちらの記事も参考にしてください。

“優秀な人”ってどんな人？今日からマネできる3つの仕事術

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スケジュール管理をおこなう5つのメリット

スケジュール管理が上手になることで、どのようなよい効果があるのでしょうか？

ここでは、スケジュール管理をおこなう5つのメリットについてくわしく解説していきます。

それでは順番に見ていきましょう。

1.1日のやるべきことが明確になる

スケジュール管理をすることで、1日にやるべきことを把握できます。
自分のやるべきことが明確になると、作業の効率化も図れるのです。

また、無駄な作業を減らすことで時間にも余裕をもてるため、うっかりミスを防止できます。

日々を充実させるためにも、スケジュール管理は大切なことなんですね。

2.スケジュール忘れによって信用を失わずに済む

誰にでも「ついうっかり忘れてしまう」ということがあるものです。

しかし、あまりにも頻繁にミスを繰り返していると、周りの人の信用も失ってしまいかねません。
とくに、仕事での物忘れはデメリットが大きいのが現実でしょう。

スケジュール管理をきちんと把握しておくことで、仕事の抜け漏れの防止にもつながるでしょう。

3.作業の効率がアップする

スケジュール管理がしっかりできていると「今日は何をするんだっけ？」と、作業が終わる度に確認する必要もありません。
迷う時間を減らすことで、やるべきことに集中できるため、効率よく物事をすすめられるのです。

作業の効率を上げたい方こそ、スケジュール管理を徹底するとよいでしょう。

仕事を効率化させる方法や、役立つツールやアプリについて興味がある方は、こちらの記事も参考にしてください。

仕事を効率化できる人のたった3つの違いとは？サクサク進める10のアイデアとツール5選

4.優先順位がはっきりする

スケジュールを管理することで、自分にとっての優先順位がはっきりするメリットもあります。

たとえば、何も考えずに仕事をすすめてしまうと、優先順位を間違えて重要な仕事をあと回しにしてしまうかもしれません。

事前に優先順位を定めたうえで予定を組んでいれば、このようなミスも防ぐことができるのです。

5.達成感が得られる

スケジュールどおりに行動できると、ひとつずつ予定をクリアしていくことで達成感を感じられ、スケジュールを立てるのが楽しくなっていくでしょう。

自分で決めたスケジュールをこなしていくことで自己肯定感も得られ、自分自身への自信へとつながっていきます。

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すぐに実践できる集中力を高める方法について、くわしく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

集中力を高める方法とは？今すぐできるおすすめ16選を紹介

スケジュール管理を成功させるコツ9選

つづいては、スケジュール管理を成功させるコツについて、くわしく解説していきます。
ご紹介していく内容は以下のとおりです。

今日からでもできることばかりですので、ぜひ実践してみてくださいね。

それでは順番に見ていきましょう！

1.自分が毎日見る場所で管理する

スケジュール管理は、自分のやるべきことの内容や時期を把握するためにおこなうものです。

せっかく予定を立てても、確認していなければ意味がありませんよね。
予定を立てることを習慣化させるためにも、自然と毎日見る場所で管理をおこなうようにしましょう。

手帳に書くのもよいですが、毎日触るスマートフォンのアプリで管理するのもおすすめです。

とにかく自分が強制的にスケジュールをチェックできるような環境を作ってみましょう。

2.予定を詰め込みすぎないようにする

スケジュールを組むうえで大切なのが、余裕をもたせることです。
「もしものときのための余裕」を、ビジネスではバッファを持たせるともいいます。

中には、無駄な時間をつくりたくないあまりに、予定を詰め込みすぎてしまう人もいるでしょう。

ところが、余裕のないスケジュールだとなかなか上手く実行できずに、嫌になってしまうかもしれません。

また、仕事をしていると思わぬ予定が入ることもありますよね。
そのようなときにも、バッファをもたせたスケジュール管理をおこなうことで、臨機応変に対応できるのです。

3.なるべく細かく設定する

スケジュール管理は、適当に予定を入れるだけではあまり意味がありません。
1つのタスクにつき、なるべく5分、15分、30分と、分単位に細かく立てることが大切です。

たとえば、「メールの返信は15分間で済ませる」といったように設定してみましょう。

細かく設定することで、制限時間の意識をもってタスクに取り組んでいけます。

作業効率を上げるためにも、できるだけ細かく予定を記入していきましょう。

4.具体的に書く

スケジュールに記入されているタスクを達成させていくには、やるべきことだけではなく、期日までしっかりと書くことが大切です。

明確な期日がないままでは、あいまいなスケジュールしか立てられずに、行動にうつすのがむずかしくなります。

もしも最初から期日が決まっておらず、納期があいまいである場合には、事前に確認しておくと思わぬミスを防ぐことができるでしょう。

5.時間帯を意識する

体内時計と脳の動きに合わせた時間帯を意識することで、限りある時間を最大限に活用できます。

スケジュール管理を成功させるためには、人の身体のメカニズムに合わせた時間帯に合わせることも大切なのです。

千葉大学文学部教授の一川誠氏が著者である「時間の使い方を科学する思考は10時から14時、記憶は16時から20時」では、以下のようなことが記載されています。

短期記憶や計算能力、注意を必要とするような課題は、体温が高い時間帯、16時から20時がもっとも効率がいい。一方、論理的な判断は10時から14時の時間帯が適している。

(出典：「時間の使い方を科学する 思考は10時から14時、記憶は16時から20時」)

このことを参考に、以下に時間帯によっての効果的な作業をまとめました。

時間帯	脳の働き	最適な作業
午前中	創造性が高まる	・新しい企画の作成
昼	論理的思考、判断力が高まる	・重要な決断が必要な作業 ・顧客訪問
夕方	計算や、短期記憶など細かい作業に向いている	・契約書の作成 ・入金管理
夜	記憶力が高まる	・新しい知識の吸収 ・1日の振り返り

ぜひ、脳の働きに合わせたスケジュールを考えてみてくださいね。

6.他人と共有する

会社であれば、スケジュールを共有することでお互いの予定を確認できます。

ひとりでは見逃してしまいそうな予定も、メンバー全員で確認しあうことで「期限を忘れていた」などのミスを防げますよね。

また家族や恋人、友達とのスケジュールも共有しておくことで、予定を合わせることが容易になります。

コミュニケーションを円滑にするためにも、まずは自分のスケジュールを把握しておきましょう。

7.振り返りをおこなう

スケジュール管理は、誰でもすぐにうまくできるわけではありません。

たとえば、記入漏れや、時間配分のミスをしてしまうこともあるでしょう。
このようなミスを減らすためにも、週に1度や月に1度といったように、定期的に振り返りをおこなうことが大切です。

スケジュールを立てっぱなしにせずに振り返る習慣をもつことで、自分にとっての最適なスケジュール管理がかんたんにできるようになっていくでしょう。

8.メモの習慣をつける

スケジュールに抜け漏れがあると、間違った予定を立ててしまう危険性もありますよね。
このようなミスを防ぐためにも、新しく予定が入ったときや、急な頼み事をされたときにはメモをとるようにしましょう。

「メモをとったら、スケジュールに入れ込む」ことを習慣化させることで、時間管理能力も向上していきますよ。

9.デッドタイムを意識する

デッドタイムとは、目に見えていない時間のこと。
たとえば「訪問先までの移動時間」や「会議がはじまるまでの準備時間」などをさします。

デットタイムを含めた細かいスケジュールを立てると、予定がくずれるリスクを防げるのです。

予期せぬトラブルを防ぐためにも、ひとつひとつの業務を細分化して可視化していくことが大切ですよ。

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「今の働き方に不満はあるけど、日々の業務が忙しくてゆっくり考える時間がない…」
そんな悩みを持つ方に向けて【DMM WEBCAMP】では無料のキャリア相談を実施しています。
ビデオ通話で相談をすることができるため、仕事で忙しい方でもスキマ時間に気軽にカウンセリングを受けることも可能です！
プロのキャリアカウンセラーと一緒に、今後のキャリアについて考えてみませんか？

スケジュール管理におすすめなアプリ3選

こちらでは、スケジュール管理におすすめなアプリについて順番に、ご紹介していきます。

ご紹介するのは、以下の3つのアプリです。

気になるアプリがあれば、ぜひ活用してみてくださいね。

それでは見ていきましょう！

1.ジョルテ

(出典：ジョルテ)

ジョルテは、全世界で3,200万ダウンロード、日本国内でも1,200万ダウンロードされている世界中で人気のあるカレンダーアプリ。

ジョルテには、

などの、たくさんの魅力があります。

紙の手帳を徹底的に研究してつくられているため、アプリに苦手意識がある方にもおすすめですよ。

2.Google カレンダー

(出典：Google Play)

「Gmail」や「Googleマップ」など、Googleサービスとの連携性に優れているGoogleカレンダー。

Googleカレンダーでは、

などの数々の魅力的な機能があります。

操作も感覚的におこなえるため、パソコン操作が苦手な方にもおすすめです。

3.Time Tree

(出典：App Store)

TimeTreeはスケジュール管理を、共有とコミュニケーションを取ることを前提にしてつくられたアプリです。

そのためとても簡単に、家族や恋人、仕事や友達といったさまざまな人と共有することができます。

複数のカレンダーを目的や相手によって変えられるため、多様な使い方もできますよ。

カレンダーを誰かと共有する機会が多い方は、ぜひダウンロードしてみてくださいね。

まとめ：スケジュール管理で仕事もプライベートも充実させよう

仕事もプライベートもその両方を充実させるには、スケジュール管理がとても大切です。

スケジュール管理が上手くなることで、やるべきことが明確化され、自由な時間も確保できますよ。

自由な時間が確保できると、新しくなにかにチャレンジしたり、趣味に時間を使ったりして、より豊かな生活を送れます。

今回ご紹介したアプリも活用して、効率よくスケジュール管理をやってみてくださいね。