仕事上のコミュニケーション上手とは!求められる3つの能力や10個の改善方法を紹介

2021.09.05
仕事コミュニケーション

仕事では、あらゆる人と関わる機会があります。
どんな相手ともより良い関係性を築き、仕事を進めていけるコミュニケーション能力が重要です。

そんななか、

「上司からコミュニケーション能力を磨けと言われたけど、具体的にどういう能力?」
「仕事でコミュニケーション能力が高い人ってどんなことをしているの?」
「コミュニケーション能力を上げたい!改善策はある?」

といった疑問を抱えていないでしょうか。

「コミュニケーション能力」と言っても、どんな能力なのかいまいちピンとこない方もいるでしょう。

そこで今回は、

  • 仕事で求められるコミュニケーションの種類
  • コミュニケーションが上手な人の5つの特徴
  • 仕事上のコミュニケーションを改善する10の方法

についてご紹介します。

「コミュニケーション能力を改善して、仕事に生かしたい!」と感じている人は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事上で求められるコミュニケーション能力とは

仕事上で求められるコミュニケーションのイメージ

そもそも、仕事上で求められる「コミュニケーション能力」とは、どんな能力を意味しているのでしょうか。

どんな能力かを理解せず、ただやみくもにコミュニケーション能力を高めようとしても改善はできませんよね。

まずは仕事における、コミュニケーション能力の意味をきちんと知っておきましょう。

仕事でのコミュニケーション能力は主に次の3つの能力を意味しています。

  1. 相手の話をしっかりと聞く力
  2. 自分の考えを伝える力
  3. 相手から協力を得る力

詳しく見ていきましょう。

1.相手の話をしっかりと聞く力

仕事におけるコミュニケーションでまず大切なのは、「相手の話をしっかりと聞く力」です。

なぜなら、相手の話をよく聞き、理解することで、適切な返答ができるため。

仕事では「相手が何を求めているのか」に着目し、期待に応じた価値を提供することが基本になります。

相手がお客様でも、取引先でも、同僚でもコミュニケーションの基本は同じです。

「相手の話を聞く力」はコミュニケーションにおいても重要な能力といえるでしょう。

2.自分の考えを伝える力

仕事でのコミュニケーションでは、「自分の考えを伝える力」がなければなりません。

どんな相手であっても、自分の考えをわかりやすく伝えられることで、相手との関係を深め、価値を提供できます。

もし自分の考えを伝えられなければ、コミュニケーションは成り立ちませんよね。

あなたの考えは、あなたにしかないものです。

相手の話や自分の知る情報から、自分がどんな考えを持っているのかを伝える力が求められます。

3.相手から協力を得る力

仕事は1人ではなく、多くの人々と協力しあって進めるもの。
コミュニケーションで求められるのは「相手から協力を得る力」です。

仕事は価値の提供が基本ですが、そこには多くの人が携わります。
1人でできることには限りがあるのです。

そのため、相手からの協力を得る能力は仕事においてとても重要。

仕事を楽しく円滑に進めるためにも、コミュニケーションによって相手からの協力を得られることが求められます。


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仕事におけるコミュニケーションの種類

仕事におけるコミュニケーションの種類

コミュニケーション能力とはどういうものかをご説明しました。

しかし、相手との関係性によって、コミュニケーションは変化させる必要がありますよね。

仕事上では、あらゆる関係性の人と協力して仕事を進めなければなりません。

仕事におけるコミュニケーションの種類を知り、適切な対応ができるようにしましょう。

  1. 縦のコミュニケーション
  2. 横のコミュニケーション
  3. 企業全体のコミュニケーション
  4. 取引先とのコミュニケーション

それでは、見ていきます。

1.縦のコミュニケーション

縦のコミュニケーションとは、上司と部下といった縦の上下関係におけるコミュニケーションを指します。

縦のコミュニケーションが上手くいかなければ、トラブルの発生につながったり、統率が取れなくなったりしてしまうでしょう。

管理職や経営陣などの上層部と、現場担当や最前線の立場の層との間で物事に対する認識が異なり、ズレが生じてしまうためです。

たとえば、コミュニケーション不足によって上層部が掲げている目的を現場の人が知らず、ただ目の前の作業をしていては、効率が悪く問題も起こりやすくなるでしょう。

組織を統率し、円滑に業務を進めるためにも、縦のコミュニケーションは重要です。

2.横のコミュニケーション

横のコミュニケーションとは、立ち位置が同じくらいの同僚や部門間など横の関係性におけるコミュニケーションを指します。

横の関係性の人々は、プロジェクトや仕事内容によっては同じチームになったり、連携し合ったりして業務に取り組むことも多いです。

コミュニケーションが上手くいかなければ、業務効率の低下やトラブルを引き起こします。

一方で、良好な関係性が築ければ、互いに切磋琢磨し合いながら仕事に取り組むことができるでしょう。

3.企業全体のコミュニケーション

縦や横といった関係性を超えて、社内間で横断的に行われるコミュニケーションもあります。

普段関わることが少ない部署や立場の人と関わり、情報を共有したり、目的や理念に対する意識を統一したりすることは、企業全体の活性化につながるのです。

もし関わることが少ない相手を知らず、意識が統一されていないと、企業全体が同じ方向に向かうことができません。

自分の仕事にはほかにどんな人が携わっているのかを知り、共に協力し合う意識を持つことで、より充実感を持って仕事に取り組むことができるでしょう。

4.取引先とのコミュニケーション

仕事では社内だけではなく、社外の人とも関わり合っています。
取引先とのコミュニケーションによって、自社の信頼や実績を得られるのです。

仕事において会社から一歩外に出ると、あなたは自分の務める会社の看板を背負っていることになります。

取引先とのコミュニケーションでは、自分の会社を背負って立ちながら、相手のニーズに応える対応が求められるでしょう。

取引先とどんなコミュニケーションをするかによって、仕事が順調に進んだり、また大きく損をしたりします。

仕事では社外の相手とも関わり合うもの。
務める企業の一員としての自覚を持ち、社外の相手と良好な関係性を築くことが必要です。

コミュニケーションが上手な人の5つの特徴

コミュニケーションが上手な人のイメージ

仕事で求められるコミュニケーション能力が理解できてきたのではないでしょうか。

「どんな能力が求められるのかはわかったけど、実際にコミュニケーションが上手い人はどうしてるの?」と気になるかもしれませんね。

コミュニケーションに長けている人を参考に、自分自身と照らし合わせることで、改善するイメージがつかめるでしょう。

ここからは、コミュニケーションが上手い人の5つの特徴をご紹介します。

  1. 話が簡潔でわかりやすい
  2. しっかりと相手の話を聞ける
  3. 細かいことでも報告している
  4. 相手の理解度を気にかけている
  5. ネガティブな言動が少ない

さっそく見ていきましょう。

1.話が簡潔でわかりやすい

コミュニケーションが上手い人の話し方を見ていると、話がとても簡潔でわかりやすいという特徴があります。

自分の考えを簡潔にわかりやすく伝えられると、相手は理解しやすくなりますよね。

コミュニケーションが上手い人は、どんな話し方や言葉の選び方であれば相手にとってわかりやすいかを意識しているのです。

簡潔でわかりやすい話し方は、実は結構難しいもの。

意識して話すことで少しずつ身につけることができますよ。

2.しっかりと相手の話を聞ける

話しているとこちらがつい話しすぎてしまうような、聞き上手な人っていますよね。

コミュニケーションが上手い人は、相手の話にしっかり耳を傾けて聞ける特徴があります。

人は相手の話を聞くより、自分の話を聞いてほしいと感じていることが多いです。

コミュニケーションでは相手と理解し合いたいという気持ちから、つい自分のことばかり話してしまうこともあるでしょう。

コミュニケーションが上手い人は、相手の話したい気持ちを受け止め、まずしっかり聞くようにしています。

3.細かいことでも報告している

コミュニケーションが上手い人はこまめに連絡をして、小さなことでも報告しています。

仕事では、ちょっとした勘違いやミスが大きなトラブルにつながることも。

トラブルを防ぐには、どんなに小さなことでも気になったことは確認しておく事が重要です。

また、普段からしっかり報告していると、「この人は良いことも悪いこともすぐに報告してくれるので安心だ」と信頼につながります

仕事における信頼はいっそうコミュニケーションを円滑にしてくれるでしょう。

4.相手の理解度を気にかけている

「ここまで大丈夫そう?」「わからないところはなかったかな?」と理解度を確認しながら話を進めてくれる人は、コミュニケーションが上手ですよね。

コミュニケーションは「言って終わり」ではありません。
相手にどう伝わったか、正しく理解してもらえたかが重要です。

相手の理解度を気にかけて、理解できていないところを補足するなど丁寧に伝える話し方は、コミュニケーションの質を高めます。

5.ネガティブな言動が少ない

コミュニケーションが上手な人は周囲との関わりを大切にしており、ネガティブな言動が少ないです。

ネガティブな言動は、周囲を暗い気持ちにさせ、悪循環を生みやすくなります。

一方で、ポジティブで前向きな言動が多い人は、周囲に人が集まりやすく、応援されやすいですよね。

自分がどんな言動をしているかを客観視し、「話したい」「関わりたい」と思われるような振る舞いをしているとコミュニケーションがとりやすくなります。


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仕事上のコミュニケーションを改善する方法10選

仕事上のコミュニケーションのイメージ

コミュニケーションが上手い人についてご紹介しました。

「自分もこうでありたい、コミュニケーション能力を高めて楽しく仕事をしたい」と感じたかもしれません。

コミュニケーション能力は生まれ持った才能ではなく習得できる力です。

自分の意識や行動次第で改善し、仕事でのコミュニケーションを円滑にできますよ。

今回は、仕事上のコミュニケーションを改善する方法を10個お伝えします。

  1. 笑顔を絶やさないようにする
  2. 自己開示をおこなう
  3. いいできごとを共有する
  4. 同僚や上司と積極的にランチをする
  5. 報連相を欠かさない
  6. 行動を口に出して褒める
  7. 課題や目標を共有する
  8. 非言語コミュニケーションをうまく取り入れる
  9. チャットツールを使って細かく報告
  10. 5W1Hを意識して話す

詳しくご説明しましょう。

1.笑顔を絶やさないようにする

笑顔が多い人は、前向きで明るい人に見えます。
いつも笑顔でいることを意識してみましょう。

前向きで明るい人は、他の人にとって話しやすく感じられ、コミュニケーションのハードルが下がります。

また、「会うたびに笑顔で素敵だな」「どんな考えを持っている人なんだろう」と興味を持ってもらいやすくなるでしょう。

人は第一印象で決まる、見た目で決まる、などとも言われます。
笑顔を意識するだけで、すぐにコミュニケーション能力を改善できますよ。

2.自己開示をおこなう

コミュニケーションでは、まず自分から自己開示をしましょう。

自己開示とは、自分のプライベートな情報などを相手に話すことです。

出身地や趣味、過去の失敗について打ち明けることで、相手はあなたに心を開きやすくなります。

良好な関係を築きたい、関係を深めたいと思う相手に対しては、自分から心を開くことが大切です。

オープンに接することで、コミュニケーションを改善できるでしょう。

3.良い出来事を共有する

良い出来事を共有し、喜びなどのプラスの気持ちを一緒に感じることで、心の距離を近づけられますよ。

たとえば、「今回のプロジェクト大成功だったよ!」と嬉しい気持ちを共有すると、相手も嬉しさを感じたり前向きな気持ちになったりします

さらにプライベートな話題であれば、より親近感を感じてもらえるでしょう。

「うちの犬が可愛い赤ちゃんを3匹も生んだの!」と聞いたら、思わず頬が緩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

プラスな感情の共有、共感は仕事上の関係性を良好にする上でも役立ちます。

4.同僚や上司と積極的にランチをする

ランチはコミュニケーションを図る上で絶好のタイミングです。
同僚や上司とは、積極的にランチをしてみましょう。

人は食事をしながらのほうが、相手に心を開いて話しやすくなります。

また、ディナーのように時間もかかり過ぎることがなく、お酒を飲むことありません。

仕事での不安や疑問を解消することも、純粋に楽しい時間を過ごして関係性を深めることも可能ですよ。

「職場の飲み会に誘われるけど気が進まない」という方も、ランチを上手く使ってコミュニケーションを改善しましょう。

5.報連相を欠かさない

社会人になるとよく耳にする報連相(ほうれんそう)。

仕事でのコミュニケーションの基本として、報告・連絡・相談はとても重要です。

報告では、仕事の進捗や結果などを伝えます。
連絡は業務に必要な事項を伝え、相談は判断に迷うことや問題点について指示を仰ぐこと。

報連相をしっかり行えば、業務の効率化やトラブルの回避、信頼獲得につながります

周囲とのコミュニケーションを良好にして仕事に取り組むためにも、報告・連絡・相談を欠かさないようにしましょう。

6.行動を口に出して褒める

行動を口に出して褒めるイメージ

他人から褒められるのは嬉しいものですよね。
しかし大人になると、褒められる機会は減ってしまいます。

そこで、関わる相手の行動を口に出して褒めてみましょう
小さなことでも構いません。

部下や同僚に対しては「期限より早く仕事を仕上げてくれるなんてさすがだね!助かるよ」
上司に対しては「先方への丁寧で素早い対応に目から鱗が落ちました!」などと言ってみてはいかがでしょう。

「自分の行動をよく見てくれている」「評価してくれている」と感じさせてくれる相手に、人は好意を感じます。

褒め言葉は、仕事上でのコミュニケーションを円滑にする上で役立つでしょう。

7.課題や目標を共有する

人は同じ課題や目標を共有すると仲間意識を持つようになり、コミュニケーションが取りやすくなります。

たとえば、同じプロジェクトに参画しているメンバー同士では、期間限定的に同じ課題や目標を共有し、それに向けて協力して仕事に取り組みます。

その間は互いに仲間意識を持ちやすくなり、活発なコミュニケーションが起きたり深い関係性を築きやすくなるのです。

また仕事上のこと以外でも、「TOEICで高得点を取ることを目標にしている」「プログラミングを学んでいる」など課題や目指すことが一緒だと、親近感を感じますよね。

仕事におけるコミュニケーションを円滑にするには、同じ課題や目的を共有することがポイントです。

8.非言語コミュニケーションを上手く取り入れる

人は相手が話す内容よりも、それ以外に相手が発する情報から大きく影響を受けています。

非言語コミュニケーションを上手く取り入れることで、コミュニケーションを良好にすることができますよ。

非言語コミュニケーションとは、表情や声のトーン、ジェスチャーや服装など、言語以外の情報によるコミュニケーションを指します。

相手に与える印象の9割は非言語コミュニケーションとも言われており、コミュニケーションの要ともいえるでしょう。

非言語コミュニケーションについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

非言語で伝えるノンバーバルコミュニケーション非言語で伝えるノンバーバルコミュニケーションとは?10の具体例と取り入れ方を解説

9.チャットツールを使って細かく報告

職場でのコミュニケーションツールとして、最近はチャットツールを導入する企業が増えています。

メールとは異なり、あらゆる機能が追加されているチャットツールは、これまで以上に細かい報告もしやすいです。

たとえば、あるメッセージに対してツリー状に返信できるので、重要なメッセージが返信で流れていく心配がありません。

また、進捗管理やスケジュールの機能も兼ね備えていることが多く、やりとりをしなくても情報の共有が自動で行なえます。

コミュニケーションを効率化し、本当に重要なやりとりができるので、遠慮せずに積極的なやりとりができますよ。

10.5W1Hを意識して話す

わかりやすい話し方には「5W1H」を意識するというコツがあります。

5W1Hとは、次の要素の頭文字を取ったものです。

  • What:なに
  • When:いつ
  • Why:なぜ
  • Who:だれ
  • Where:どこ
  • How:どうやって

上記の要素を明確にすることを意識して話すと、相手に情報が伝わりやすくなりますよ。

一方で、これらの情報が抜けていると、情報としては不十分である場合も多いです。

相手がどんな情報を求めているのか、自分は何を伝えたいのかを意識して、5W1Hを活用しましょう。

まとめ:仕事上のコミュニケーションを改善して、楽しく毎日を過ごそう

今回は、仕事におけるコミュニケーションについてご紹介しました。

仕事では、あらゆるコミュニケーションが求められます。

苦手意識があるうちはハードルが高く感じられるかもしれませんが、改善すれば仕事を円滑に進められる大切な能力です。

仕事で求められるコミュニケーションに疑問や難しさを感じている方は、今回の記事をぜひ参考にしてみてくださいね。

コミュニケーションを改善して、楽しく仕事をしていきましょう。

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