個人事業主が覚えておくべき領収書の扱い方を解説。損をしない貰い方と正しい書き方を紹介

「いちいち領収書やレシートを貰うのは面倒くさいな…」
「領収書やレシートが溜まる一方でどうしたらいいのかわからない…」

と思うことはありませんか？

領収書やレシートの管理方法はどうすればいいのか悩みますよね。

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば、個人事業主が領収書を正しく管理すべき重要性が見えてくるはずです。

領収書の管理方法や扱い方が気になる方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

個人事業主が領収書を貰う目的や必要性とは？

支出をした時に、毎回レシートや領収書を貰うのを億劫に感じるかもしれませんが、個人事業主にとっては大切なことです。

領収書やレシートを貰うべき理由は

が挙げられます。

サラリーマンであれば領収書が必要な場合が限られていますが、個人事業主は確定申告の時に経費を計上して申告しなければなりません。

そのため、面倒だと思っても必ず領収書やレシートを貰う習慣をつけましょう。

領収書があれば必要経費の証明書になる

領収書は、商品やサービスの支払いをした時に金銭のやり取りがあったことの証明となる書類です。
事業をおこなう上で、オフィスに必要な設備用品や備品から外出時の交通費まで、ありとあらゆる費用がかかります。

かかった費用に対して発行される領収書は、税務署に認めてもらう証拠とも言えます。

領収書は必要経費として計上するために必要な書類なので、必ず保管しておきましょう。

レシートも領収書の役割を果たせる

宛名の記載のないレシートは、領収書として認められないのではないかと思っている人も少なからずいるでしょう。

領収書でなくても以下の内容が記載されていれば、税務上はレシートも有効です。

また、レシートだけでなく、以下の文言が記載された書類も領収書として扱われます。

レシートも領収書と同じ扱いになるので、レシートを受け取らなかったり捨てせずに保管しておきましょう。

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個人事業主が領収書を貰うときにチェックしたい3つの項目

領収書を受け取った時に、内容をきちんと確認することも大切です。
領収書は、商品やサービスの対価として支払いをした証明書であるからです。

具体的にチェックしたい内容は、以下のとおりです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

必要な情報がきちんと書かれているか

領収書を貰ったら、内容を確認して必要な情報が書かれているかをきちんと確認しましょう。

領収書は支出の証拠書類となりますので、必要事項が欠けていると経費として認められない可能性もあります。

領収書をチェックする項目は、以下のとおりです。

領収書を貰ったら、上記の項目をすべて満たしているかしっかり内容を確認して保管することが大切です。

そもそも個人事業主としての経費に認められるか確認する

支出には、経費として「認められるもの」と「認められないもの」があります。

経費として「認められるもの」は、事業で支出する分です。

経費として「認められないもの」は、以下のような私用で支出する分です。

また、自宅を事務所としている個人事業主の場合、私用の支出と事業の支出との区別があいまいになることがあります。

その場合には、以下の経費は事業の割合によって「按分」による区別を適用する必要があります。

私用と事業の支出を按分する場合には、客観性を重視しなければいけません

按分する基準に主観が入り合理的な説明ができないと、税務調査時が入った時に経費として認められない可能性があるからです。

領収書が貰えないときは出金伝票に書く

事業に関わる支出をした時に領収書が発行されない場合には、出金伝票を作成して処理します。
文具店で売っている市販の出金伝票に、支払い日、金額、相手方、明細などを具体的に記入することで、領収書の代わりとなります。

領収書やレシートが発行されないケースとして

などが挙げられますが、同様に出金伝票を用いることで経費の計上が可能です。

また、領収書を紛失したり貰い忘れたりした場合にも出金伝票で代用ができます。

個人事業主が領収書を書く時に意識する6つのポイント

領収書は、商品やサービスを提供してお金を受け取ったことを証明するための証拠書類です。
したがって、個人事業主は領収書を貰うだけでなく、領収書を発行することも必要になってきます。

支払証明となる領収書を発行するには、以下の記載方法が決められています。

順番に、詳しく見ていきましょう。

1.あて名を正確に書く

あて名は、支払者の会社名（屋号や商号）と氏名を一字一句正確に記載しなければいけません。

あて名を書くときに注意するポイントは、以下のとおりです。

また、改ざんや不正が起きないように、たとえ支払者に求められても、空欄のままにしたり、「上様」や「お客様」と記載することは避けましょう。

2.金額は,（コンマ）やｰ（ハイフン）を忘れずに

領収した金額の記載は、金額の改ざんを防止するため、以下のルールを守りましょう。

記号と金額の数字は、スペースが開かないように詰めて記入する必要があります。

スペースが開くと後からその部分に数字を書き足せるので、改ざんや不正につながるという理由からです。

3.但し書きは具体的に書く

但し書きには、どの商品やサービスに対する領収なのか特定できるよう記載する必要があります。

よく「お品代」というあいまいな表現が使われる場合も目にしますが、但し書きは具体的に記載しましょう。

たとえば上記のような形で記載します。

また、クレジットカード払いをした場合には、金銭の授受がないので領収書を発行する必要はありません。
支払者から求められた場合にのみ、「クレジットカードにてお支払い」と記載しましょう。

4.発行日は受領した日にちを明記

領収書の発行日は、代金を受け取った日付を年月日で記載します。
この理由としては税務を処理する上で、発行日を特定できることが重要だからです。

取引先や顧客によっては「空欄にしてください」と頼まれることがあるかもしれません。

その場合には、後々のトラブルを避けるために、やんわりと断って実際に受領した日付を必ず書きましょう。

5.抜けもれなく受領人（受取人）の情報を書く

領収書を発行する際は、以下の受領人の情報を必ず記載しなければいけません。

上記の内容を記載するには、手書きでもいいですし、ゴム印でもかまいません。

ゴム印を使用する場合には、受取人を記載した部分に少しかかる位置に屋号印または個人印を押印が必須です。

6.領収書に合った印鑑を用意する

個人事業主の領収書に使用する印鑑は、基本的に個人の印鑑で問題ありませんが、シャチハタは避けましょう。

印鑑は領収書の発行以外にも必要となるので、いわゆる「社判」と呼ばれる住所と屋号、代表者名の入ったゴム印と事業用の印鑑を作ることが望ましいです。

屋号がある場合には、屋号の「角印」や「丸印」を用意しておくと、領収書だけでなく契約書や請求書、納品書にも使用できます。

「角印」と「丸印」の使用用途の違いは、以下のとおりです。

個人事業主でも「角印」や「丸印」を用意し使い分けることで、事業運営のうえで信頼感が増すメリットがあります。

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個人事業主が押さえておきたい収入印紙の3つのポイント

収入印紙を必要とする課税文書は20種類ありますが、領収書もそのうちのひとつです。

領収書に収入印紙を貼ることで、税金を納めているという役割を果たしているからです。

個人事業主が収入印紙を取り扱う上で、知っておくべき3つのポイントがあります。

ひとつずつ詳しく解説していきます。

1.金額が5万円以上の領収書には収入印紙が必要

領収書の金額が5万円以上の場合には、必ず収入印紙を貼る必要があります。

収入印紙は、課税対象である領収書の発行人が該当する金額の税金を支払ったことの証明になるからです。

領収書の金額に対する印紙税額は、以下のとおりです。

領収書の金額	印紙税額
5万円未満	非課税
5万円以上～100万円以下	200円分
100万円以上～200万円以下	400円分
200万円以上～300万円以下	600円分
300万円以上～500万円以下	1,000円分
500万円以上～1,000万円以下	2,000円分

また、収入印紙は、領収書の発行者がその税金を負担することになります。

領収書の金額に対する印紙税額の収入印紙を貼り、割印を押すことで納税が完了したことになります。

2.消費税額の記載がない場合は、収入印紙が必要になることもある

支払い金額の本体価格が5万円未満であっても、消費税額が記載されておらず合計金額が5万円を超える場合は収入印紙が必要となります。

ただし、以下のように消費税額がわかる記載の場合には、非課税文書となるため収入印紙は必要ありません。

税抜価格が5万円未満で、消費税込みの総額が5万円以上になる場合は、内訳を記載するようにしましょう。

3.収入印紙が無いと「過怠税」というペナルティを受ける

領収書の金額が5万円以上にもかかわらず収入印紙を貼り忘れると、税法上の違反行為となります。

領収書の発行者には、印紙税法違反の「過怠税」として本来収めるべき印紙代の3倍が課せられます。

例えば、領収書の金額が80,000円の場合、収入印紙は200円ですが、収入印紙を貼り忘れると過怠税として600円の納税をしなくてはなりません。

また、収入印紙を貼り付けても印鑑または署名の割印（消印）がないと、収入印紙の金額と同額の過怠税がかかるので、押し忘れのないよう気を付けましょう。

個人事業主なら覚えておきたい4つの領収書の管理方法

領収書は、確定申告書を作成する際に必ず必要となり、保管期間も法律で定められています。

領収書やレシートを貰い続けていると、ついつい雑多に保管してしまいがちです。

そうなると、いざ確定申告の作成に取り掛かろうとしても、溜まった領収書の整理や仕分けに時間が取られてしまいます。

そこで、個人事業主が覚えておきたい4つの領収証の管理方法を紹介していきます。

それぞれの項目を順番に見ていきましょう。

1.月や項目ごとに出費を管理する

日頃から貰った領収書を、経費の勘定科目別もしくは月別に仕分けをしておくことがおすすめです。

領収書やレシートを自分がわかるように整理しておけば、確定申告の作成がスムーズにおこなえます。

具体的な整理方法は、以下のとおりです。

領収書やレシートを貰うたびに整理していけば、後々の手間や時間を省きやすいでしょう。

2.事業用のクレジットカードを活用する

いちいち領収書やレシートを整理するのは面倒な人には、クレジットカードを使って管理する方法があります。

個人用とは別に、事業用のクレジットカードを1枚作り、事業に関するものはすべてそのカードで決済するのです。

毎月発行されるクレジットカードの利用明細が領収書の代わりになります。
クレジットカードで管理する方法は、以下のとおりです。

とくに、ネット利用の場合は、過去半年分までしか明細が確認できないこともあるので、必ずプリントアウトして紙ベースで保管することが大切です。

また、クラウド会計ソフトとクレジットカードを紐づけると、自動連携させることで帳簿に入力する手間が省ける機能もあります。

3.個人事業主の領収書は最低5年保存する義務がある

個人事業主が領収書を保管しておかなければいけない期間は、所得税法によって定められています。

確定申告の種類に「白色申告」と「青色申告」があり、それぞれ領収書の保存期間は異なります。

ただし、白色申告でも帳簿書類や決算書類などの保存期間は7年です。

5年間経過したからといって、一部の保存不要になった書類を抜き取って破棄するのは手間がかかってしまいます。

したがって、領収書を含むすべての帳簿関係書類は7年としてまとめて保管しておきましょう。

4.紛失した場合は再発行してもらう

万が一領収書やレシートを紛失してしまった場合には、支払先に再発行してもらいましょう。

ただし、再発行の依頼をしても、受け手は応じる義務はないので拒否される可能性もあります。
その場合には、支払証明書となる書類を発行してもらう方法もあります。

再発行も支払証明書も難しければ、日付や支払先、金額、明細を記載した出金伝票を作成しておきましょう。

膨大な領収書をどう扱う？個人事業主が確定申告前に覚えておきたいこと

個人事業主は、事業で得た利益や必要経費を算出し、その年の収支を報告する必要があります。

確定申告では、1月1日～12月31日の1年間の収支を報告して納税額を確定させます。
翌年の2月16日～3月15日の期間内に、税務署への報告と納税を同時期におこなわなければなりません。

できるだけ早めに確定申告が済ませられるように、手間のかかる経理作業を簡素化させてスムーズにおこなう方法を紹介していきます。

年度末は確定申告で作業量が膨大になる

個人事業主は、日頃から領収書やレシートの整理や毎月の経理作業で、勘定科目ごとに経費を振り分けて計算する作業があります。

さらに、年度末には確定申告書類の作成と提出が通常の経理作業に加わり、経理に関する業務だけでもかなりの時間と手間をとられることになります。

事業の運営もしていかなくてはならないので、年末年明けから年度末までは個人事業主にとって最も多忙な時期です。

そこで、会計ソフトを利用して経費処理を簡素化すれば、経理作業にかかる労力を大幅に軽減することが可能になります。

会計ソフトと連携すると作業を簡略化できる

クラウド会計ソフトを利用すると、領収書やレシートの内容を入力するだけで勘定科目の仕分けができ管理が楽になります。

また、クラウド会計ソフトと連携することによって、経理作業を自動化できます。

ひとつひとつ手作業でおこなっていた業務が削減され、時間と手間を大幅に省くことが可能です。

まとめ：個人事業主なら領収書の管理は必須事項！管理は念入りに！

事業を運営する上で、確定申告をして正しく納税するために、領収書をきちんと管理することの重要性をお伝えしていきました。

また、個人事業主は、領収書を貰うだけでなく発行する立場でもあるので、領収書を正確に発行することも大切です。

貰った領収書と発行する領収書の重要なポイントを、おさらいしておきます。

事業にかける時間を確保するために、経理作業の負担を減らせるクラウド会計ソフトを導入する方法もあります。

自分の確定申告をスムーズに作成するためや取引先との信頼関係を維持するためにも、正しい領収書の知識をつけておきましょう。