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【必見】仕事が捗るメモのとり方9選|メモをとるべきタイミングや実用的なテクニックも解説

仕事 メモ

「もっとメモを活用して効率よく仕事をこなしたい。」
「仕事のメモの役立つとり方を知りたい。」

と思うことはありませんか?

仕事でメモをとるのはよいことだと知っていても、実際にどうやって活用すれば良いか悩みますよね。

では正しいメモのとり方や活用の仕方について、どのようなものがあるでしょうか?

そこで今回は

  • なぜ仕事でメモをとると良いのか
  • 仕事がもっと捗るメモのとり方と注意点
  • 書いたメモを実際に仕事で活かすにはどうすれば良いのか

の3つについて詳しく解説します。

この記事を読んで実践すれば仕事でのうっかりミスが減り、作業効率も向上するでしょう。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事でメモをとる必要性とは

仕事でメモをとる必要性とは

さまざまな場面でメモの重要性は伝えられていますが、人によっては紙に書きだすことを煩わしく感じる人もいるはずです。

しかし、業務中にメモをとることは、単純な「記録」以外にも得られることが多くあります

メモの使い方によっては、周囲との関係構築に繋がることもあるでしょう。

例えばこのような場面でメモは大きな力を発揮します。

  • 急な対応をしていて元の業務内容をすぐに確認したいとき
  • 仕事を効率よくおこないたいとき
  • 上司にもっと評価されたいとき

効率よくメモをとることで、仕事の状況が好転するケースもあるのです。


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仕事でメモをとる5つのメリット

メモをとるメリット

紙でもスマホでも、日々の業務を書きだすことで思わぬ発見をすることもあるはずです。

メモをとることで、仕事内容を視覚的に把握できるようになるからです。

情報を書きだすことで以下の5つのメリットが得られます。

  1. 大切な情報を忘れずに済む
  2. 要点を整理する力が養われる
  3. 瞬間的なアイデアを記録できる
  4. 仕事の効率化につながる
  5. 相手に信頼してもらえる

実際に1つずつ見ていきましょう。

1.大切な情報を忘れずに済む

仕事中にメモを積極的にとることで、業務内容も忘れず保管できます。

仕事内容によってはすぐに着手できず、時間をおいてから作業するときもあるでしょう

そうしたとき業務内容のメモをとらないで作業してしまうと、トラブルの原因になりかねません。

  • 取引先との打ち合わせ
  • 急な上司からの指示
  • 社内会議

たとえば、上記のような場面でも、具体的にメモをとっておけば仮に忘れてしまってもメモを見返せば思い出せます。

こうしたミスの原因は自分の記憶だけに頼り、情報がうまく整理されてないからです。

積極的にメモをとり備忘録として活用すれば、こうしたトラブルも予防できます。

2.要点を整理する力が養われる

仕事のメモをとることは「要点を整理する力」の向上に役立ちます。

会話や会議の内容をメモするとき、スピードが早いなかで必要な情報を取捨選択しながらメモしようとするからです。

仕事以外でも、いつもなら聞き流してしまうだけの情報も要点をおさえられるので、情報に対する意識も変わってきます。

要点を整理する力が身につけば、重要な情報だけをしっかり確認できます。

3.瞬間的なアイデアを記録できる

「アイデアの記録」はメモ特有のメリットです。

ふとした瞬間に思いついたことをメモしておけば、そのときのアイデアを記録できます。

しっかりメモをとっていれば、 

  • 過去に思いついたアイデアが新しい企画の提案に役立つ
  • アイデア同士を組みあわせてもっと良いアイデアが思いつく
 などのことも可能です。

思い浮かんだ瞬間的なアイデアを記録することは、新たなビジネスチャンスの獲得にもつながります。

4.仕事の効率化につながる

仕事でメモをとると、日々おこなう業務効率の改善に繋がるでしょう。

理由はメモを見るだけで整理された情報を一度に得られ、仕事に優先順位をつけられるからです。

優先順位を付けないで仕事をしていると、

  • いつの間にか1つの仕事の締め切りが明日に迫っていた
  • やるべきタスクがほとんど終わってない

といったことになりかねません。

メモは自分の情報や頭の中をすっきりさせてくれます。

すると余計な不安もなくなり、目の前の仕事に集中できるので作業が捗ります。

5.相手に信頼してもらえる

メモをとることで仕事相手との信頼に繋がることもあります。

あなたがメモをとる姿を見た相手は「これだけ熱心に人の話を聞いてるんだから話の内容もきちんと伝わっているだろう」と安心するのです。

仕事に熱心に取り組んでいる印象が伝われば、信頼関係も構築できるでしょう。

これはNG!仕事での避けるべきメモのとり方3選

誤ったメモのとり方

仕事を効率よくするためにメモは必須です。

しかし、かえって作業の効率を悪くしてしまうメモのとり方に気をつけたいものです。

実際によくある、逆効果になりがちなメモのとり方は以下のとおりです。

  1. 話を理解しないでメモをとる
  2. 急いで乱暴な字でメモをとる
  3. 疑問点を質問しないでメモをとる

こうしたとり方をしたメモは見返しても

  • あのとき上司は何をいったかな
  • 結局このあとどの作業をすれば良いのかな

などと考えなおすところから始まるので、時間のロスになるからです。

NGなメモのとり方を避けることで、さらに質の良いメモを作りましょう。

ここからは、NGな3つのメモのとり方について1つずつ説明していきます。

1.話を理解しないでメモをとる

「メモをとりさえすれば良い」と勘違いして、話の内容が理解できてないのでは意味がありません。

これではあとで見返しても

  • 自分はどうしてこんなことを書いたのかわからない
  • どうやって作業に反映させれば良いのかわからない

といった、業務の改善にまったく役に立たないメモができるだけです。

メモをとるときは

  • 話を聞く
  • 話の内容を理解する
  • 実際にメモをとる

の3つが重要になります。

しかしメモを仕事に活かせない人は、メモをとること自体が目的になり、内容の理解が抜けている傾向にあります

理解しないままメモをとっても、あまり仕事の役に立たないこともあるのです。

2.急いで乱暴な字でメモをとる

スケジュールや納期に追われ仕事をするなかで、焦って乱暴にとった読みづらいメモでは、業務の改善に役立ちません

後々確認した際に、自分でも理解できないメモを作ってしまうと、仕事にならないのは当然のことでしょう。

とくに以下のようなときは焦ってメモをとりがちなので、注意が必要です。

  • 急な上司からの電話
  • 取引先からの電話
  • 大切な会議や打ち合わせ

上記の場面は業務において重要な場面でもあります。

こうしたときに、読めないような乱暴な字でメモをとると、大切な内容を振りかえれなくなるケースもあります。

早くメモをとれたとしても、読み返せなければ意味はありません。

3.疑問点を質問しないでメモをとる

疑問点を解消しないままメモをとるのも要注意です。

疑問点があるのにわかったふりをしてメモをとっても

  • 上司の意図が分からず的外れな作業をしている
  • 作業の説明を受けたのに意味が分からずまったく手が進まない

となり、また話を聞くことになるので時間のロスにしかならないからです。

恥ずかしがって質問せずにメモをとると、かえって効率を落とすこともあるのです。


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仕事でメモをとるべき4つのタイミング

メモをとるタイミング

メモをとることは良いことですが、何もかもメモをとろうとするべきではありません。

メモをとること自体が目的になり、無駄な情報が増えていくだけになるからです。

これでは見返しにくく、業務の改善に繋がりにくくなります。

そのため、次の4つのタイミングでメモをとることを心がけましょう。

  1. 指示を出したとき
  2. 作業を中断するとき
  3. 新たなアイデアが浮かんだとき
  4. 会議や打ち合わせに参加したとき

上記のようなタイミングでメモをとると、無駄もなく効率の良いメモをとれます

順に1つずつ見ていきましょう。

1.指示を出したとき・受けたとき

指示を受けた直後は覚えていても、数時間後には忘れてしまうことはよくあることです。 

さらに次から次に指示や仕事を与えられるわけですから、メモをとらずにすべての情報を暗記しておくのは不可能でしょう。

指示を受けた直後にメモするメリットとして、以下のものがあります。

  • より正確に情報を記録できる
  • 相手に好印象を与えられる

反対に、指示を出すときも、誰にどのように指示をしたか記録しておきましょう。

こうすることで、例えば

  • ○○さんは具体的な期限や売り上げの目標を示したほうがよく動いてくれる
  • △△さんはモチベーションを上げるような言葉がけをしたほうがいい

といったことも分かってくるようになります。

できる会社員は指示を受けるときはもちろん、指示を出すときもメモをとるのです。

このように、指示を出すとき、受けるとき両方のタイミングでとったメモは非常に役に立ちます。

2.作業を中断するとき

できるだけ避けたいことですが、やはり会社員は急な対応で業務の中断をせざるをえないときもあるでしょう。

こうしたきに、以下の3つをメモしておくのがおすすめです。

  • どの業務の作業をしていたのか
  • どこまで作業したのか
  • この作業の次にするべきことはなにか

この3つをメモすることで、自分の業務を再開するときもなにから始めればいいのか明確になります。

自分の記憶に頼ってしまい、メモをしないとそもそも自分がなにをしていたのかさえ思い出せなくなる可能性があります。

仕事の中断と再開のタイミングはこうしたうっかりも増えるので、メモは必須です。

3.新たなアイデアが浮かんだとき

外から情報を得たときだけメモをとれば良いわけではありません。

頭の中にアイデアが浮かんだら、すぐに書きだしましょう。

ひらめきは突然浮かんだと思ったら、すぐに忘れてしまうからです。

例えば、以下のような場面で急にアイデアがひらめく経験をしたことないでしょうか。

  • 外を散歩しているとき
  • 家の中でぼーっとしているとき
  • 車を運転しているとき

こうした場面でも、ひらめいたアイデアを書きだしさえしておけば、見返してからさらに磨きをかけ良いものにできます

メモを常に携帯し、一瞬のひらめきを大切にしましょう。

4.会議や打ち合わせに参加したとき

会議や打合せに参加するときは必ずメモをとりましょう。

会議や打合せのときのメモは、その後の自分の作業に大きく影響するからです。

このときは次のことを注意しましょう。

  • メモはいつもより手早くとる
  • すべてメモするのではなく要点だけをまとめる

また、社外の人も参加している会議や打ち合わせのメモは、より重要です。

社内であれば「もう一度言ってください」と頼めば済むかもしれません。
しかし、社外の人への再度確認は、自社全体の信用問題に関わってくるからです。

大切な会議や打ち合わせのときのメモは、さらに気を引き締めてとるようにしましょう。

仕事が捗る基本的なメモのとり方9選

効率のいいメモのとり方

メモのタイミングやメリットを理解しても、実際のメモのとり方を知らないと、メモはとれません。 

メモの効率よいとり方をしないで我流でしていると、いつまでも業務の改善に繋がりにくいメモになってしまいます。 

きちんとポイントを理解して実践していきましょう。

仕事が捗るメモのとり方のポイントは以下の9つです。

  1. 手書きで書く
  2. 毎回、日付とタイトルを書く
  3. 5W1Hを意識する
  4. 要点を整理して簡潔に書く
  5. 難しい漢字を使わない
  6. 色分けして書く
  7. メモをとるときに感じたことも書く
  8. 余白を多めに残しておく
  9. 消せないペンで書く

 ここからは、1つずつ細かく見ていきます。

1.手書きで書く

できるだけ、メモは手書きでおこないましょう。

パソコンやスマホによるメモより手書きのメモが優れている理由は、以下のとおりです。

  • いつでもメモ帳は持っておける
  • 相手に与える印象もよくなる
  • 手書きのほうがすぐに自分の思ったように装飾できる

仕事をしていれば、急に上司から連絡がくることもよくあるはずです。

そんなときもメモならすぐに開けて、自分の好きなように装飾もできます。 

相手に与える印象は、スマホやパソコンよりも良いでしょう。

会議や打ち合わせで、いきなりスマホを開いたら相手は 

  • 話を聞いてるのかな
  • 失礼な人だな

このように、手書きのメモのほうがスマホやパソコンでとるメモより優れているのです。

2.毎回、日付とタイトルを書く

せっかくとったメモも、自分の目当てのページをすぐ見つけられないのは不便ですし、時間の無駄になります。

しかし毎回タイトルと日付を書くことで、その問題は解決できます。 

日付とタイトルを見るだけで、ある程度の内容を思いだせるからです。 

タイトルは次のようにつけましょう。

  • 会議のメモならメンバーと何について話したのかを書く
  • アイデアのメモなら思いついた場所と時間を書く

目的のメモを探す時間と、思い出すまでの時間はできるだけ削るべきです。

3.5W1Hを意識する

メモをより分かりやすくするために必要なのが、5W1Hです。

  • いつ
  • どこで
  • 誰が
  • 何を
  • なぜ
  • どのように

を意識するだけで、メモをより簡潔に効率よくとれるようになります。

最初は文の形式でメモをとると良いですが、慣れてきたら徐々に箇条書きにしていくとよいでしょう。

そうすることで、すぐに不足している情報も理解できるからです。

5W1Hの意識は要点を整理し、効率よくメモをとるためには必須です。

4.要点を整理して簡潔に書く

メモするときは、できるだけ内容を理解しながら、要点や重要なキーワードのみを書きだすようにしましょう。

聞いた言葉すべてをメモしていては、以下のような状態になりかねません。

  • 会議や会話のスピードに追いつけない
  • 無駄な情報ばかりが増えていく

きちんと要点をまとめていれば、メモの段階で

  • 仕事の優先順位
  • 具体的に何をすべきか

もある程度は理解できるので、仕事の効率がますます上がります。

また、会社員なら議事録を作成することもあるでしょう。

会議の要点を理解できていると、すでに議事録の大枠ができている状態になり、完成までの時間が短くなります。

このように、メモの段階で要点だけを書きだすことは、作業効率の改善には必須です。

5.難しい漢字を使わない

難しい漢字はメモにおいて必要ありません。

理由は以下のとおりです。

  • 画数が多いためメモのスピードが落ちる
  • 急いで書いた漢字は読みにくい
  • 余白を作りづらくなる

とくに会議やプレゼンの資料に書いてある難しい漢字を、メモにまで書く必要はありません。

必要に応じてカタカナやひらがなに書き換えましょう。

メモは雑に書いて良いわけではないですが、必要以上に丁寧にとる必要はないのです。

6.色分けして書く

重要な情報は色を変えてメモしましょう。

すべてを黒色でメモしては、とくに大切な情報が一目で分かりにくくなるからです。

とくに色を変えるべきポイントは以下のとおりです。

  • 仕事の納期や期限
  • 会議や打ち合わせでの決定事項
  • いただきたいと思えるような他人のアイデア

こうした情報は自分でルールを決めて、3色くらいで色分けしましょう。

3色にする理由はあまりカラフルにしすぎても、余計に見にくくなるだけだからです。

重要な情報はメモを見返してすぐに掴めるようにしておくのも、質の高いメモを作るうえでは必要です。

7.メモをとるときに感じたことも書く

自分の役に立つように何を書いても良いのがメモのメリットです。

自分の考えや感情も書きだしておくようにしましょう。

これには以下のようなメリットがあります。

  • メモしたときの情景がイメージしやすいので、内容も思い出しやすい
  • 過去の考えが今の自分に気づきやアイデアを与えてくれる

例えば、自分の感情や考えを書くときは、事実と区別するために吹き出しや枠で囲むと良いでしょう。

自分の考えや感情を加えることで自分だけのメモが完成し、メモをとるのも楽しくなるはずです。

8.余白を多めに残しておく

余白は質の高いメモを作るうえでは重要になります。

余白があることで、

  • メモが見返しやすくなる
  • 追加情報を加えやすくなる

といった恩恵も受けられるからです。

とくに会社員の場合は、急に業務内容が変更になることもあるでしょう。

こんなときも余白がないと、すぐに情報の修正や追加ができません。

同じ業務に関する内容のページが離れていては、見返しにくいメモになってしまいます。

こうしたことを防ぐためにも、できるだけ余白は用意しておきましょう。

9.消せないペンで書く

最近はフリクションペンなどの「消せるペン」を使う人が増えてきました。

しかし、消せないペンを日頃から用意しておく方が仕事にはよいでしょう。

消せるペンを使わない方が良い場面もあり、消せないペンで統一しておくと、とっさの場面でも迷わずメモをとれます

消せないペンでメモをとるメリットは以下のとおりです。

  • 熱で消えることがない
  • 必要以上に紙面を汚さない
  • 急遽重要な書類を書くことになったときでも使える

たしかに、消せるペンならメモに修正の二重線などしないで済むので、メモが綺麗になるかもしれません。

しかし、消せるペンで書いたメモは夏場の車に放置すると勝手に消える可能性や、力を入れて消そうとして紙が破れる可能性もあります。

このように消せないペンの方が、仕事に役立つ場面もあるのです。

仕事でメモをより効果的に活用する3つのテクニック

メモをさらに活用するためのテクニック

せっかく良いメモをとれても、きちんと活用できなければ意味はありません。

多くの人はメモをとれても、作業や仕事に追われてメモ後のフォローをついつい雑にしてしまいがちです。

しっかりメモの活用方法を確認しておきましょう。

メモを活用する3つのテクニックは以下のとおりです。

  1. メモ帳は1冊にまとめる
  2. メモをとったら早めに清書する
  3. 必要に応じてスマホやタブレットも使う

 1つずつ確認していきます。

1.メモ帳は1冊にまとめる

メモはできるだけ持ち運べるサイズの1冊にまとめる方が業務の改善に役立ちます。

メモを内容で分けると、常に数冊を持ち歩かないといけないので、会社員は1冊でコンパクトにまとめる方がよいでしょう。

別々の内容を1冊にまとめるときは、次のことを意識しましょう。

  • 先述した日付とタイトルをつけながら順に書く
  • ページはできるだけ新しいものを使う
  • 状況に応じて普選なども活用する

このような対策をして、メモを1冊にまとめておけば、仕事に使いやすいメモ帳になるでしょう。

2.メモをとったら早めに清書をする

走り書きのまま清書しないでいると、大事な情報がどんどん消えてしまいます。

メモ帳にもページ数があり、1冊に保存できる情報には限界があります。

とくに下記のような内容はいつまでも残しておきたいところです。

  • 他人がおこなった参考にしたくなるアイデア
  • 会議や打ち合わせの決定事項

こうした情報は消えないように、定期的に清書しておくとよいでしょう。

残しておきたい情報を丁寧にまとめておけば、振りかえりもしやすくなります。

3.必要に応じてスマホやタブレットも使う

メモは手書きでとるのが理想ですが、必ずしもスマホやタブレットを使っていけないわけではありません。

手書きでは追いつかないときや、そもそも手元にメモ帳すらないときもあると思います。

例えば、

  • ホワイトボードを利用する会議で重要な情報が大量に書かれているとき
  • 会議のペースが早くてどんどん進むとき
  • 外出時でペンやメモ帳を持ってないとき

などの場面では、スマホやタブレットで撮影や録音するとよいでしょう。

手書きも大切ですが、優先すべきことは大切な情報を漏らさず記録することです。

まとめ:メモを有効活用して仕事を効率化させよう

今回は仕事でメモをとる重要性や、メモの質を高めるテクニックを紹介しました。

メモをとる際、とくに意識してほしいポイントを整理しておきます。

  • 読み返しやすいメモ作りを心がける
  • TPOに応じたメモのとり方を意識する
  • 仕事に活かすためにも、とった内容はしっかりと読み返す

メモをうまく使って、できるビジネスパーソンを目指しましょう。

仕事ができるようになれば、毎日の業務も楽しめるようになるはずです。

ぜひ上記の内容を実践してみてください。