仕事のノートのまとめ方で必要なポイント9選！デキる人の条件を徹底解剖

「仕事のノートのまとめ方が効率よくできる方法を知りたい」
「ノートを開いた瞬間に理解できるほどわかりやすくしたい」

と思うことはありませんか？

ノートをうまくまとめようとしても、きれいに整わず悩みますよね。

では、ノートを効率よくまとめるにはどのような方法があるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見ればノートをうまくまとめられるようになり、仕事や学習がはかどるようになります。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

なぜノートは必要？仕事のノートを上手にまとめる3つのメリット

仕事ができる人は、ノートを活用しています。

なぜなら、ノートを利用すると現状を可視化して整理できるためです。

具体的に、以下のような利点があります。

いつの時代でも、目の前にあるアイデアや情報は記録しなければ消えていきます。

消えてしまうアイデアや情報をすくいとり、残すことを可能にするのがノートです。

以下で利点を具体的にみていきます。

1.あとで確認できる

ノートを残しておくことで、ある一瞬に発生した情報をとどめて見返すことができます。

人の記憶とは曖昧なもので、その瞬間は覚えておけると感じても少し時間が経てば忘れてしまうものです。

具体的には、以下のようなことを振り返るツールとして利用できます。

あとでノートを見返すことで、その瞬間に考えていたことが蘇ります。

蘇る記憶を頼りに、新しいアイデアを構築することもできるのです。

2.状況を整理できる

情報社会の現在、情報は目の前をすばやく通りすぎていきます。
そんな中、見聞きした情報だけでは理解が難しい状況を整理するのに役立つのがノートです。

過ぎ去る情報をノートに書き記し、あとで整理してみましょう。

このように、一度整理整頓することで、状況をわかりやすく理解できます。

3.アイデア、To Doを可視化できる

ふとした瞬間に思いついたアイデアは、すばらしいアイデアである可能性を秘めていても忘れてしまうことがあります。

アイデアは、瞬間的に以下のように残しておくのがおすすめです。

何気ないノートへの走り書きが、思わぬアイデアにつながることもあります。

また、To Doとして整理することも重要です。
To Doとして整理すると、以下のようなメリットがあります。

To Doの作成は、仕事の効率化にもっとも貢献する作業のひとつといえます。

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仕事の効率を上げるわかりやすいノートのまとめ方3つの条件

わかりやすいノートをまとめるには、ポイントがあります。

押さえるべきポイントを理解して、ノートをとるように意識してみましょう。

ここでは、ノートのまとめ方を3つ紹介します。

繰り返しポイントを意識しながらノートをとることで、よいノートをとれるようになります。

以下で詳しくみていきます。

1.再現性の高さ

ノートは、書いた当時の自分の思考の記録です。
見ただけで、当時の思考が再現できる内容であることが重要となります。

再現性のあるノートの取り方をしてみましょう。
一度、以下を読んでから、とっておきたい内容をノートに書いてみてください。

このとき一番重要なのは、あとで見返したときに、書いた当時の思考を再現できることです。

情報を書き連ねても人に説明できないのであれば、ノートの意味はありません。
「ノートを見れば人に説明できること」を意識しましょう。

2.振り返りのスピードの速さ

ノートは、振り返りしやすいよう簡潔にまとめられるべきです。

見てすぐに内容を理解できるノートにするには、以下を活用しましょう。

とくに図解は、その場で考えたことをビジュアル化でき、内容の理解に役立ちます。

ノートに殴り書いた図をパワーポイントで書き起こせば、そのまま資料にも活用できますね。

3.ネクストアクションへの転用

ノートに現状をただまとめるだけでは生産性はありません。
ノートをとる際には、ノートをとったあとのアクションにも視点を添えつつ現状を書き記します。

ノートは、上手に活用すれば、あなたを「次の行動」に自然に導く役割さえも果たすのです。

現状がノート上で整理されれば、次のアクションにどう繋がるのかを理解しやすくなります。

結果、効率よく次のステップが踏めます。

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これだけはダメ！やってはいけない仕事のノートのまとめ方3選

余計なノートの作成は、時間の無駄です。
あとで振り返れないノートであれば作る意味はありません。

この項では、ノートをまとめる際にしてはいけないことを紹介します。

ノート作成の際は、以下の点に気をつけましょう。

以下で詳しくみていきます。

1.雑にまとめてしまっていて、見返しても内容が理解できない

まとめかたが雑な方にありがちなノートのまとめ方に以下のようなものがあります。

このように、見返しても意味が理解できないノートは作成の意味はありません。

ノートを読んで、当時見聞きしたことを再現できなければならないのです。

2.情報量が多すぎて見返すのに時間がかかる

ノートを開くと、長い文章が並んでいて読むことすら大変そうに思えるのがこのケースです。

まとめられている内容があまりにも多すぎると、要点がどこなのか判別できません。

このようなノートを作成する人にありがちな傾向が以下です。

字面を追うのは、時間を要するものです。

情報量が多すぎて見返すのに時間がかかるノートは、仕事の効率を下げます。

3.事実だけを書き連ねる

事実だけを書き連ねるノートも、将来的には役に立たないノートになります。

以下のような特徴が、このタイプのノートに見られるものです。

ノートは思考の結果でもあります。

話の要点が見えず、内容から次のアクションに繋げられないノートであれば、作成する意味は無いのです。

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仕事ができる人がやっている！仕事のノートのまとめ方8つのポイント

仕事ができる人は、いくつかのポイントを押さえてノートを作成しています。

そのポイントを意識することで、ノートの機能性を高めましょう。

具体的には、以下のような内容です。

これらのポイントを意識しながら繰り返しノート作成に取り組むと、統一性のある見やすいノートができあがります。

下記で詳しくみていきます。

1.1ページに1日分の内容を書く

ポイントは、1ページに多すぎる情報を書き込まずに、ページをすっきりさせることです。

1ページに1日分の内容であれば、情報を1ページに入れこめます。

それぞれの日に起きたことを振り返りやすくもできるでしょう。

以下のポイントを踏まえ、頭の中を整理しましょう。

情報量が増えすぎるようであれば、余裕を持って次のページにすすむようにしましょう。

十分に余白をあけ、記載した文字を読みやすく書くことも重要です。

2.忘れる前提で書く

人が記憶できる情報には限界があります。

普通の人にとっては、何日か前に記憶したことを事細かに思い出すのは簡単ではありません。

そんなときノートは唯一の「現在の記憶をあとで呼び戻すための情報源」となります。

そのためノートの作成にあたっては、以下のことを意識しましょう。

「記憶を失った未来の自分」が読んで理解できるかを意識して書きます。

3.ポイントを絞り、簡潔に書く

ノートをとる際は、いかに簡潔にできるかを意識するのがポイントです。

図や記号を用いて、ビジュアル的に理解しやすい内容にしてもよいでしょう。

以下のポイントを意識すると、簡潔なノートを作成することができます。

だらだらとした長い文章は避けましょう。
短い文章の方が、理解がしやすいです。

4.大きな文字で書く

ノートを作成する際は、大きな文字ではっきりとした文字を意識します。

なぜなら、小さな文字では、あとですばやく読めないためです。

行間が狭すぎたり、文字と文字の間が狭すぎてもあとで読みにくさを感じます。

あとで情報の読み取りに時間を要するのを避けるため、見やすさを意識することも重要です。

5.色分けする

ノートに色付きのペンを利用すると、重要なポイントがひとめでわかるようになります。

一方で、さまざまな色を使いすぎると、何が重要なのかわからなくなることに繋がります。

使うとすれば2，3色ほどにとどめましょう。

毎回同じ色のみを使えば、統一感のある見やすいノートに仕上がります。

6.フォーマットを統一して効率をあげる

最初からフォーマットを統一しておくことで、書き込む内容を決める手順を省くことができます。

例えば、一般的にフォーマット化できるのが以下のような内容です。

フォーマットを統一すると、全体的に整った体裁になり、見やすくなります。

また、あとでカテゴリー化する必要が生じた際も、日付やタイトルがあることで情報を整理しやすいです。

7.ノートの前後を活用し、機能を分ける

ノートを前と後ろから同時に使うユニークな利用法をご存じでしょうか。

前の見開きからは、通常のノートとして内容を整理しつつ記入します。

一方で後ろのページからは、咄嗟に何かを書き込まなければならない時に急いで書きこむために利用するのです。

これらのことを書くときは時間が無く、丁寧にメモをしている時間がないこともあるでしょう。

後ろのページにとりあえず言葉をメモしておくことで、書き殴った内容を後から前面のページにきれいにまとめることができます。

8.過去のノートを電子化する

作ったノートを参照する機会の多い人もいるでしょう。

そんな方には、ノートの内容を電子化するのがおすすめです。

電子化にはいろいろな方法があります。

電子化すれば、紙では難しい大量のデータを相当量保存することが可能になります。

携帯電話やPCにデータを保存しておけば、いざというときに情報を引き出せて便利です。

いますぐ取り入れたい仕事のノートを上手にまとめる3つの基本フォーマット

ノートをまとめるにあたっての、基本的なフォーマットを3つ紹介します。

いずれかのフォーマットを利用することで、すっきりと理解しやすいノートをまとめることができます。

以下で詳しくみていきます。

1.コーネル式ノート術

コーネル大学の教授であったウォルター・パーク氏が提案したノート術です。

紙面を3つに区切るのが特徴です。

あとで見聞きしたことを覚えているか確認する際には、キーワードとサマリーを確認すれば重要なポイントが掴めます。

効率的にポイントをまとめるために有効なノート術です。

2.分割式ノート術

分割式ノート術には、いくつか種類があります。

ここで紹介するのは、2つと3つに分ける場合の例です。

2つに分ける場合は、以下のように分けます。

会議や打ち合わせの際に役に立つレイアウトです。

3つに分ける場合は、ノート見開き全面を利用します。

ビジネスで企画書を作成する前などに便利なノート術です。

それぞれの項は、以下のように利用します。

協議の概要から次のアクションに繋がるまでの流れを一覧で確認することが可能です。

いずれの方法も、用途に合わせ、ノートを機能的に使うためにスペースを分割して利用します。

3.3ワードノート術

3ワードノート術は、記憶したい情報を確実に自分に記憶させるためのノート術です。

以下のものを利用します。

やり方は、以下のとおりです。

まずは、本などの覚えたいページを選びます。

スペースは、あとで復習した際にいろいろと書き込むためのスペースです。

その後復習をおこないますが、2回目以降ノートに書きこむ際は違う色のペンを利用します。

以下のように毎回色を変えます。

復習の手順は以下のとおりです。

この手順を繰り返します。

読んだことを何度も思い出そうとすることで理解が深まり、脳にしっかりと記憶することができます。

仕事のノートを効率的にまとめられるおすすめのツール

ノートを効率的にまとめられるおすすめのノートタイプを紹介します。

アナログな紙媒体では、方眼紙タイプが人気です。

一方で、今は紙ノートのように活用できるデジタルデバイスもあります。

ここでは、以下の3つを紹介します。

自分の仕事や用途に合わせ選択しましょう。

以下で詳しくみていきます。

方眼紙タイプ

アナログで、昔ながらのペンの感触を求める人におすすめです。

方眼紙タイプのノートには、以下のようなメリットがあります。

方眼紙にイメージを描けば、そのあと方眼紙に描かれたイメージに合わせパワーポイントなどの資料作成に取り掛かることができます。

Evernoteなどのノートアプリ

Evernoteはオンラインで利用できるノートです。

以下のようなものをすべて保存可能です。

画像で取り込んだデータも、きれいにPDF化してくれます。

手書きで書いたものもEvernoteに保存することも可能です。

アナログ、デジタルを選ばずなんでも保存できる優秀なアプリです。

入れ込んだデータは、あとで整理整頓もしやすくなっています。

iPadなどのタブレット

iPadなどのタブレットもノートとして利用できるデバイスです。

それぞれのデバイスの別売りペンを利用すれば、普通紙にペンで情報を書き込むかのようにノートをとることが可能です。

このペンの使い心地は、まったく普通のペンと変わりません。

書きこんだデータは、PDFで保管することもできます。

まとめ：ノートのまとめ方をマスターできれば学習効率も上がる

ノートを上手にまとめるために、知っておくべきポイントを紹介しました。

ぜひ、ここで紹介した方法を利用してノートを作成してみてください。

とくに以下の点が重要です。

利用しやすいノートをまとめられるようになると、新しいことを学習する際にも役立ちます。

もし、何か新しいスキルを得ることを考えているのであれば、ぜひこのノート術を活用して技術習得に挑戦してみてください。