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仕事のタスク管理方法を5つのステップに分けて解説!コツやツールも紹介

仕事 タスク管理

ToDo管理とも呼ばれるタスク管理。
タスク管理の重要性は理解していても、意外と上手く活用できないと悩む人も多くいます。

また、
「タスク管理が上手くいくコツが知りたい」
「どうしたら効率よくタスク管理ができるんだろう?」
「タスク管理に役立つツールが知りたい」
と、思っている人も少なくないのではないでしょうか?

そこでこの記事では、

  • タスク管理を行うメリット
  • 仕事のタスク管理を効率よく行う方法
  • タスク管理に役立つおすすめのツール

などについてくわしく解説していきます。

この記事を読めば、タスク管理に悩むことがなく上手に活用できるようになりますよ!
タスク管理を活用して業務の効率化を図りたい方は、ぜひ最後まで読み進めてくださいね。

仕事でタスク管理をするメリット5つ

仕事でタスク管理をするメリット5つ

タスク管理とは、行うべき仕事を細分化した「タスク」の進捗を管理することです。

仕事でタスク管理をすることにはどういったメリットがあるのでしょうか?
ここでは5つのメリットについてご紹介していきます。

1.やるべきことが「見える化」できる

やるべきことを、頭の中だけでイメージして管理するのは難しいですよね。
一方、タスク管理ならやるべきことを見える化できます。

目で見て管理できるため、複数のタスクがあっても混乱することはありません。
さらに、自分が対応できるタスクの量や種類も容易に判断できるため、柔軟に仕事に対応できます。

2.優先順位が決められる

タスクの優先順位を正しく設定できれば、大幅に仕事の効率をアップできます。

たとえば、

  • 「どのタスクの緊急度が高いか?」
  • 「今やらなくてもいいタスクはどれか?」
  • 「このタスクの期限はいつまでか?」

など、タスクごとに優先順位を明確にできるのもタスク管理のメリットです。

仕事の優先順位を間違えないコツについてくわしく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事 優先順位 イラスト 仕事における優先順位の決め方を3ステップで解説!間違えないための方法も9つ紹介

3.仕事の効率がよくなる

タスク管理を行っていなければ、「どの業務から始めるか」と考えるところからスタートしなくてはいけません。

一方で、優先順位があらかじめ決まっている状態ならスムーズに仕事に取りかかれます。
タスク管理を行うことで無駄な作業を省けるため、仕事の効率がよくなるのです。

仕事の効率化を図るためのアイデアやおすすめのアプリやツールについて興味がある方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

仕事を効率化できる人のたった3つの違いとは? 仕事を効率化できる人のたった3つの違いとは?サクサク進める10のアイデアとツール5選

4.ミスが減る

タスク管理を行うことでミスを減らせるメリットもあります。

仕事をしていると日々タスクが増えていきますよね。
複数のタスクを管理し、実行していくことは大変なことです。

しかし、常日頃からタスク管理をしておけば、自分が今やるべきことに集中できます。
迷うことがなくなる分、業務も効率よくこなしていけるでしょう。

頭がクリアな状態で仕事に取り組めるため、ミスを減らすことにも繋がるのです。

5.トラブルに対応しやすい

タスク管理を行い内容を具体化していると、自分がやらなくてはいけない業務が明確に把握できます。

やるべき仕事を事前に把握しておけることで、起こりうるトラブルの想定も可能です。
あらかじめ準備ができる分、事前にトラブルを回避する対策をとれるのも大きなメリットでしょう。

仕事のタスク管理方法5ステップ

仕事のタスク管理方法5ステップ

タスク管理にはさまざまなメリットがあることをわかっていただけたと思います。
とはいえ、「どうやって管理をすればいいかわからない」という方も少なくないでしょう。

そこでここからは、仕事のタスクを上手に管理するための作成手順や方法を5つのステップ形式でご紹介していきます。

ぜひ、参考にしてくださいね。
それでは順番に見ていきましょう!

ステップ1.すべて書き出す

まずはやるべきタスクをすべて書き出しましょう。

ここで大切なのは、自分がやらないタスクは書かないことす。
それは、タスクとして書き出した以上責任を持って最後までやるべきだからです。

また、自分と他人のタスクを混ぜてしまうと、混乱が生まれる原因にもなります。
トラブルを防ぐためにも、まずは自分がやるべきことに集中しましょう。

ステップ2.優先順位をつける

つづいては、書き出したタスクに優先順位を決めていきます。

優先順位をつける際には、

  • 納期
  • かかる時間
  • 上司や取引先への確認有無

などを考慮することが大切です。

ステップ3.スケジュールを立てる

タスクを分類できたら、実際の行動に移していきましょう。

優先順位が高い仕事から確実に進めていくには、スケジュールに落とし込んでいくことが大切です。
スケジュール管理が上手くできれば、1日のやるべき仕事が明確になります。

タスク漏れや、優先順位の間違いをなくすためにもスケジュール管理を徹底しましょう。

スケジュール管理を上手くするための方法やコツについては、以下の記事をぜひ参考にしてみてください。

スケジュール管理 スケジュール管理のメリットや成功させる9つのコツ!おすすめのアプリも紹介

ステップ4.タスクを実行していく

タスクの洗い出し、優先順位の設定、スケジュール管理までが終われば、後は実行していくのみです。

ただし、どれだけ徹底したタスク管理を行っているつまりでも、時には間違っていることもあるかもしれません。
間違いがあった場合には、すぐに訂正を行いましょう。

このような時に、ツールを活用していればチームに情報をすぐに共有できます。
想定外のトラブルに備えるためにも、ツールの活用がおすすめですよ。

ステップ5.終わったタスクは消す

完了したタスクはすぐに消しましょう。
残したままにしてしまうと、既存のタスクと混乱してしまう恐れがあります。

思わぬミスを防ぐためにも、終わったタスクはすぐに消すことが大切です。

仕事のタスク管理のコツ7つ

仕事のタスク管理のコツ

タスク管理を無理なく行うためにもここからは、7つのコツをご紹介していきます。
ぜひ実際に試してみてくださいね。

  1. 緊急度・重要度を軸に優先順位をつける
  2. かかる時間を把握しておく
  3. 必要な書類や資料も一緒に記録する
  4. 上司やクライアントのスケジュールを想定する
  5. 休憩時間を忘れない
  6. やらないことを決める
  7. 迷ったら相談をする

それでは順番に見ていきましょう!

1.緊急度・重要度を軸に優先順位をつける

優先順位を決める際には、「緊急度」や「重要度」を軸に考えることが大切です。

優先順位を決める際には、以下の4つの分類にわけて考えましょう。

  1. 重要で緊急性の高い仕事
  2. 緊急ではないけれども重要度が高い仕事
  3. 重要度は低いけれども緊急性が高い仕事
  4. 重要度と緊急性が低い仕事

タスクをこの4つの分類にわけて考えることで、優先順位の正しい順番が見えてくるはずです。

2.かかる時間を把握しておく

優先順位だけでなく、作業にかかる時間を把握しておくことも大切です。
なぜなら、大体の時間が予想できないと適切なスケジュールを立てられないから。

移動時間や、事務処理の時間など、おおよその平均時間を普段から計測しておくことで時間の誤差を防げます。
毎日のように行う業務は、1つ1つ時間を測って記録しておくとよいでしょう。

3.必要な書類や資料も一緒に記録する

タスク管理はできていても、「必要な書類を忘れてしまっていた…!」なんてことになれば、よい評価を得られません。
また、気持ち的にも焦ってしまいますよね。

直前になって慌てることを防ぐためにも、タスクごとに必要な書類や資料も一緒に記録しておくようにしましょう。

4.上司やクライアントのスケジュールを想定する

タスクの中には、上司やクライアントに確認が必要なものもありますよね。
そのような場合には、相手のスケジュールを想定したうえで計画を立てるようにしましょう。

具体的には、以下のような工夫を行うのが望ましいです。

  • 確認にかかる時間を多めに想定しておく
  • 修正を依頼されても間に合う期間を想定しておく
  • 余裕を持って上司に確認できる日程や時間を相談しておく

締め切りに間に合う、余裕のあるスケジュールを立てることが大切です。

5.休憩時間を忘れない

スケジュールを立てる際には、休憩時間を忘れないようにしましょう。
中には「休憩している時間がない」と思う人も中にはいるかもしれません。

しかし、休憩をしなければかえって疲れがたまり、作業効率が落ちてしまうデメリットもあります。
長い休憩時間は取れなくても、90分に1回休憩をはさむといったようにこまめに休むようにしましょう。

効率よく集中力を高める方法について興味がある方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

集中力を高める方法16選! 集中力を高める方法16選!今すぐできる技や用意すると効率の上がるアイテムを厳選

6.やらないことを決める

タスク管理を上手くこなすためには、やらないことを決めておきましょう。
タスクには優先順位があり、「今やるべきこと」と「やらなくてもよいこと」とがあります。

今やるべきことに集中するためにも、「やらないことは始めからタスクにしない」といったように、自分なりのルールを設けておくことも大切です。

7.迷ったら相談をする

「タスク管理がうまくいかない」と、悩んだり、迷った時には上司に相談してみましょう。

客観的に仕事ぶりを見てくれている上司なら、あなたに適した仕事のやり方をアドバイスしてくれるかもしれません。

悩でしまった時には、ひとりで抱え込まずに周りの人に相談することも大切ですよ。

代表的なタスク管理方法3選

代表的なタスク管理方法3選

では具体的に、タスク管理はどのように行えばよいのでしょうか?
ここからは、代表的な3つの管理方法についてご紹介していきます。

それぞれの方法によって向き不向きがありますが、気になるものがあればぜひ試してみてください。

1.かんばん方式

「かんばん方式」は、トヨタ自動車が開発し実施している生産管理方法のことです。

いつどこで誰が何をするのかが書かれたカードをタスクごとに作成し、タスクが終了するとともにカードをアーカイブしていきます。
個人のタスクが把握できるだけでなく、チームメンバーの状況も把握できるのが特徴です。

2.WBS

WBS(Work Breakdown Structure)とは簡単にいうと、「作業を分解して構造化する手法」のことです。
システム開発の現場では、進捗確認のツールとしてよく使われています。

WBSでは、まず作業内容をできる限り細分化してすべて洗いだします。
そして、それぞれのタスクに優先順位を決め、具体的なスケジュールに落とし込んでいきます。

WBSでは主に、Excelやガントチャートなどが使われることが多いです。

3.GTD

「GTD」は、Getting Things Doneの略で、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みのこと。
生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱したタスクマネジメントおよび情報整理術です。

GTDには、基本となる5つのステップは以下の通り。

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー
  5. 実行

GTDをマスターすると、いらない情報を取り除いたクリアな思考でやるべきことに集中できるようになります。
さらにくわしく知りたい方は、ぜひデビッド・アレン氏の著書を読んでみてください。

おすすめのタスク管理ツール7選

おすすめのタスク管理ツール

専用のツールを活用すれば、より効率よくタスク管理を行えますよ。

そこでここからは、おすすめのタスク管理ツール7選をご紹介していきます。
解説していくツールは以下の通りです。

  1. Trello
  2. Team Hack
  3. Evernote
  4. Chatwork
  5. Todoist
  6. Microsoft to do
  7. Google keep

気になるツールがあればぜひ使ってみてくださいね。
それでは内容をくわしく見ていきましょう!

1: ひとめでタスク管理ができる!『Trello』

Trello

(出典:Trello)

使いやすさ
★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • 視覚的にタスクを管理できる!
  • ドラック&ドロップで直感的に操作が可能
  • 多数の外部ツールと連携できる

『Trello』は、タスクを視覚的に管理できる便利なタスク管理アプリ。
壁面に付箋を貼るような感覚で直感的に操作できます。

また、「Slack」「Github」「Salesforce」などの外部ツールとの連携ができるのも魅力的なポイント。
チームで共有するのも自分1人で使うのも自由自在です。

毎日のToDoリストとして活用するのもおすすめ!

ダウンロードはこちら↓

Trello

Trello
開発元:Trello, Inc.
無料
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2: タスク管理を驚くほどカンタンに!『Team Hack』

Team Hack

(出典:Team Hack)

使いやすさ
★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • 1つのツールに必要な機能が詰まっている!
  • 情報共有にも特化している
  • チームで働く効率を上げたい人におすすめのアプリ

『Team Hack』は、タスク管理を驚くほど楽にしてくれるツール。

「タスク管理ツール」「仕様書の共有ツール」「作業時間計測ツール」「情報共有ツール」が1つに完結した非常に便利な管理ツールです。
タスク管理ツールでありながら、情報共有にも特化している点も魅力的。
コミュニケーション機能が満載なので、会社やチームで働く効率を向上させられます。

3: 進化した便利すぎるノート『Evernote』

Evernote

(出典:Evernote)

使いやすさ
★★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • アイデアをすぐに形にできる!
  • 簡単に素早く検索できる
  • 使い方はアイデアしだいで無限大!

『Evernote』は、アイデア次第でさまざまな使い方ができる万能ツール!
「テキスト」「画像」「音声」「PDF」「文書」などさまざまなものを簡単にノートに追加できます。

また、多彩な編集機能が搭載されているため、自分らしく思うままにノートを編集できるのも魅力的なポイント。

タスク管理はもちろん、ToDoリストや日々の記録を残すノートしても活用できます。
まさに、忙しいビジネスパーソンに欠かせないツールといえるでしょう。

ダウンロードはこちら↓

Evernote

Evernote
開発元:Evernote
無料
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4: 多くの企業が利用するツール!『Chatwork』

Chatwork

(出典:Chatwork)

使いやすさ
★★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • ビジネスチャット国内利用者数No.1!
  • 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準
  • 中小企業向けビジネスチャットツール

『Chatwork』は、仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットツールです。
メールや電話、ビデオ通話などビジネスに必要な機能がすべてそろっています。
また、Chatworkユーザーであれば、社内外に関係なく誰とで繋がれるのも魅力的なポイント。
社内で活用するのはもちろん、社外メンバーが関わる仕事でも、情報共有をスムーズに行えます。

仕事のコミュニケーションを効率的にしてくれる、すべてのビジネスパーソンにおすすめなツールです。

ダウンロードはこちら↓

Chatwork

Chatwork
開発元:Chatwork Co.,Ltd.
無料
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5: 現場のニーズから生まれたビジネスツール『Todoist』

Todoist

(出典:Todoist)

使いやすさ
★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • 気軽で簡単にタスク登録できる
  • シンプルで使いやすい!
  • さまざまなアプリケーションとの連携可能

『Todoist』は、現場のニーズから生まれたプロジェクト管理ツールです。
スマホアプリとも連携可能で、気軽にタスク管理ができるのが魅力的。

タスク管理にも優れており、1日や1週間といった単位別に確認、管理ができます。
さらにリマインダー機能もついているため、タスクのやり忘れを防ぐことも可能です。

個人ではもちろん、チームでも利用できる優れたツールといえるでしょう。

ダウンロードはこちら↓

Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー

Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー
開発元:Doist Inc.
無料
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6: シンプルでわかりやすい!『Microsoft to do』

Microsoft to do

(出典:Microsoft to do)

使いやすさ
★★★★
価格 無料(Microsoftアカウントへの登録が必要です)
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • 業務の進捗がひとめでわかる!
  • タスクごとにチャットが使えるデータとして保存可能
  • 複数のデバイスに対応している

『Microsoft to do』は、Microsoft社が作ったタスク管理ツール。
必要最低限の機能のみが搭載されているため、初心者でも簡単に使うことができます。

また、タスクを1人でだけでなく複数の人と共有することも可能です。
Microsoftアカウントのアカウトがあれば、すべての機能が無料で利用できるのも嬉しいポイント!

 

ダウンロードはこちら↓

Microsoft To Do

Microsoft To Do
開発元:Microsoft Corporation
無料
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7: 直感的に利用できる!『Google keep』

Google keep

(出典:Google keep)

使いやすさ
★★★★
価格 無料
対応機種 iOS/Android/WindowsPC対応

  • 操作がとにかく簡単!
  • 位置情報に基づいた便利なリマインダー機能搭載
  • Googleドキュメントへのコピーがすぐにできる!

『Google keep』は、Googleの提供するメモサービス。
パソコンやスマホなど、さまざまなデバイスで活用できる、非常に使いやすいツールです。

また、「テキスト」「音声」「リスト」「画像」のメモができるのも嬉しいポイント。

よりシンプルで使いやすいツールを探している方におすすめのツールです。

ダウンロードはこちら↓

Google Keep - メモとリスト

Google Keep – メモとリスト
開発元:Google LLC
無料
posted withアプリーチ

まとめ:自分やチームに合ったタスク管理方法を選ぶことが大切

今回は、タスク管理についてさまざまなことをお伝えしていきました。

タスク管理を上手に行うことで、仕事をより効率よく進めることができます。
自分やチームに適したタスク管理をぜひ、実施してみてください。

また、本記事でご紹介したタスク管理ツールもぜひ活用してみてくださいね。

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