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仕事の時間管理方法を5ステップに分けて解説!おすすめのツール10選も紹介

仕事 時間管理

仕事で「時間をうまく管理できない」と悩む人は多いです。

時間の管理方法にはいくつかのポイントがあるのですが、それを知らずに苦労している方もいるでしょう。

「仕事の時間管理ってどうやればいいの?」
「仕事でうまく時間を管理するためのポイントは?」
「時間を管理しやすくするツールが知りたい!」

そんな方のために、今回は

  • 仕事の時間管理をする方法
  • 仕事の時間管理におけるポイント
  • 仕事の時間管理におすすめのツール

についてご紹介します。

仕事をスムーズに進めるために、時間管理はとても重要です。
仕事の管理に困っている方は、こちらの記事もあわせておすすめですよ。

スケジュール管理 スケジュール管理のメリットや成功させる9つのコツ!おすすめのアプリも紹介

時間を制するものは仕事を制します。

「仕事の時間管理のコツを知りたい」という方は、ぜひ最後まで読み進めてくださいね。

仕事で時間管理が重要な理由

仕事で時間管理が重要なイメージ

そもそも、なぜ仕事で時間管理が重要なのでしょうか。

仕事で時間管理が重要なのは、限られた時間のなかで円滑に仕事を進めるためなのです。

社会人は、1日の勤務時間が決まっています。
その限られた時間のなかで、与えられた業務をこなさなければなりません。

時間をうまく使えず、業務に時間をかけすぎてしまうと、勤務時間内に仕事が終わらなくなります。
場合によっては周囲に迷惑をかけたり、残業しなければならなくなったりするでしょう。

時間の使い方を工夫することで、スムーズに仕事を進められるようになります。
うまく時間を管理すれば、仕事の生産性や効率を高めることもできますよ。

仕事の時間管理をする方法5ステップ

仕事の時間管理をする方法

仕事の時間管理が重要な理由についてお伝えしました。
時間をうまく使い、気持ち良く仕事を進めたいものですね。

では具体的にどうやって仕事の時間を管理すればいいのでしょうか。

「仕事の時間管理が苦手」という方は、方法がわからないだけであるケースも多いです。

時間管理の方法を知り、日々の仕事で実践してみましょう。

仕事の時間管理をする方法について、次の5ステップでご紹介します。

  1. タスクをリストアップする
  2. 優先順位を決める
  3. タスクに所要時間と期限を設定する
  4. 実際のスケジュールに落とし込む
  5. 自分が使える時間を把握する

ステップごとに見ていきましょう。

1.タスクをリストアップする

まずは、現時点で抱えているタスクをすべてリストアップします。

時間管理が苦手な人は、自分が抱えているタスクを把握できていないケースが多いです。
頭のなかだけで考えるのではなく、実際に紙に書き出すなどして可視化しましょう。

頭のなかで「タスクはこれと、これと…」と考えていても、作業するうちにやるべきことを忘れてしまいます。

タスクを可視化することで、抜け漏れなくタスクを洗い出し、管理できるようにするのです。

リストアップの作業は常に行い、自分が抱えているタスクをいつでもチェックできるようにしておくと良いですよ。

2.優先順位を決める

タスクをすべてリストアップしたら、タスクの優先順位を決めていきます

つまり、どの順番でタスクに取りかかるかを明確にするのです。

優先順位の決め方は、タスクの「緊急性」と「重要性」で判断します。
緊急性と重要性の高いものから、順位をつけていきましょう。

  • 優先順位1:緊急かつ重要
  • 優先順位2:重要ではないが緊急性が高い(短時間で取り組む)
  • 優先順位3:緊急ではないが重要性が高い(時間をかけて取り組む)
  • 優先順位4:緊急性も重要性も低い

上記の判断基準でタスクの優先順位を決めていきます。

もし判断に迷った場合は、上司の指示を仰ぐと良いでしょう。

3.タスクに所要時間と期限を設定する

タスクを洗い出し、優先順位も決まりました。
次は、それぞれのタスクに所要時間と期限を設定します。

すでにやったことのあるタスクなら、おおよそどれくらいの時間がかかるか見当がつくでしょう。
もし不安な場合は、多めの時間を見積もると安心です。

期限を設定するときは、具体的な期日を決めます。
「いつまでに終わらせるのか」を決めることで、ダラダラと仕事せずに済みますよ。

タスクの期限は、余裕を持って早めの日程に設定しておくことが大切です。

期限を早めにしておくと、仕事を早く終わらせられる上、もし不測のトラブルが起きても慌てずに対処できます。

4.実際のスケジュールに落とし込む

タスクの所要時間と期限が決まれば、実際のスケジュールに落とし込みます

スケジュール帳などを活用し、優先度の高いタスクから順に1日、1週間、1ヶ月のスケジュールに当てはめていきましょう。

もしスケジュールに落とし込むなかで、タスクに取りかかる時間が足りないとわかった場合は、思い切ってタスクを捨てる勇気も必要です。

時間には限りがあるので、優先順位の低いものは削りましょう
上司に相談して巻き取ってもらうか、ほかの人に頼む方法もあります。

また、実際のスケジュールに落とし込んだあとは、進捗状況をチェックすることも大切です。
遅れが生じている場合は調整し、期限に間に合うよう仕事を進めましょう。

5.自分が使える時間を把握する

実際のスケジュールに落とし込んで仕事を進めていくなかでは、自分が使える時間を常に把握しましょう

タスクはあとから追加・変更される場合もあります。
自分が使える時間を把握していれば、柔軟に対応できますよ。

「これ、◯日までにお願いできる?」と急にタスクを振られることもあるでしょう。
時間に余裕があれば受けることができますし、余裕がなければ断れます。

時間を管理するためには、自分が使える時間を把握してタスクを管理することが大切です。

常に自分が持っている時間やタスクを把握する意識を持ちましょう。

仕事の時間管理におけるポイント7つ

仕事の時間管理におけるポイント

時間管理の方法について5つのステップをお伝えしました。
毎日の始業時や1週間ごとに見直し、継続していきましょう。

基本的な時間管理の方法のほかにも、時間管理で覚えておきたいポイントを理解すると、時間の使い方がうまくなります。

「時間管理がどうにもうまくいかない」と感じている人は、ぜひポイントを活用してみてくださいね。

ここでは、仕事の時間管理における7つのポイントをご紹介します。

  1. 見える化する
  2. 「かける時間」を決める
  3. 自分の能力に応じて現実的に設定する
  4. 情報は1ヶ所にまとめる
  5. 朝の時間を有効活用する
  6. 振り返りをする
  7. ツールを活用する

どれもすぐに取り入れられるポイントばかりです。

詳しく見ていきましょう。

1.見える化する

1つめのポイントは、タスクの「見える化」です。

タスクが割り振られたとき、まずはタスクの目的、具体的な作業、成果物を見える化します。

仕事では「何のためにそのタスクがあるのか」を理解し、目的に応じた成果を出すことが大切です。

さらにタスクを作業レベルに分解することで、どれくらいの時間がかかるのかを見積ることができます。

たとえば、「会議の資料作成」というタスクなら、

  • 資料に掲載する情報の検討・収集:◯分
  • パソコンで資料作成:◯分
  • 会議の人数分に資料をコピー:◯分

といった作業に分けて考えられるでしょう。

タスクを見える化することで所要時間がわかるので、実際のスケジュールに落とし込んで考えられます。

2.「かける時間」を決める

仕事によっては、求める質に応じて所要時間が変わることもあります。

限りがある時間のなかでは、タスクにかける時間を決めておくことも大切ですよ。

「このタスクには最大でも◯分」と決めておくことで、そのタスクに必要以上に時間をかけてしまう状況を避けられます

常に時間を意識し、決めた時間内で終わらせる意識を持つことで、スケジュールが後ろ倒しになることもありません。

時間管理には、「どれくらい時間がかかるか」だけでなく「どれくらい時間を割くか」という考え方が必要です。

3.自分の能力に応じて現実的に設定する

仕事の時間管理は、机上の空論になっては意味がありません。
自分の能力に応じて、現実的に設定することが大切です。

人には仕事に応じて能力の差があります。
「資料作成は得だけど、プレゼンは苦手…」などと感じることもあるでしょう。

  • 「このタスクは苦手だから、少し多めに時間を見積もろう」
  • 「このタスクは得意だから、短めの時間配分でも大丈夫だ」

上記のように、自分の能力を客観的に把握できていれば、時間管理にも役立てられます。

能力を考慮することで、より現実的でスムーズなスケジュールを設定できますよ。

4.情報は1ヶ所にまとめる

仕事の情報は1ヶ所にまとめるようにしましょう。

「会議の予定はカレンダー、クライアントとのアポイントメントはスケジュール帳、部下との面談はメモ」など、情報が分散している状態は良くありません。

情報のある場所がバラバラだと、必要なときにどこを見るべきかがわからなくなります。
また、情報の見落としが増え、ミスにもつながるでしょう。

情報は1ヶ所にまとめることで、すぐに把握しやすくなります
「仕事のことはスケジュール帳を見れば一目瞭然」といった状態が理想です。

スマホやパソコンなど、どこからでも見られるスケジュール管理ツールなどもおすすめですよ。

5.朝の時間を有効活用する

1日の時間管理をするなら、朝が適しています
朝の時間を有効活用しましょう。

朝にその日のやることをリストアップし、1日のスケジュールを決めておくと、時間をうまく使えます。

1日のスケジュールを組む場合は、30分単位、1時間単位で具体的に決めることが大切です。

やるべきことが明確になるので、無駄な時間が生まれず、仕事に集中できますよ。

朝から時間管理をすれば、1日の見通しが立ち、充実して取り組めるでしょう。

6.振り返りをする

時間管理は、スケジュールを立てて終わりではありません。
実際に行動したあとは振り返りをして、次に活かしましょう

仕事を終える前に1日を振り返り、タスクがどれくらい進んだかを予定と見比べます。
タスクの所要時間が見積もりより多い、少ないなどの違いがあるでしょう。

  • 「このタスクは◯分でできると思っていたけど、実際は◯分かかった」
  • 「今日は4つのタスクをする予定だったけど、予定よりスムーズに進んで5つ目にも着手できた」

など、振り返ることで次に時間を管理するときに役立ちます。

1日だけではなく、1周間や1ヶ月単位でのスケジュールも見ながら、広い視野で振り返りましょう。

7.ツールを活用する

仕事の時間管理では、便利なツールを活用することもポイントです。

世の中には、時間管理に役立つたくさんのツールがあります。

うまく活用することで、時間管理をより簡単にできますよ。

たとえば、

  • タスク管理アプリ
  • 時間計測ツール
  • カレンダー共有ツール

などはオフィスでもよく使用されています。

自分に合ったツールを見つけて、毎日の仕事に取り入れてみましょう。

仕事の時間管理におすすめのツール10選

仕事の時間管理におすすめのツール

仕事の時間管理のポイントについてお伝えしました。

時間管理のポイントの1つに、ツールの活用があります。

「どんな時間管理ツールがおすすめなのか知りたい!」という方もいるでしょう。

ここでは、仕事の時間管理におすすめのツール10選をご紹介します。

また、仕事の効率化におすすめのアプリもあるので、興味のある方はこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

仕事アプリ 【いますぐ使える】仕事を効率化できるアプリ28選をジャンル別に解説

それでは、仕事の時間管理におすすめのツールを1つずつ見ていきましょう。

1.Timecrowd

Timecrowd

「Timecrowd(タイムクラウド)」は、「記録と見える化」に特化した多機能な時間管理ツールです。

個人・チームでの利用が可能で、タスクや時間を共有できます。

仕事では「報告・連絡・相談」が重要です。
Timecrowdを使えば、タスクの進捗やメンバーの時間などを常に共有できます。

効率良く情報を共有できるので、大切なことに絞ったコミュニケーションがとれますよ。

Timecrowdを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

2.Timely

Timely

「Timely(タイムリー)」は、プロジェクト単位・メンバー単位のタイムトラッキングが可能な時間管理ツールです。

個人やプロジェクトメンバーが、タスクにかけた実働時間を記録できます。
実働時間の記録のほか、レポート機能をありますよ。

GoogleカレンダーやGmailなどの外部アプリとの連携も可能で、手動入力の手間を削減できます。

海外で開発されたツールなので日本語には未対応ですが、優れたUIで問題なく使えるでしょう。

Timelyを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

3.Toggle

Toggle

「Toggle(トグル)」は、時間管理の定番ツールです。

タスクの作業時間を記録でき、仕事の生産性の向上に役立ちます。

海外で開発されたツールのため、表記はすべて英語ですが、画面がシンプルなので直感的な操作が可能です。

無料・有料のプランがありますが、個人で使うなら有料でも十分な機能があります。

Toggleを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

4.Jooto

Jooto

「jooto(ジョートー)」は、クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。

14万ユーザーに利用されており、幅広いプロジェクト管理に役立ちます。

操作はドラッグ&ドロップだけで、誰でも簡単に使えるのも嬉しいポイント。

  • 締切の通知
  • コメント機能
  • ガントチャート

など、あらゆる機能が揃っています。

日本語のサポートも充実しており、困ったときも安心です。

jootoを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

5.Clock It!

Clock It!

「Clock It!(クロックイット)」は、タスクと時間を管理できるツールです。

ストップウォッチ感覚で利用でき、作業時間を記録しておけますよ。

また、進捗具合からあとどれくらいで作業が終わるかを自動で見積りしてくれます。

作業記録はグラフで分析可能です。
自分がどの作業にどれくらい時間をかけているのかが可視化できます。

Clock It!を使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

6.TaskChute

TaskChute

「TaskChute(タスクキュート)」は、Excelベースの時間管理ツールです。

事前にToDoリストにタスクを登録し、見積もり時間と実際の作業時間を記録できます。

インターネット環境がなくても利用可能なので、使う場所を選びません。

レビュー機能を使えば、タスクごとにかけた時間、好きなことにかけた時間を簡単に振り返られます。

TaskChuteを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

7.Paymo

Paymo

「Paymo(ペイモ)」は、プロジェクト管理や複数人での共有だけでなく、請求書の発行や経理処理ができるツールです。

  • タイムトラッキング
  • プロジェクト管理
  • 複数ユーザーでの共有
  • 請求書作成
  • クライアント管理

など、幅広い機能を備えており、仕事の効率化に役立ちます。

パソコンだけでなく、スマートフォンアプリもあるので、いつでも利用できますよ。

Paymoを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

8.Tick

Tick

「Tick(ティック)」は、タイムトラッキングツールです。

プロジェクトやタスクごとに時間を記入するだけのシンプルさが人気を集めています。

タスク完了までの所要時間についてフィードバックを受けられ、次のタスクに応用可能です。

複数のタスクにタイマーを設定することもできますよ。
タスクを漏れなく把握でき、ミスを防ぎます。

Tickを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

9.TimeDoctor

TimeDoctor

「TimeDoctor(タイムドクター)」は、会社での時間の使い方を改善できる管理ツールです。

監視機能がついており、社員のアプリ使用状況やネット接続状況を監視できます。
リモートワークが広がっているなか、チームの仕事状況を管理するにはぴったりですね。

パソコンから離れているときはタイムトラッキングを自動停止する機能もあり、便利です。

ビジネスプロセスを改善するヒントも豊富で、無駄な時間の大幅な削減と、生産性の向上に役立ちます

TimeDoctorを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

10.CotoGoto

CotoGoto

「CotoGoto(コトゴト)」は、AI(人工知能)とのチャットで作業時間やモチベーションを管理するツールです。

一般的な時間管理ツールでは、作業時間やタスク内容を記録するものが多いでしょう。

CotoGotoは、AIによるチャットで本人の感情や場所といった視点から情報を解析し、仕事の効率化に役立てられます。

「仕事管理ツールは堅苦しい」と感じる方でも、チャットなので気軽に利用できますよ。

CotoGotoを使って仕事の時間管理をしたい方は、公式サイトをご覧ください。

まとめ:時間管理は仕事の大切なスキル

今回は、仕事の時間管理についてご紹介しました。

仕事では、限られた時間内で与えられたタスクをこなすために、時間管理が重要です。

時間管理をすれば、時間を意識してタスクを効率的に進められますよ

どんな仕事においても、時間管理は大切なスキルです。

時間管理を身につけて、日々の仕事に活かしてくださいね。

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