仕事を進めるための段取り術とは？業務効率をあげる12個のコツ

「仕事を効率よく進めたいけどできない」
「段取りが上手な人と下手な人はなにが違うのか」

と思うことはありませんか？

仕事を効率よく進めようとしても、どうすればうまくいくのか分からずに悩んでしまいますよね。

では、仕事の段取りをうまく立てるにはどのような方法があるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば仕事の段取りの立て方が分かり、毎日の作業をさらに効率化できるようになります。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事において段取りが重要な理由

仕事を効率よく進めるには、きちんと段取りを立てることが重要です。

きちんと段取りを立てなければ、想定時間を見誤るなどして作業の遅れに繋がったり、納期に間に合わなくなることもあるでしょう。

あらかじめ段取りを組んでおくことで、下記のようなメリットがあります。

段取りを立てて取り組むことで、全体的な仕事のスピードやクオリティを大きく高めることに繋がるのです。

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仕事が進まない！段取りに関するよくある4つの悩み

仕事がうまく進まないと悩んでいる人は、そもそもの段取りの仕方に問題がある可能性があります。

自己流で進めていると、ついうっかり誤った方法で作業を進めてしまうこともあるでしょう。

多くの人が毎日の作業で悩みがちな項目は、以下のとおりです。

それでは、詳しく見ていきましょう。

1.仕事を1人で抱えてしまう

自分1人の力でなんとかしようとして、仕事を抱え込みすぎる人がいます。

人に頼ったり、仕事を振ったりすることが苦手であるためです。

仕事を1人で抱えてしまうと、分量によってはどんなに頑張っても納期に間に合わない場合もあります。

本来、仕事は複数人で協力しあっておこなうものです。

しかし、上記のようなメンタルブロックがかかってしまい、まわりに仕事をお願いしづらくなっているのです。

2.想定外のことが起こって作業が滞る

計画を練って仕事を進めようとしても、想定外のことが起こると途端に思うように進まなくなってしまう場合があります。

原因は、想定外の事態に備えた準備不足が考えられます。

上記のような状態では、想定以上のアクシデントが起きたときの対応はできません。

「万が一」の準備を怠っていると、いざというときに仕事が全く進まないということも出てくるのです。

3.時間を忘れて仕事をしてしまう

よく言えば「没頭している」ということなのですが、それは「タイムマネジメントがうまくいっていない」ともいえます。

仕事に集中しすぎて、他のことに頭が回らなくなっているのが原因として考えられます。

上記のような内容に心当たりがある方は、段取りに苦手意識を持っている方も少なくないでしょう。

集中することは良いことですが、決められた時間に決められたことができなくてはネガティブな評価を下されるリスクもあります。

4.上司や同僚への根回しがうまくできない

いわゆる「根回し」がうまくできていないと、物事がうまく進まない場合があります。

根回しなしで唐突に新規事業などを提案してしまうと、まわりから理解を得るのに時間がかかってしまうからです。

新しい事業を推進する場合は、

などに事前に情報を共有し、複数名から共感を得ておきましょう。

根回しも事前準備の1つとしては大切な考え方です。

この視点が欠ける人は、周囲から「段取り不足」と見られることがあるでしょう。

仕事の段取りが上手な人の4つの特徴

仕事の段取りが上手な人は、効率重視で行動していることが考えられます。

効率の良し悪しによって、仕事に必要な時間や労力、出来栄えや成果に大きく影響されるからです。

仕事の段取りが上手な人の特徴は、以下の4つです。

それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

1.整理整頓ができている

情報整理できる人は、机の上が整理整頓されているという特徴があります。

デスク上に書類が散らかっていると、必要なときに必要なものが出てこないことから気持ちが焦ってしまうこともあるでしょう。

こういった事象が恒常的に発生してしまうと気持ちに落ち着きがなくなり、計画を立てて物事を考える余裕がなくなってしまいます。

段取りが上手な人はデスクの上ひとつでも、できるだけイレギュラーなことが発生しないような工夫をしているのです。

2.優先順位を意識して行動している

仕事ができる人は、優先順位を意識して行動しているという特徴があります。

彼らは優先順位を意識することで「今やらなくても良い仕事」を後回しにしているのです。

1日のタスクが最適化されているため、段取りが苦手な方と比較すると仕事の効率の良さは段違いです。

こういった視点があるかないかで「段取り上手」か否かが決まります。

3.コミュニケーション能力に長けている

仕事を円滑に進めるには、まわりの人と良好な関係を築けるコミュニケーション能力が必要です。

多くの仕事はチームで成り立っているため、状況をうまく伝えられる力が求められます。

などをまわりの人と正しく状況を共有できていれば、1人では時間の掛かる仕事も周囲の人に手伝ってもらいやすくなります。

仕事を自分だけで抱え込まず、適度にまわりにもお願いできるような関係性を保てるかどうかがポイントです。

4.トラブルを柔軟に対応できる

段取り上手な人は、トラブルが起きたときに適切に対処できるという特徴があります。

なぜなら、トラブルが起こることを想定して事前に準備をしているからです。

こういった「万が一」でも焦ることなく対応できる人が「段取りが良い人」と考えられているのです。

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仕事の段取りが下手な人の3つの特徴

仕事を一生懸命やっているけど、思いどおりに進まないという場面があります。

こういった方は目的を達成するまでの過程に問題がある可能性が考えられます。

段取りが悪い人に見られる特徴は、以下の3つです。

それでは、詳しく見ていきましょう。

1.モチベーションのコントロールが苦手

モチベーションのコントロールがうまくできない人は、仕事が遅れがちになります。

モチベーションはやる気に繋がり、生産性にも影響を与えがちです。

それゆえ、こういったケースに心当たりがある人は段取り作りが苦手な傾向にあります。

段取り上手になるためには、モチベーションの維持が不可欠といえるでしょう。

2.こだわりが強すぎる

こだわりが強すぎると、必要以上に丁寧になってしまったり、完璧を求めすぎて時間がかかってしまう場合があります。

原因として、その業務に求められていること、つまり、目的を意識せずに取り組んでいることが考えられます。

例えば、社内で共有するだけの資料であれば要点だけ理解できれば良いので、長時間綺麗なデザインを追求するのは無駄な作業ともいえるでしょう。

目標や目的をしっかり意識して、取り組むことが大切です。

3.思いつきで行動してしまう

思いつきで行動してしまう人は、計画どおりに仕事が進まなくなる場合があります。

原因として、物事の優先順位をつけることに苦手なケースが考えられます。

例えば、以下のような場面です。

急ぎの仕事を頼まれても、落ち着いて優先順位を見直すことが大切です。

仕事を段取りよく進めるコツ12個

仕事は、段取りよく進めることが重要です。

段取りよく仕事をこなすことができれば、無駄な作業を減らし、まわりから高い評価を得られるきっかけになるでしょう。

仕事を段取りよく進めるコツは、以下の12個です。

それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

1.仕事のゴールを明確にする

まずは、目標や目的をはっきりさせるところからはじめてみましょう。

ゴールを明確にすることで、おこなうべき作業が具体化できて段取りが組みやすくなるからです。

こういった項目を取りいれながら、ゴールまでに何をすれば良いのかが明らかになるようにしておきましょう。

2.必要な作業をリストアップする

ゴールが決まったら、どのような作業が必要かを考えて作業のリスト化をおこないましょう。

リストがあれば、おこなうべき作業をわざわざ思いだす必要も忘れてしまう心配もありません。

TODOリストを作成して、終わった作業から消していけば、

といったメリットが得られます。

ダラダラとした1日にしないためにも、作業をリスト化して計画的に過ごすようにしましょう。

3.リストアップした作業に優先順位をつける

作業をリスト化した後は優先順位をつけて、優先度の高いものから作業を進めていきましょう。

そもそも、仕事の段取りが苦手な人は「何から始めればいいか」が曖昧になりがちです。

そのため、作業の順番をあらかじめ決めておくことで、迷いがなく仕事を進められます。

業務の取り組み方は人それぞれですが、上記のような形で自分に合った優先順位を見つけてみましょう。

4.仕事のスケジュールは余裕を持たせた設定にする

仕事のスケジュールは余裕を持って設定しましょう。

余裕がないと、不測の事態が起きたときに対応しきれなくケースも考えられるからです。

これらのような予期せぬ事態が起きても、問題なくプロジェクトを完遂できるスケジューリングが必要です。

締切よりも数日多めにバッファを設けておくことで、精神的な余裕も生まれるでしょう。

5.仕事に取り掛かる前の準備を怠らない

仕事に取り掛かる前には、まずきちんと準備をすることが大切です。

ある程度予想されるトラブルに対しては、前もって準備しておくことで、実行時に迷いがなくなります。

1日が始まる前に、

などを、一度整理してから仕事を開始するようにしましょう。

6.迷ったときは簡単な作業から取り組む

優先順位を付けた上でもどれから手をつけて良いか迷った場合は、簡単な作業から取り組むようにしましょう。

達成感を感じつつ無駄な時間を削れるからです。

例えば、以下のような作業から手をつけていくと良いでしょう。

タスクが片付いていけば、モチベーションのアップにも繋がります。

少しでも前に進むためにも、手を止めないことが大切です。

7.仕事の進捗確認を徹底する

毎日、仕事がどの程度まで進んだのか、きちんと進捗確認をするようにしましょう。

進捗具合によっては、計画の見直しが必要になる場合もあるからです。

例えば、スケジュールの管理をする場合、Outlookを使って予定の削除や追加をおこなうと良いでしょう。

こうしたツールをうまく活用して、進捗管理を徹底することが大切です。

8.チーム内でのコミュニケーションを大切にする

同じチーム内や仕事を一緒にする人たちとコミュニケーションを取ることも大切なコツの1つです。

情報共有やトラブル相談などが可能になり、仕事が円滑に進められるからです。

例えば、

といった、気配りができると良いでしょう。

こうした周囲への気配りが、結果的に段取り力を高めることにも繋がります。

9.仕組み化できる仕事は仕組み化する

仕組み化できる仕事は仕組み化するようにしましょう。

仕事を仕組み化することで作業の浪費を防ぎ、効率化が可能になるからです。

例えば、作業手順や注意点などがわかりやすく書かれた業務マニュアルを作成しておけば、ノウハウを忘れてしまった場合でも作業が滞ることなく進められます。

このように仕事を仕組み化して、品質を確保することが大切です。

10.PDCAを意識して改善する

仕事が終わった後は、PDCAを意識して業務の進め方を改善するようにしましょう。

作業内容に無駄がなかったか、余計なことをしなかったかなどをチェックしてみるのです。

そうすることで同じミスをしないように改善点を見つけられ、次の仕事に活かせるでしょう。

1日の流れを振り返り、思ったより時間が掛かった工程などは原因を調査して、今後のために改善するようにしましょう。

11.起こりうるアクシデントを想定しておく

起こりうるアクシデントを、ある程度イメージしておくことが重要です。

あまりにタイトなスケジュールを組んでしまうと、不測の事態が発生したときに修正がきかなってしまうからです。

例えば、上司から突然呼び出されたり、クライアントからいきなり連絡がくることもあるでしょう。

そういった不測の事態に備えて、スケジュールには余裕を持たせておきましょう。

12.仕事の振り分けを適切におこなう

仕事をスムーズに進めるためには、まわりの人に仕事をうまく割り振ることも大切です。

適切な振り分けができなければ、アウトプットの質や納期に問題を生じさせてしまう可能性があります。

まわりの人に仕事を振り分けるときには、

といった点を見極めることも重要です。

仕事をうまく割り振って、効率的に進めるようにしましょう。

まとめ：仕事ができる人になるためには、段取り力をアップすることが大切

仕事を効率よく進めるためには、段取り力を高めることが大切です。

段取り力を高めることで心に余裕が生まれ、ワンランク上の仕事にチャレンジしたり活躍の場を広げることにも繋がるからです。

段取り力を高める方法は以下のとおりです。

段取り力を身につけたいという人は、今回ご紹介した方法を実践してみましょう。