仕事の進め方がわからない人必見！今すぐ実践できる効率のいい手順とコツを解説

「仕事を効率よく進めたい」
「どういう段取りで進めるべきか知りたい」

と思うことはありませんか？

仕事を効率よく進めようとしても、時間がかかって困ってしまいますよね。

では、スピード感のある形で仕事を進めるにはどのような方法があるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば効率よく仕事を進められ、周りから評価されるようになります。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

「仕事の進め方がわからない…」仕事が早い人と遅い人の7つの違いを解説

仕事を早く終わらせる人と、行き詰まってなかなか先に進めない方がいます。

作業のコツを掴んでいる人は、行き詰まることなくサクサクと業務をこなせるでしょう。

具体的に仕事が早い人と遅い人の違いは、以下のとおりです。

上記で掲載した項目を、それぞれ細かく見ていきましょう。

1.仕事の全体像を把握している

仕事が早い人は、仕事の全体像を把握しているので、現在の進行状況も常に把握できています。

仕事の優先順位も細かくつけ、スムーズな業務を意識しているのです。

それに対して仕事の遅い人は、業務計画も曖昧で、どのくらい時間がかかるかが推測できません。

このように仕事の全体像が見えていれば、上司に的確な進行状況をすぐに答えられます。

また仕事の全体像が見えているため、どの作業に時間がかかるか俯瞰して取り組めるため、計画どおりに仕事が進みます。

2.綿密な計画を立て実行している

仕事の全体像を把握した後、1日単位で業務を細分化しその日やるべきタスクとして行動できる人は、仕事を早く終わらせられます。

さまざまな事を予測し計画を立てられる人は、早く仕事に取りかかれるでしょう。

上記のように1日単位で業務を分解することで、その日やるべき作業が明確になります。

またひとつの作業にかかる時間も把握できるため、計画的に業務にとりかかれます。

3.手を抜いていい部分を理解している

仕事が早い人は、全力投球する部分と手を抜く部分を使い分けています。

業務には重要度の高いものから、低いものとあります。

すべてに全力投球しまうと、集中力も持たないためミスも増える一方です。

仕事の重要度により、優先順位をつけて仕事を終わらせていくのがよい方法です。

許容範囲のなかで、早めに仕事を終わらせることが早い人の特徴です。

4.パソコン操作のスキルが高い

パソコン操作のスキルが高い人は、仕事を早く終わらせられます。

資料作成や情報収集する際、パソコンに関する知識があれば、サクサクと仕事がはかどるでしょう。

たとえば、仕事をスムーズにこなせる人は、以下のような工夫を凝らしています。

パソコンを効率よく使いこなすことで、仕事の生産性を高められるのです。

5.作業速度にはこだわらない

仕事の早い人は、物理的な作業スピードよりは質を重視します。

いくら早く業務を終わらせられても、修正が多ければ意味がありません。

ある程度、質にこだわることで結果的に早く仕事を終わらせられます。

目に見える作業スピードにこだわりがちですが、下準備を徹底することで、最終的なスピードは高まります。

何のための業務かしっかり考えおこなうことで、結果的に早く仕事を終わらせられるのです。

6.柔軟で合理的な考えを持っている

どんな場面でも柔軟に考え、物事に対応できる人は仕事が早いです。

上司からの修正や、予期せぬトラブルなどで臨機応変な対応が求められることもあるでしょう。

そういった場面で、柔軟で合理的な考えを持つ人こそが、スムーズに業務を回せるのです。

常に効率を求められる人は、仕事が早いです。

彼らは、ときに社内の常識を疑いながら、最適な行動を打ち出すこともあります。

仕事を終わらせるため、効率よく行動を常に追い求めているのです。

7.スキルアップを怠らない

仕事が早い人は、スキルアップのため普段から学ぶ姿勢で取り組んでいます。

どうすればパフォーマンスの高い仕事ができるかを、常に考えているのです。

一方仕事の遅い人は、仕事の時しか業務のことを考えていません。

このように自分の能力値を高め、仕事の質を高めようとする人は、仕事が早いのです。

---

「今の働き方に不満はあるけど、日々の業務が忙しくてゆっくり考える時間がない…」
そんな悩みを持つ方に向けて【DMM WEBCAMP】では無料のキャリア相談を実施しています。
ビデオ通話で相談をすることができるため、仕事で忙しい方でもスキマ時間に気軽にカウンセリングを受けることも可能です！
プロのキャリアカウンセラーと一緒に、今後のキャリアについて考えてみませんか？

仕事の進め方がうまい人が実践している5つの手順

仕事の進め方がうまい人は、常に仕事のことを考えています。

具体的に仕事の進め方がうまい人が実践する手順を知ることで、作業効率アップの手助けになるでしょう。

仕事の進め方がうまい人は、以下のような手順で作業を進めます。

掲載した項目を、それぞれ見ていきましょう。

1.仕事の目的を把握しゴールを決める

仕事の目的を把握し、効果的に業務ができる人は、仕事が早いです。

なんとなく仕事していては、時間ばかり過ぎてしまうものです

仕事の目的を把握し、ゴールを決める事例は、こちらの項目をご参照ください。

これらのことを踏まえながら、まずは全体像を確認していきます。

2.具体的なタスクから優先順位を決める

具体的なタスクを明確にし、作業を細分化していきます。

そして、その細分化した業務の中から「何から始めるか」を考えていくのです。

やるべきことの粒度を細かくできたら、以下のような手順で仕事を進めていきます。

このような形でタスクを明確化することで、煩雑な頭の中を整理できます。

特定のタスクをこなしているときに、他の仕事を考えないことで、結果的に業務を早く終わらせられるのです。

3.スケジュールを逆算して計画を立てる

やるべきことをピックアップしたら、次に目を向けるべきは「期日」です。

「いつまでに何をするべきか」を明確にすることで、無駄なく行動できます。

以下のような方法で、スケジュールを立てるのが効果的です。

スケジュールから逆算することで、仕事の重要度を把握できます。

優先順位を決め行動できるので、早く仕事が終わらせられます。

4.決定した計画を実行する

計画に沿って実行することで、軌道修正をすぐにできます。

上司をはじめとした周囲の仲間も作業確認をしやすいため、アドバイスをもらえる場面もあるでしょう。

手際のいいビジネスパーソンは、計画どおりに仕事をおこないつつ、フィードバックをもらいやすい環境下にいるのです。

5.仕事の全容を振り返り反省する

やるべきタスクが完了したら、業務を振り返る時間を取ります。

反省点を洗い出すことで、今後の仕事への取り組みを修正できます。

このような形で、おこなった内容をさらに改善できるポイントを洗い出していくのです。

効率の良い仕事の進め方のコツ10選

効率のよい仕事の進め方には、コツがあります。

ただ闇雲に業務をおこなっても、スムーズに物事は進みません。

効率のよいコツを知ることで、仕事の進め方が格段とよくなり、効率アップに繋がります。

効率のよい仕事の進め方のコツは、以下のとおりです。

それぞれの項目を、細かく見ていきましょう。

1.身の周りの整理整頓をする

身の回りの整理整頓をすることで、必要な物がすぐに取り出せます。

デスクやかばんの中などが散らかっていると、必要な物を探す時間をロスしてしまいます。

このような形で、ちょっとしたコツで身の回りを整理整頓できます。

整理整頓は作業効率アップにもつながるため、積極的に取り組むべきでしょう。

2.余裕を持ってスケジュールを組む

業務をおこなう際の計画は遅れるものだと思い、余裕を持ってスケジュールを組むことが大切です。

急ぎの案件が入ったり、予期せぬトラブルが発生した際も柔軟に対応できます。

納期に追われていては視野も狭くなり、仕事に全力投球できません。

以下のように余裕を持ってスケジュールを組むのが効果的です。

余白期間も予定に入れることで、予期せぬ出来事にも対応できます。

また想定していた作業時間を超えることもあるため、作業開始してから正確な作業時間を想定することでズレなく計画できます。

3.周囲とのコミュニケーションを大切にする

周囲とのコミュニケーションを普段から大切にすることで、お互いの意見の相違も起きません。

上司や仕事仲間と意思疎通を測る努力をすることで、業務を円滑に回せます。

いわゆる「傾聴力」を磨くことで、周囲の人間関係は良好になるでしょう。

建前ではなく、奥にある本音を読み取れたら、深いコミュニケーションが可能になります。

傾聴力はコミュニケーションに必要不可欠！身に着けるための方法とは？

4.完璧を求めすぎない

完璧を求めすぎないことで、仕事を早く終わらせられます。

完璧でなくても、おこなっている業務を早く仕上げ、細かい部分は後で修正することで円滑にできます。

以下の方法で、スピードを意識して仕事を終わらせるのが効果的です。

このように始めから完璧を目指さず、まずは仕事をこなすために行動することが大切です。

5.早めの報連相を心がける

早めの報連相で仕事の進み具合を上司と共有することで、業務をスムーズにおこなえます。

報連相を心がけることで、お互いの認識のズレもすぐに修正できます。

連携が取れれば、結果的に作業が早く終わることもあるでしょう。

とくに悪い内容報告を放っておくと、会社全体の問題になることもあります。

できるだけ早く、状況を共有できるように努めましょう。

6.わからないことはすぐに相談する

わからないことはすぐに聞くことで、作業効率アップになります。

問題を先延ばしにしていては、タスクの完了も遅れてしまうでしょう。’

わからない段階で上司や先輩に相談すれば、その後の方向性もすぐに定まります。

上記のような方法で、謙虚な姿勢で意見を求めるとよいです。

相手の時間を頂くということを意識して相談すれば、快く話を聞いてくれるでしょう。

7.作業効率化ツールを活用する

ツールを使いスケジュールやタスクを管理することで、仕事の全体像を把握しやすくなります。

パッと見たときでも、計画を把握しやすいため、作業に集中できます。

記憶の中に留めておこうとすると、ミスの原因にもなるでしょう。

上記のように効率化ツールを使うことで、スムーズに業務が進みます。

業務を効率化させるアプリケーションを活用すれば、仕事も着実に進められるでしょう。

8.得意な仕事から取り掛かる

得意な仕事から取り掛ることで、スムーズに業務をおこなえます。

苦手な仕事で立ち止まっていては、その後のスケジュールも押してしまうことで、焦りにもつながります。

以下のように得意な仕事から取り掛かり、作業効率アップを図るとよいでしょう。

苦手な仕事をから始める方法も悪くはありませんが、苦手ゆえに予想外のイレギュラーに悩まされることもあります。

全体的なスケジュールがタイトになるリスクもあるため、できることから始める方が安全でしょう。

9.時間を区切って作業をおこなう

時間を区切っておこなうことで、ひとつの作業に集中できます。

マルチタスクが苦手な方は、あれもこれもと手をつけてしまうと、集中力も途切れがちです。

「1時間の間は、このタスクだけする」という気持ちで取り組めば、スムーズに仕事が回ることでしょう。

円滑に業務を回すために、時間を区切り作業することは大切なのです。

10.ノートやメモを活用する

ノートやメモを活用することで、仕事に対してのアイディアやタスクをすぐに書き込めます。

パソコンやタブレットでは起動する手間や労力がかかるため、その間に書き込みたいことが書けないのはもどかしいものです。

以下のようにノートやメモを活用すると、効率アップできます。

上記のような工夫を凝らし、作業効率を高める武器として活用しましょう。

---

「今の働き方に不満はあるけど、日々の業務が忙しくてゆっくり考える時間がない…」
そんな悩みを持つ方に向けて【DMM WEBCAMP】では無料のキャリア相談を実施しています。
ビデオ通話で相談をすることができるため、仕事で忙しい方でもスキマ時間に気軽にカウンセリングを受けることも可能です！
プロのキャリアカウンセラーと一緒に、今後のキャリアについて考えてみませんか？

仕事の進め方がわからない場合に知っておくべき3つの対処法

仕事の進め方がわからない場合、どのように動いていいのか迷うところです。

仕事の進め方のポイントを押さえておくことで、スムーズに仕事ができるようになります。

上記で掲載した項目を、それぞれ細かく見ていきましょう。

1.わからないことは自分で調べてから先輩に質問する

わからないことはすぐに聞かず、自分で調べて、部分的にわからないことを聞くのが効率のよい方法です。

始めからわからないことを聞いてしまうと、どこがどうわからないのか質問の仕方も抽象的になります。

また先輩も仕事があるので、1から説明するのは大変でしょう。

わからないことを自分で調べてから質問する方法は、以下の方法が効果的です。

仕事をするうえで、自分で調べる力・考える力は大切です。

質問力もアップし、相手にもわかりやすい質問ができるようになり結果、効率化に繋がるのです。

2.理解できるまで細かく聞く

理解できるまで質問し、わかったふりをしないことで仕事もスムーズに進みます。

上司や先輩に教わっているなか内容が理解できないのに、これ以上は聞にくいとわかったふりをしてしまっては仕事が前に進みません。

なぜなら理解していないので、ミスに繋がる可能性があるからです。

理解できるまで細かく聞くコツは、以下のとおりです。

理解できるまで聞くことにより、徐々に質問力がついていきます。

また質問する側・答える側の思考も整理され、仕事への理解力も深まります。

3.PDCAサイクルに沿って仕事をおこなう

計画から改善までの流れでPDCAを回すことにより、無駄なく業務を進められます。

PDCAを回すことで一連の作業のよい点・悪い点を可視化できます。

上記のようにPDCAサイクルを回す意味をしっかり意識することで、作業効率化に繋がります。

まとめ：仕事の進め方がわかるだけで効率よく作業が進められる

仕事の進め方のポイントを知り実践することで、業務を円滑におこなえます。

自分の仕事の姿勢を客観視することで、改善すべきポイントが見えてきます。

今回の記事でお伝えした要点をまとめると、以下のとおりです。

仕事効率化のため生産性や集中力を高めるためには、常に改善すべき点を考えることが必要です。

目標に向かい試行錯誤することで、仕事への理解も深まるのです。