仕事を整理するための「5S」とは！効率アップにつながるおすすめの書籍5選を紹介

「仕事を上手く整理して効率を上げたい」
「仕事の成果を今よりも上げたい」
「仕事の環境の整理って具体的にどうすればいいの？」
と思っていませんか？

仕事をする環境がキレイに整理整頓されている人は多くの場合、高い成果を上げています。
では、どうすれば上手く整理整頓ができるのでしょうか？

そこでこの記事では、

などについて、詳しく解説していきます。

この記事を読めば、仕事環境や内容を上手く整理するコツが掴めますよ！
ぜひ最後まで読み進めてくださいね。

仕事を効率化するのが上手な人に共通する特徴や役立つツールに興味がある方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事を効率化できる人のたった3つの違いとは？サクサク進める10のアイデアとツール5選

仕事環境を整理する基本！5Sとは

仕事環境を整理するための「5S」をご存じですか？

5Sは仕事環境を整理するために重要な5つのワードの頭文字をとって作られた言葉。
まずは、仕事環境を整理する基本である5Sの内容について詳しく見ていきましょう！

1.整理

「整理」の定義は、大事なものを見極め、不要なものを捨てることです。
不要なものは、仕事環境が整わない原因となります。

作業効率を上げるためにも、今後使う予定のない不要なものは処分しておきましょう。
仕事の整理を行うことで、迷う時間が減り作業効率を大幅に向上させられます。

2.整頓

「整頓」の定義は、整理によって残った必要なものを適切な場所に置くことです。

必要なものを探す時間は無駄です。
必要なものがすぐに見つけられるように整頓されていれば、業務効率を大幅に上げられるでしょう。
無駄な時間をなくすためにも、整頓は重要な役割を持ちます。

3.清掃

「清掃」の定義は、整理整頓された環境を保つための行動です。

仕事を気持ちよく進めるためにも、美しい環境は欠かせませんよね。
清掃を定期的に行うことで、不要なものがないキレイで整った環境を作れるのです。

4.清潔

「清潔」の定義は、掃除によってキレイになった環境を維持することです。

整理整頓が行き届いた場所では、少しの汚れでも目立ってしまいますよね。
清潔な状態が保たれた環境を作ることで、小さなゴミにも気がつけるのです。

5.躾

「躾」の定義は、これまでの4つのSを守り習慣化することです。

たとえ忙しい日があったとしても、常に整理整頓された環境を保てるように徹底します。
社員全員がルールを守ることで、キレイで整った環境を維持できるのです。

優秀な人の特徴や仕事ができる人だけが実践している仕事術について興味がある方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

“優秀な人”ってどんな人？今日からマネできる3つの仕事術

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仕事環境を整理するメリット3つ

仕事環境を整理することにはさまざまなメリットがあります。
では具体的に、どのような嬉しい効果があるのでしょうか？

ここからは、仕事環境の整理を行う代表的な3つのメリットについて詳しく見ていきましょう！
メリットを知って、仕事の整理術を上手く活用してみてください。

1.時間が節約できる

仕事環境を整理すれば無駄な時間を削減できるため、時間の節約が期待できます。

もしもデスクまわりが散らかっていたら、必要なものがどこにあるかを探さないといけませんよね。
一方、仕事で必要な書類がキレイに整理されていれば、必要なときにすぐに取り出せます。

必要なものを探す時間は無駄です。
必要なものを探す作業の1回1回の時間は数分でも、何度も繰り返せば相当な時間になります。

2.優先順位が決められる

仕事量が多いと、タスクの優先順位をつけるのが難しくなりますよね。
忙しいときほどタスクを上手に整理整頓していれば、仕事を上手く回せます。

優先順位が正しく決められることで、迷う時間を減らし無駄の削減につながるのです。
優先順位が決まれば、仕事の効率が大幅に上がり成果も出しやすくなるでしょう。

仕事の優先順位を間違わないための効果的なテクニックについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事における優先順位の決め方を3ステップで解説！間違えないための方法も9つ紹介

3.集中力がアップする

周囲が散らかっている環境では、雑念が入りやすく意識が散乱してしまいがち。
反対に、環境が整理整頓されていれば、余計なものが目に入らないため集中力をアップさせられます。

集中力がアップすれば仕事の効率が上がるだけでなく、ミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。
さらには、ミスをしないことで周囲からの信頼も向上します。

仕事の質を上げるためにも、環境の整理整頓は非常に大切なのです。

今すぐできる集中力を高める効果的な方法や、役立つアイテムに興味がある方はこちらの記事もぜひご覧ください。

集中力を高める方法とは？今すぐできるおすすめ16選を紹介

仕事内容を整理する方法5ステップ

5Sの定義は、仕事内容の整理にも活用可能です。

ここからは5Sにもとづいた仕事環境を整理するための実践方法を、5つのステップ形式でご紹介していきます。
それでは詳しい内容を順番に見ていきましょう！

1.必要なことを書き出す

仕事を効率よく終わらせるためには事前の確認や準備が大切です。
仕事でのミスを防ぐためにも、まずはやるべきタスクを書き出すことから始めましょう。

仕事に追われている時には、心にも余裕がなくなってしまうもの。
そんなとき、ただがむしゃらに目の前の仕事から手をつけてしまっていませんか？
しかし、何も考えずに業務に取り組んでしまえば効率が悪くなってしまいます。

たとえば、指示された仕事内容を、不透明なまま確認をせずに進めてしまったとしましょう。
慌てていたからといって間違った解釈のまま仕事を進めてしまえば、やり直しを要求され結果的により多くの時間が消耗されてしまいます。

タスクに正しい優先順位をつけて仕事の効率を上げるためにも、まずはやるべきタスクを書き出していきましょう。

2.行動を具体的なステップに分ける

仕事に取り掛かろうと思ったときに、「何から始めればいいかわからない」と困ってしまった経験がありませんか？

わからない状態のまま仕事を進めてしまうと、のちにやり直しをする羽目になることも。
そうなれば余計に仕事が増えてしまいます。
そうならないためにも、混乱してしまったときには行動を具体的なステップに分けてみましょう。

たとえば、やるべき仕事が3つあるとしたらそれを緊急度の高い順に並べます。
順番通りに書き出したら、やるべきことから順番に片付けていきましょう。

3.かける時間を決める

仕事の効率や生産性を高めるためには、時間を上手に使うことが大切です。
限られた時間の中で仕事をやりきるためには、一つひとつのタスクにかける時間を決めておく必要があります。

メールを書く、必要な書類を作る、など日々行う業務に対して明確な時間を設定し、毎日のスケジュールに落とし込みましょう。

かける時間を決めてスケジュール管理を徹底すれば、無駄が減り仕事の効率アップにつながります。
タスク漏れや優先順位の間違いをなくすためにも、スケジュール管理をしっかりと行いましょう。

スケジュール管理を上手くするための方法やコツについては、以下の記事をぜひ参考にしてください。

スケジュール管理のメリットや成功させる9つのコツ！おすすめのアプリも紹介

4.やらないこと・他人に任せることを決める

責任感の強い人は、すべての仕事を自分ひとりでやろうとします。

しかし、どれだけ頑張ってもひとりでできる仕事量には限界があるものです。
また、ひとりで行うよりも、周囲の人と協力した方が効率よく進む場合もあります。

仕事が上手く回らないと感じたときにこそ、自分の仕事内容や量を見直してみてください。
そして、他人に任せられる仕事はお願いするべきでしょう。

何でもひとりで抱え込むのではなく、他人に頼る勇気を持つことも大切ですよ。
仕事上のコミュニケーションスキルを磨く方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事上のコミュニケーション上手とは！求められる3つの能力や10個の改善方法を紹介

5.振り返りをする

振り返りとは、これまでの仕事のプロセスや行動を整理する行動のこと。
自分が目標達成に向けて行ったことを理解して、次の行動につなげるために行います。

振り返りを行うときにはプロセスや結果だけを見つめるのではなく、取り組んだ意味や理由についても考えてみましょう。
そして、次に同じような状況が起きたときの対策を立てておくことが大切です。

効果的な仕事の振り返りを行う方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

振り返りの意味とは？役立つ7つの手法で次の行動に繋げよう！

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仕事内容の整理術が学べる書籍5選

それでは最後に、仕事内容の整理術が学べるおすすめの書籍5冊を以下の通りにご紹介していきます。

本を読めば新しい知識を得られるだけでなく、視野が広がります。
さらに、ビジネスのスキルアップにおいても非常に高い効果が期待できるでしょう。

気になる書籍があれば、ぜひ実際に読んでみてくださいね。
それでは順番に見ていきましょう！

1.エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする グレッグ マキューン

Apple、Google、Facebook、Twitterのアドバイザーを務めるエリック・マキューン氏の著書である『エッセンシャル思考』。
本書では、本当に重要なことを見極めて確実に実行するための方法論「エッセンシャル思考」を身につける方法やその大切さを解説しています。

本書を読めば、99%の無駄を捨て1%に集中する方法が身につくでしょう。
「やりたいことが多すぎて何からすればいいかわからない」と悩んでいる方に、ぜひ読んでいただきたい1冊です。

2.武器としての図で考える習慣: 「抽象化思考」のレッスン 平井 孝志

「考えが上手くまとまらない」と悩んでいる方におすすめなのが『武器としての図で考える習慣』。
本書では、思考を図解化して考える手法を解説しています。

具体的な実践方法だけでなく、図で考える達人を目指す「実践編」まで完全網羅。
本書を読めば、仕事を上手く整理して効率化する「図で考える思考」を身につけられるでしょう。

より深い考え方を身につけたいと考えている方にぜひ読んでいただきたい1冊です。

3.ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング 赤羽 雄二

「自分の考えを上手くまとめられない」と悩んでいませんか？
そんな方におすすめなのが『ゼロ秒思考』。

「ゼロ秒思考」とは、紙とペンだけで実践できる頭がよくなる世界一シンプルなトレーニングです。
ゼロ秒思考を実践し繰り返すことで、混乱した感情や思考を上手くまとめられるようになるでしょう。

あなたもトップアスリートや戦略コンサルタントも実践する、頭と心を鍛えられるトレーニングを始めてみてはいかがでしょうか。

4.「後回し」にしない技術 「すぐやる人」になる20の方法 イ・ミンギュ

『「後回し」にしない技術 』は、 韓国で22万部を突破したベストセラーです。

本書では、心理学で実証された自分を動かす具体的なテクニックについて解説します。
心理学者である著者のもとに寄せられたリアルな相談をもとに、具体的な20の実例をご紹介。

根性論ではなくテクニックによって「実行力」を身につける方法を解説します。
あなたも本書を通して、すぐに行動できる人を目指してみてはいかがでしょうか。

5.時間術大全 人生が本当に変わる「87の時間ワザ」 ジェイク・ナップ

世界的ベストセラーを誇る『時間術大全』。
本書はGoogleやYouTubeで活躍する著者2人が、デジタル時代に知っておくべき新しい時間術を体現した1冊です。

本書では、無駄をなくし自分の人生の時間を取り戻す方法について解説しています。
習慣術や集中法など人間心理にもとづく画期的な87もの時間術を徹底解説。

本書を読めば、人生が変わるような時間術を身につけられるでしょう。
「いつも仕事に追われている」「自分の時間を増やしたい」と悩む方にぜひ読んでいただきたい1冊です。

まとめ：仕事環境と内容を整理して効率的に

今回は、仕事環境を整理する重要性やその方法を中心にご紹介していきました。

仕事環境や内容の整理整頓を習慣化すれば、仕事の生産性や効率が大幅に向上します。
「仕事が思うように終わらない」と感じるときにこそ、仕事環境や内容の見直しを行ってみましょう。
そして、ぜひ本記事でご紹介した5Sのステップを実際の仕事に活かしてみてくださいね。

「仕事が回らなくて辛い」と悩んでいませんか？
仕事が回らなくなる原因や対策法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事が回らない原因と対策を7つに分けて詳しく解説！5つのデメリットも紹介