仕事での適切な「ほうれんそう（報連相）」が評価を上げる！重要性と簡単にできるコツを解説

「職場のほうれんそうのやり方を知りたい」
「仕事をするうえでほうれんそうで心掛けることが分からない」

と思うことはありませんか？

ほうれんそうは重要だと理解していても、どのようにすればよいか迷ってしまいますよね。

では、ビジネスシーンでの正しいほうれんそうのやり方はどのようなものがあるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば、ほうれんそうのやり方が分かり、社内の連携で大切なことが理解できます。

社内の情報共有の仕方に行き詰まっている方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事のコミュニケーションの基本になる「ほうれんそう（報連相）」とは

仕事における「ほうれんそう」とは、報告、連絡、相談の頭文字をつなげたものです。

ほうれんそうをおこなうメリットは以下のとおりです。

自身の仕事の進捗状況や、問題点などを都度共有すれば、上司は部下の状況を把握できます。

今や仕事におけるほうれんそうは、ビジネスマンにとって必須のスキルのひとつといえるでしょう。

以下、報告、連絡、相談について詳しく解説していきます。

「報告」は円滑なコミュニケーションの基本

報告は、上司とのコミュニケーションの基本といえる動作です。

なぜなら必要なタイミングで報告をおこなっておけば、上司も部下の状況が適切に判断でき、軌道修正がしやすくなるからです。

また、トラブルやミスをしてしまった場合にも速やかに上司に伝える必要があります。

トラブルやミスといったネガティブなことが起こった時は、上司への報告がしにくい心理状態になりがちです。

しかし、部下のトラブルやミスの責任をとるのは上司なので、悪いことが起こった時こそ迅速に報告するように意識しておきましょう。

「連絡」は事実の確認をおこなう

連絡とは、業務や作業を進めていく中で知りえた情報や、伝えておくべき情報を伝達することです。

情報を伝達することで、これから起こる可能性がある事態に備えたり、認識のずれがなく作業に取り掛かれる利点があります。

また、情報といってもさまざまなものがあるので、以下の点に注意して連絡するようにしましょう。

連絡は、伝える側にも、伝えられる側にもなりえる点が特徴です。

また、自身に関係の薄い情報もあるので、情報の重要度や緊急度を正確に把握する意識が求められます。

「相談」をすることで最善の策が考えられる

相談とは、業務上の困った点や自身では判断しかねる部分を上司や同僚に伝えることです。

自分ひとりでは考えつかない解決策やアイデアをもらえることが、相談することのメリットといえます。

とくに、新入社員や転職して間もないときなどは、仕事で分からない点が多く相談する機会が増えるでしょう。

上記のように、相談を怠り自分の勝手な判断で仕事を進めるとトラブルの原因につながります。

困った点や自分では判断ができないときには、迅速に相談をするように心掛けておきましょう。

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仕事の評価が上がる！ほうれんそう（報連相）をおこなう4つの目的

仕事を進めていくうえでは上司、同僚、部下といったさまざまな関係者がいます。

チームの一員として仕事をしているので、自分ひとりですべて完結する仕事は少ないでしょう。

ほうれんそうをしっかりとおこなえば、上司、同僚、部下に対して適切な情報共有と意思疎通が可能になり、自身の評価の向上にもつながります。

ほうれんそうをおこなう際は、以下の4つの目的を認識しておきましょう。

以下、ほうれんそうの目的について詳しく解説していきます。

1.トラブルを未然に防げる

ほうれんそうをおこなう目的のひとつに、トラブルのリスクを未然に防げるという点があります。

ほうれんそうをおこなうことで、情報を共有し、トラブルを事前に察知でき、必要な対策を事前に練ることができるからです。

しかし、失敗したときやトラブルを抱えているときには、ほうれんそうがしにくいこともあるでしょう。

上記のような心理が働いてしまいがちですが、ほうれんそうを怠ることでトラブルがさらに大きくなることもあります。

自分を守るだけでなく、チームや会社全体のためにもほうれんそうをしっかりとおこなうようにしましょう。

2.必要な情報が把握でき効率よく仕事を進められる

入社して日が浅いときや、部署を異動して新しい仕事に就くときなど、どうしても仕事において誤った判断をしてしまうことが多いです。

しかし、ほうれんそうをおこなうことによって、仕事を正しく進めるうえでの必要な情報が把握できます。

仕事の進め方が正しいかどうか上司と都度共有し、軌道修正できることがほうれんそうをおこなう大きな利点だからです。

上記のように都度、ほうれんそうをおこなうように意識するといいでしょう。

3.安心して仕事を任せられる

上司からみると、ほうれんそうをおこなえる部下には責任ある仕事を任せても大丈夫だろうという安心感があります。

なぜなら、ほうれんそうをしっかりとおこなうことで、仕事の進め方や方向性について軌道修正が可能だからです。

部下に安心して仕事を任せることで、上司はほかの仕事に集中できるというメリットもあります。

最終的に仕事の責任をとるのは部下ではなく上司なので、ほうれんそうをしっかりとおこなってくれる部下には責任感のある大きな仕事を任せることも多くなるでしょう。

4.良好な人間関係を築ける

ほうれんそうをおこなう目的のひとつに、良好な人間関係を築けるという点もあります。

なぜなら仕事において、ほうれんそうはコミュニケーションを活性化させるツールのひとつだからです。

仕事の進捗状況や進め方について、細かくほうれんそうをおこなうことでコミュニケーションをとる回数が自然と増え、良好な人間関係の構築に繋がっていくでしょう。

良好な人間関係が構築できれば、さらにほうれんそうがしやすくなるという良い循環も生まれていくので、まずはほうれんそうを漏れなくおこなうことを意識するといいでしょう。

仕事でほうれんそう（報連相）ができない人に共通する5つの原因と対策

ほうれんそうができない人には、以下のような5つの原因があります。

自分の思い込みによって判断を誤っているケースや、仕組みが整備されていないなど、ほうれんそうができない人には、さまざまな原因があります。

そのため、以下で原因や解決策を細かくみていきましょう。

1.ミスをしたら怒られるという恐怖感がある

過去に、仕事のミスで上司に怒られた経験がある人は、ほうれんそうをすることが億劫になってしまうこともあるでしょう。

解決策としては、上司から積極的にコミュニケーションをとることです。

上司に対して恐怖感を感じてしまうと、部下から適切なほうれんそうができない状況となります。

上記のように上司の方からコミュニケーションを心掛けるようにしましょう。

2.プライドが高く自分の力で解決できると思っている

自分に自信があり、トラブルが起こっても自分だけの力で解決できると考えている人は、ほうれんそうができない可能性が高いです。

プライドの高さから、上司や同僚へのほうれんそうをしなくても大丈夫という勘違いから発生しているケースです。

このような場合には、ほうれんそうを日常の業務のルーチンワークとして仕組み化することが有効です。

プライドが高く、なかなか周りにほうれんそうをしない人でも、朝礼や夕礼時にルーチンワークとして組み込めば、無理なくほうれんそうを実施してくれるでしょう。

3.上司の時間を奪うことが申し訳ないと感じる

上司の時間を奪ってしまうことに引け目を感じて、ほうれんそうができないこともあります。

部下の立場にたつと、上記のようにほうれんそうをしたくてもしにくい状況もあります。

また上司の立場では、話しかけやすい雰囲気を作っているつもりでも、部下から見るとそうではないこともあります。

日頃からほうれんそうをしやすいように、上司・部下の双方で積極的にコミュニケーションをとっておくといいでしょう。

4.社内でほうれんそうに関するルールがない

明確なルールがなければ、どのようにほうれんそうをおこなえばいいか分からないことになります。

ルールが分からなければ、ほうれんそうが実施されずに大きなトラブルにつながる可能性もあります。

突発的なトラブルは即座にほうれんそうをするべきですが、その他の日常業務に関するほうれんそうについては、最低限上記のようなルールを事前に決めておくといいでしょう。

ルールを設けることで、ほうれんそうをしたくてもできない状況を回避し、大きなトラブルを事前に防げます。

5.ほうれんそうよりも業務を優先させてしまう

業務が忙しくなってくると、ついついほうれんそうを怠ってしまいがちになります。

ほうれんそうよりも、目の前の業務を優先させてしまうからです。

部下としてはほうれんそうをしないほうが楽なので、一度怠る癖がつくとなかなか治らないでしょう。

ほうれんそうをしない癖が発展すると、上司と話すこと自体が面倒に感じる危険性もあります。

上記のように仕組み化をしたり、日頃からコミュニケーションをとることを意識するようにしましょう。

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仕事に大切なほうれんそう（報連相）の「報告」で心掛ける5つのこと

ほうれんそうの「報告」で心掛けるべきことは以下の5つです。

上記の5つに共通しているのは、報告される側の立場になって伝わりやすい方法を選択していることです。

自分の言いたいことを好きなタイミングで、支離滅裂に伝えても聞く側は理解できません。

報告をする際には、相手の立場に立って分かりやすい伝え方を意識するようにしましょう。

以下、詳しく解説していきます。

1.適切なタイミングで報告をする

報告は、自分の気が向いたときにするのではなく、適切なタイミングで実施する必要があります。

部下にとって報告は義務であり、報告がなければ仕事は完了したことにはならないからです。

報告をするタイミングは大きく分けて以下の5つです。

とくに、納期に間に合わないと分かったときや、トラブルやミスがあったときには即座に報告をおこなう必要があります。

自分ひとりで判断をするのではなく、報告をして上司の判断をもらうようにしましょう。

2.相手が知りたいことを伝える

報告をする際には、自分が伝えたいことではなく、相手が知りたいことを伝える必要があります。

そのためには、相手が知りたいことを事前に理解したうえで、報告をおこなうと納得感のあるものになります。

報告をする相手が上司であれば、部下の報告において知りたいことは概ね以下の点です。

上記のように、相手が知りたい適切な内容を報告するように意識しておきましょう。

3.意見と事実は区別して伝える

報告をする際には、報告者の意見と事実は分けて伝えるべきです。

なぜなら報告者の意見や感想を報告に含めてしまうと、上司が先入観をもち判断を誤ってしまう可能性があるからです。

自分の意見を最初に伝えてしまいがちですが、まずは事実を正確に伝え、上司から意見を求められたときに、自分の考えを伝えるようにしましょう。

また、上司の立場にたつと、部下に対して落ち着いて状況を整理し、まずは事実のみを正確に伝える重要性を理解させるように指導をするといいでしょう。

4.適切な連絡手段を使い分ける

報告の連絡手段は「口頭」か「メール・文章」という2つです。

連絡手段については、報告内容、報告する人数、緊急性という軸で使い分けるようにするといいでしょう。

口頭で報告するべきなのは、以下のような場合です。

日頃の仕事の進捗報告や完了報告については、口頭で伝えておけば基本的には問題ありません。

また、メールや文章で報告するべきなのは、以下のような場合です。

口頭では分かりにくい、伝わりづらい内容については、メールや文章での報告を意識しておくといいでしょう。

5.5W1Hを意識し結論から先に伝える

報告をする際には、5W1Hを意識して結論から端的に伝えるようにするべきです。

なぜなら整理された分かりやすい情報を、結論から伝えることで上司がもっとも理解しやすい形になるからです。

上記のように5W1Hを使うことで、必要な情報をもれなく伝えられます。

また、5W1Hを意識するあまり、何が言いたいのか分かりにくい報告になってしまうことも多いです。

そのため、最も伝えたい結論部分を最初に伝えることを意識しておけば、聞く側にとってもストレスがない報告となるでしょう。

仕事で大切なほうれんそう（報連相）の「連絡」で心掛ける2つのこと

ほうれんそうの「連絡」で心掛けるべきことは以下の2つです。

連絡のポイントは、具体的かつ簡潔に伝えることです。

連絡は、業務や作業を進めていく中で知り得た情報や、伝えておくべき情報などを関係者に正確に伝達する行為です。

情報を聞いた人が、別々の捉え方をしないように、あいまいな表現はできるだけ避けて具体的に、かつ簡潔に伝えていくべきでしょう。

以下、連絡で心掛けるべき事項について詳しく解説していきます。

1.数字などはできるだけ正確に具体的に伝える

連絡をする際には、できるだけ数字を明示して具体的に伝える意識をもつといいでしょう。

数値を使って具体的に伝えることで、あいまいな表現を無くして認識のずれを起こらなくできるからです。

たとえば仕事の締め切りを「火曜日まで」と連絡した場合、以下のような受け止め方があります。

上記のように認識のずれが生じると、仕事に大きな影響が出てきます。

もし取引先と認識違いがあると、大きなトラブルになり信頼関係を失うことにもつながりかねません。

連絡をする際には、数値を使って具体的に伝えることを意識しておくようにしましょう。

2.内容は簡潔に伝える

連絡をする際には、内容はできるだけ簡潔に伝えるように心掛けましょう。

いろいろなことを連絡に詰め込みすぎると、結局何が伝えたいのかというポイントが分からなくなることが多いからです。

また、連絡を長々と伝えてしまうと、連絡という行為自体に時間を使ってしまい、仕事の生産性が下がってしまう恐れも出てきます。

簡潔に伝えるためには、余分な情報は削除して、重要な情報や結論などを最初に伝えるという点を意識しておくといいでしょう。

仕事で使うメールの書き方の基本マナー5つと知っておくべき注意点を解説

仕事で大切なほうれんそう（報連相）の「相談」で心掛ける3つのこと

ほうれんそうの「相談」で心掛けることは以下の3点です。

相談の目的は、仕事において抱えている問題の最善の策を得て、仕事を効率的に進めていくことです。

したがって相談をする際には、自分が抱えている問題を分かりやすく上司に伝え、判断に迷うときには即座に相談をする姿勢が重要になってきます。

自分の仕事を効率的に進めていくためにも、相談は必須事項といえるでしょう。

以下、相談で心掛ける事項について詳しく解説していきます。

1.問題を分かりやすく共有する

相談をする際には、自分が抱えている問題を分かりやすく上司に伝えることが必要になってきます。

なぜなら、問題を分かりやすく伝えることで、適切なアドバイスや指示をもらいやすくなり、問題解決の可能性が高まるからです。

上記のような点を伝えることで、相談を受けた人も「どのような問題でどうするべきなのか」という全体像を把握しやすくなります。

自分が抱えている問題を解決するためにも、問題を分かりやすく伝えるという意識を忘れないようにしましょう。

2.分からないことはすぐに相談する

仕事を進めていくうえで分からないことが出てきた場合は、すぐに相談する意識を持っておくようにしましょう。

自分の判断で仕事を進めてしまうと、あとで上司に報告した際に、最初からやり直しという危険性があるからです。

新入社員や転職をした当初は分からないことが多く「こんなことを相談して迷惑ではないだろうか」と気後れしてしまうこともあるでしょう。

しかし、相談することで仕事の進め方や方向性の軌道修正が可能となるので、分からないことはすぐに相談する意識を持つようにしましょう。

3.必要に応じて資料を作成する

相談をする際には、必要に応じて資料を作成するようにしましょう。

資料を作成することで、以下のメリットがあります。

複雑な内容を報告するときなどは、口頭では伝わりにくいこともあります。

また、資料を作成する際には「なぜそうなるのか？」という根拠を添えておくことで、納得感が得られることが多いです。

たとえば単なる思いつきでアイデアや改善策を提示しても、受け入れられることは少ないでしょう。

資料を使うことで、相手にとって分かりやすく、納得感をもってもらいやすくなります。

仕事ができる人はほうれんそう（報連相）以外も使い分けている！5つのビジネス用語を解説

ビジネスマンにとって必須のスキルであるほうれんそうですが、ほうれんそう以外にもビジネスシーンで使える用語もあります。

具体的には、以下の5つです。

上記5つを意識的に実行することで、仕事においてさまざまなメリットがあります。

以下、詳しく解説していきます。

1.上司の評価が上がる「おひたし」

おひたしを実践することで、会社や部下からの評価が上がりやすいというメリットがあります。

おひたしとは、具体的に以下の頭文字をとったものになります。

部下がほうれんそうをしやすい環境を作ることも、上司の役目です。

おひたしを意識することで、部下とのコミュニケーションが活発になり、ほうれんそうがしやすくなるという良い循環になっていきます。

ほうれんそうをしてくれない部下がいる場合は、おひたしを意識して接してみるといいでしょう。

2.得意分野の的確な指示を出す「こまつな」

こまつなは、以下の頭文字をとったものになります。

誰にでも得意不得意はありますし、とくに仕事においては専門分野をもっている人にはかなわないことが多いです。

「こまつな」には、仕事に困ったときには得意な人に依頼して、仕事の生産性をあげていくという意味が込められています。

たとえば部下が苦手な仕事で困っている場合「こまつな」の考えで得意な人に仕事を振ってしまってもいいでしょう。

「こまつな」を実践していくと、チーム全体の生産性をあげることにもつながります。

3.ストレスが多い部下を助ける「きくな」

仕事にストレスを感じているときに覚えておきたいのが「きくな」という言葉です。

「きくな」は、以下の頭文字をとったものになります。

仕事に対してストレスを感じていても、弱音を吐いたり休んだりできる人は意外に少ないものです。

こういった場合「きくな」の考えを覚えておくと、仕事のストレスが少なくなるでしょう。

また上司も「きくな」の考えをしっかりと理解しておくことで、部下が無理をしすぎないように気を配ることもできます。

4.部下に絶対にしてはいけない「ちんげんさい」

「ちんげんさい」とは「おひたし」や「こまつな」とは違い、絶対にしていけないことの頭文字をとった言葉です。

「ちんげんさい」は上記のように、報告するべきことを報告しない状態を意味します。

もし自分がミスをしてしまった場合、上司に報告をするのは「怒られるのではないか」という心理が働き、億劫になってしまうものです。

しかし、報告が遅くなることで大きなトラブルに発展することもあるので「ちんげんさい」を常に意識しておくようにしましょう。

5.自分で行動できる人材を育てる「かくれんぼう」

「かくれんぼう」とは、以下の頭文字をとった言葉です。

「ほうれんそう」と似ていますが「相談」が「確認」という自発的な行動に変わっていることがポイントです。

仕事を進めていくと、分からない点や判断に迷う点が必ず出てきますが、部下が自主的に考え仮説をもって「確認」をするという行動が重要です。

上記のようなことを繰り返していくと、自分で考えて行動できる人材に成長できるので意識をしておくといいでしょう。

まとめ：的確に情報を共有する「ほうれんそう（報連相）」は仕事をおこなう上で重要

仕事を進めていく上で、ほうれんそうをおこなうと以下のような効果があります。

ほうれんそうをおこなう上で重要なのは、上司・部下で日頃からコミュニケーションをとっておくこと、ほうれんそうをおこなう仕組みを作っておくことです。

ほうれんそうをしたくても、上司に話しかけにくい、自分の業務が忙しく後回しにするということが起こりがちだからです。

仕事を円滑に進めるために、ほうれんそうがしやすい雰囲気や環境作りにも注力するようにしましょう。