メール返信の仕方とは？基本マナー7選と疑問を徹底解説！

「仕事のメール返信ってどうやって書いたらいいんだろう？」
「仕事のメール返信が正しいのかどうかわからない」

と思うことはありませんか？

いざ仕事のメールを返信しようとしても、文面が正しいのかどうかで迷ってしまいますよね。

では、仕事のメールの返信の際にはどのような点を気にするべきなのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば、仕事でのメール返信の仕方がわかり、ビジネスマナーに自信が持てます。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事のメール返信「基本のマナー」7つ

仕事においてメールを利用する際には、基本のマナーがあります。

これらの基本的なマナーを守れていない場合、通信相手に不快な印象を与えかねません。

ここでは7つのマナーを紹介します。

最低限のマナーですので、きちんと理解しておきましょう。

1つずつ見ていきます。

仕事で使うメールの書き方の基本マナー5つと知っておくべき注意点を解説

1.可能な限り早めに返信する

仕事でメールを受けとった際には、可能な限り早めに返信するようにします。

遅くとも翌日には返信しましょう。

どうしても返信ができない状況である場合、その旨を相手に伝えるようにします。

その際、メールに含むべきは以下の点です。

相手に連絡をとる姿勢を見せることで、相手の信頼を得られます。

2.必ず返信をする

仕事でメールを受けとった際は、基本的には必ず返信をするようにします。

たとえ内容が些細であっても、返信するようにしましょう。

その際は、以下を相手に伝えるように心がけます。

メールのやり取りが完結したと確信できる状態になるまで、返信は必ずしましょう。

3.件名の変更はしない

仕事でメールを受け取った場合、件名の変更はせずに返信します。

理由は以下のとおりです。

Re:が増えすぎてしまった場合、3つ程まで消してしまうことは問題ありません。

件名を変えると、後で検索しづらくなることもあります。

同じ案件について話を続けているときは、件名を変えないようにしましょう。

4.締めの言葉を必ず入れる

メールの文面の最後に必ず加えられるのが「締めの言葉」です。

締めの言葉は、メール全体の印象を整えます。

締めの言葉として、以下のような文章を利用しましょう。

相手との話の内容に合わせ、正しい締めの言葉を用いるようにします。

5.一度目のやりとりのメールには、署名をつける

一度目のメールのやり取りの際には、必ず本文の最後に署名を添えましょう。

一般的な署名は以下のとおりです。

相手が自分に連絡を取る際に必要となる情報をすべて署名に入れ込みます。

所属している組織によっては、署名の型がある場合があります。

署名作成の際には、職場の同僚に型があるかを聞きましょう。

6.自分が主な宛先でない場合(CC)、返信の必要はない

自分が相手のメールの主な宛先でない場合、返信の必要はありません。

自分が主な宛先かどうかは、自分の宛先がCCやBCCに入っているかどうかで判断します。

CCとBCCの意味は以下のとおりです。

自分の宛先がCCやBCCに含まれる場合は、返信しなくともよいと判断できます。

一方で、自分がCCやBCCに入っていたとしても、内容が「自分にのみ回答できる」と判断される場合は返信するようにしましょう。

7.営業時間外にメールを返信する場合には言葉を添える

仕事のメールは、基本的には営業時間内に返信します。

一方で、営業時間外に返信をしなければならない場合も発生します。

その場合は、以下のような言葉を添えましょう。

時間外のメールは快く思われないこともあるため、言葉を添えるのを忘れないようにしましょう。

なお「夜分遅くに」という文言は、一般的に午後10時頃～深夜2時頃にかけて利用されます。

仕事のメール返信の際に押さえるべきポイント4つ

仕事のメール返信の際には、とくに注意すべきことがいくつかあります。

メールは、いくつかのポイントに気をつければ、洗練された印象にすることができます。

ここでは、確認すべきポイントを4つ紹介します。

これらのポイントを最後に確認し、完成度の高いメールを作成しましょう。

1つずつ見ていきましょう。

1.読みやすさを意識して書く

仕事のメール返信の際は「読みやすさ」に注意をおいてメールを作成します。

意識すべき点は、「主要な点をいかに簡潔に相手に伝えられるか」です。

不要な内容は可能な限り省きます。

回りくどい言い方や、改行の無い文章は避けるようにしましょう。

2.必要に応じ箇条書きを利用する

仕事のメール返信の際は、内容を簡潔に示すため必要に応じ箇条書きを利用します。

なぜなら、箇条書きを利用することでメールの主要な点を明確にできるためです。

仕事メールでは、相手が理解しやすい内容を目指し長文を省く必要があります。

並列した言葉を並べる際には、積極的に箇条書きを利用しましょう。

3.言葉遣いに気をつける

仕事のメール返信の際は、相手や状況に合わせ言葉遣いに気をつけるようにします。

以下の言葉は、メールで利用される注意の必要な文言です。

正しい言葉遣いを理解しておきましょう。

自分の行動に対し「お」や「ご」をつけている文章は多いですが、誤りです。

正しい言葉遣いを心がけましょう。

4.誤字脱字の有無を最後に確認する

仕事でメールを返信する際には、必ず最後に誤字脱字の有無を確認します。

とくに、以下については相手に大変失礼にあたるため確認を怠らないようにしましょう。

誤字の多いメールは、失礼な印象を与え、信頼の失墜につながります。

最後に一度本文も読み、問題がないことを確認してから送信します。

ここまで仕事上のメールでの注意点を説明しましたが…

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仕事のメール返信の際の基本的な書き方8つ

仕事のメール返信には、型がある場合もあります。

型を利用すれば、時間の節約にもなりますので、積極的に利用しましょう。

ここでは、実際のケースに合わせ、8つのパターンを紹介します。

これらの型を利用しメールを作成すれば、効率よく作業を進められます。

1つずつ見ていきます。

1.取引先に返信する場合

取引先に返信する場合は、社内でのメールのやり取りよりも丁寧な言葉遣いを意識します。

簡潔でありながら、丁寧な内容を心がけましょう。

2.上司に返信する場合

上司にメールを返信する場合にもっとも意識すべき点は「簡潔さ」です。

箇条書きなどを用い、もっとも重要なポイントが何なのかがすぐわかるメールを作成しましょう。

相手に「自分の理解」を伝え、相手と理解の一致を確認できる内容を目指します。

3.お礼を返信する場合

情報の共有や何かを確認してもらった際に受領したメールには、お礼のメールを返信します。

送付された情報への自分の理解を相手に知らせましょう。

お礼だけでなく、もらった内容についての自分の理解を確認するためのメールにもなります。

確認すべき内容があれば入れ込みましょう。

4.相手の提案を断る場合

相手の提案を断るメールは、作成しにくいものです。

相手に提案への感謝を示しつつ、丁寧に断るようにする必要があります。

丁寧な文面としつつも、相手に提案が採用されなかったことがしっかり伝わる内容とすることが重要です。

5.日程調整のメールに対する返信

日程調整のメールでは、自分の対応可能な日程を相手が理解しやすいようまとめることを意識します。

複数の日程がある場合は、箇条書きを積極的に利用しましょう。

日程調整のメールでは、「希望時間をいかにわかりやすく相手に伝えるか」がポイントです。

見てすぐわかるように、日程の部分をわかりやすく記載しましょう。

6.日程変更をお願いする場合の返信

日程を一度調整したにもかかわらず、どうしても変更の必要が生じることがあります。

その際にはしっかりとお詫びの気持ちを伝えつつ、簡潔に再調整をお願いしましょう。

日程の再調整が必要な場合は、その理由を相手が納得できるように伝えます。

また、新日程につき、確実に問題の無い時間を先方に提示しましょう。

再度調整が必要になる事態は避ける必要があります。

7.退職メールへの返信

退職のメールには、一緒に携わった件について一言添えると、親しみのある印象を残すことができます。

また、感謝を伝えるよい機会となりますので、感謝も入れ込みましょう。

文中には、相手の移動先での活躍や健康を祈る内容を添えるようにします。

8.訃報に対する返信

訃報を受けた場合、返信は簡潔にまとめます。

亡くなった理由などを尋ねるようなことは避けましょう。

冒頭に何か挨拶をつけることなく、簡潔にお悔やみの言葉を述べます。

仕事のメール返信、よくある疑問点6つ

仕事のメール返信でよく発生する疑問点があります。

ここでは、とくによくあげられる6つの疑問について回答を紹介します。

いずれも一般的な仕事メールで、返信をどうすべきか悩んでしまう内容です。

これらの疑問を知っておけば、スムーズに返信ができます。

1つずつ見ていきましょう。

1.「返信は不要です」に対して返信するべきか

受領したメールに「返信不要」と書かれている場合があります。

これは「返信はしないでください」という拒否を意味するものではありません。

「返信不要」は、以下の2つに読み取れます。

前者の場合は、メールの送信者が取引先などである場合です。

この場合、「返信不要」と書かれていても、「内容を理解した」ことは返信しましょう。

そのように相手への連絡に反応を示すことは、相手に丁寧な印象を与えます。

相手と仲がよい場合は、状況にかんがみて返信するかどうかを判断しましょう。

2 .返信に対し返事が来た場合の対応はどうすべきか

メールの内容が、自分が送信したメールへのお礼である場合、その内容に対し返答する必要はありません。

例えば、相手からのメールが「本件へのご対応、ありがとうございました」などの内容であった場合です。

一方で、相手が目上の方である場合、何か返答すべきと感じることもあります。

その場合は、「また何かありましたらお知らせください」など、気軽に連絡をしてほしい旨を伝えるメッセージを返信しましょう。

3.相手に返信を催促する場合の適切な方法は何か

仕事では、メール返信への催促が必要になる場面も少なからず発生します。

その場合、相手に失礼な印象を与えずに、相手に行動を促す必要があります。

以下は、催促の文章の一例です。

メールには、必ずいつまでに連絡がほしいかを入れ込むようにしましょう。

4.Re:は消すべきか

基本的にRe:を消す必要はありません。

なぜなら、Re:があれば、「どの案件について何度目のやり取りか」を確認できるためです。

通常は、1つの件名についてやり取りが発生するため、同じ会話であれば件名を編集する必要はありません。

やり取りの内容がタイトルとずれた場合には、新しい件名に書き換えます。

5.件名は書き換えるべきか

基本的に、件名は書き換える必要はありません。

なぜなら、件名を書き換えると、あとからやり取りの履歴が確認できなくなるためです。

相手にも混乱を招きますので、件名は編集しないようにしましょう。

一方で、やり取りの内容が件名とまったく異なる内容に変化した場合は、新しい件名でメールを作成します。

6.相手の書いた本文は消すべきか

相手の書いた本文は消す必要はありません。

なぜなら、相手も自分が送信した文章を見つつ、あなたの返信を確認する必要があるためです。

あなたのメールの下に自分の送信した文章が無い場合、自分の送信したメールを改めて探す必要が生じます。

相手の書いた文章は消さずにそのまま返信しましょう。

まとめ：仕事のメールの返信は、ポイントを押さえて迅速にしよう

丁寧で体裁の整ったメールの返信は、受領者からのあなたへの信頼感を高めます。

返信メールを作成する際には、以下の点にとくに気をつけましょう。

基本をしっかり押さえてメールの返信を作成しましょう。

メールの型を用いれば作業の時間を省けますので、積極的に活用するといいですね。

送付前には、相手の名前を含むメール全体の誤字脱字の有無を確認して、送付しましょう。