リモートワークで生じるコミュニケーションの5つの課題|円滑に業務を進めるための解決策も紹介

2022.04.18
リモートワーク-コミュニケーション

「リモートワークになってから、不安とストレスを感じている」
「コミュニケーションがうまく取れず、言いたいことが伝わらない」

と思うことはありませんか?

オフィスとは違う環境で働くと、さまざまな問題に直面し、対処法がわからず困ってしまいますよね。

では、円滑なコミュニケーションを取るためには、何をすれば良いでしょうか?

そこで今回は、

  • リモートワークにおける課題と、問題を放置するとおよぼす影響
  • 活性化させた事例でわかる、コミュニケーションを改善する5つのツール
  • すぐに取り入れられるコミュニケーションを円滑にする方法

について詳しく解説します。

この記事を見ればリモートワークにモヤモヤしていた気持ちが晴れ、働きやすい環境を整えられます。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

リモートワーク下でのコミュニケーションの実態

リモートワーク

新型コロナウイルスの拡大とともに浸透してきた、リモートワーク。

しかし、リモートワークが浸透していくなかで、コミュニケーションの課題が浮き彫りになりました。

在宅勤務者3,000人にアンケートをおこなったところ、リモートワーク下のコミュニケーションは30分未満の割合が全体の半数以上を占めています。

0分 8.3%
30分未満 53.3%
1時間未満 23.4%
1時間以上 15.0%

(出典)在宅勤務者3,000人に聞く「テレワークのコミュニケーション」調さ(PRTIMES

あくまでも業務に関わるコミュニケーションの割合を示したものなので、業務に直接関係のないコミュニケーションはまったくないという人もいます。

同じ場所にいなくても業務が進められるほど技術が進歩していますが、相手の顔が見えないコミュニケーション面での課題は多いのが現状です。

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リモートワークにおける5つのコミュニケーション課題

困る女性

リモートワーク最大の課題ともいえるコミュニケーションですが、顔を合わせないからこそ問題が山積みの状態です。

これから紹介する5つの課題を放置してしまうと、企業全体の大きな問題へと発展してしまう可能性があります。

リモートワークのコミュニケーションにはどのような課題があるのか、代表的な問題を紹介します。

  1. 文章のやり取りのみでは意思の疎通が難しい
  2. 業務の進捗状況が把握しにくい
  3. 孤独や不安感を感じやすい
  4. 雑談ができず会話が業務内容に限定される
  5. ITリテラシーが求められる

コミュニケーションの課題がわかれば改善策も見つかるので、まずはコミュニケーションの課題を把握することが重要です。

どのような課題があるのか、1つずつ詳しく解説していきます。

1.文章のやり取りのみでは意思疎通が難しい

リモートワークは社員同士が顔を合わせずに業務をおこなうので、意思の疎通が難しいです。

顔を合わせていれば話すタイミングが掴めますが、文章だけでのやり取りは以下のような問題点があります。

  • 文章では感情が伝わりにくい
  • 問題点が共有しづらい
  • 空いているタイミングがわからない

相手の反応も近くにいれば瞬時にわかりますが、テレワークでは数時間返事が来ないことも多々あります。

意思の疎通は、コミュニケーションの課題すべてに共通すると言っても良いほど重要なものです。

意思の疎通ができない状態が続くと業務に支障をきたす可能性もあるので、早急に解決すべき課題の1つです。

2.業務の進捗状況が把握しにくい

オフィスで働いているのとは違い、リモートワークでは業務の進捗状況を確認するのが困難です。

表情が見えれば順調に進んでいるのか、うまくいかずに悩んでいるのか読み取れます。

しかし、リモートワークは労働状況を把握しづらいため、下記のような状況におちいってしまいます。

  • 問題なく業務が進んでいるのかわからない
  • リアルタイムで情報共有ができない
  • 細かい指示が伝達できているかわからない

どんなに上司が不安になっても、部下が「問題ありません」といえば信じるしかありません。

たとえ仕事を怠けていても上司は知る由がないので、結局のところ成果物で判断せざるを得ないのが現状です。

3.孤独や不安感を感じやすい

リモートワークでの人間関係が変化した結果、上司や先輩に話しかけるのが困難な若手社員ほど孤独を感じています。

オフィスで交わす業務に関係のない話題でも、コミュニケーションが減ると人間寂しさを感じてしまうものです。

孤独や不安な気持ちになる要因はいくつもありますが、以下の3つの場面でとくに疎外感を感じてしまいます。

  • 1人暮らしで1日中話し相手がいない
  • 誰に不明点を聞けば良いのかわからない
  • 文字だけでは距離があるように感じてしまう

孤独感を感じ続けると「評価されていないのでは」など不安感が増してしまい、ストレスを感じながら業務をおこなわなくてはいけません。

このような状況が続くとモチベーションが低下し、最悪の場合離職してしまうケースもあるでしょう。

4.雑談ができず会話が業務内容に限定される

同じオフィスで働いていれば、何気ない雑談から自然とコミュニケーションが生まれます。

しかし、リモートワークでは相手の空いているタイミングがわからず、業務上の話ですら気を使う人が多いのではないでしょうか。

  • どのタイミングで連絡をとれば良いのかわからない
  • この程度のことで連絡を取るのは申し訳ないという気持ちになる

このような理由から相手と距離が生まれ、必要最低限の業務連絡以外取らなくなってしまいます。

雑談がなくても業務は成立しますが、何気ない会話でも気持ちが満たされるのも事実です。

しかし、リモートワークではやり取りが減ってしまうので、業務上の会話ですら難しいと感じる人が多いでしょう。

5.ITリテラシーが求められる

ITリテラシーとはコンピュータやネットワークを使いこなすスキルを指し、さまざまな理解力や対応力がが求められます。

とくに、いままでリモートワークをおこなわなかった企業の場合、設備整備から始めはくてはいけません。

さまざまなITツールの導入、セキュリティ対策など、以下のようなITリテラシーが求められます。

  • 正しい情報を見抜きする「情報基礎リテラシー」
  • デバイスを操作する「コンピューターリテラシー」
  • インターネットを活用する「インターネットリテラシー」

ITリテラシーにきちんとした定義はないものの、これら3つのスキルはかならず要求されます。

ツールを使いこなせなければ組織全体に不利益が生じてしまいますが、急増したリモートワークでは社員の教育が難しいのが現状です。

エンジニアがリモートワークを実体験して感じたメリット・デメリット

リモートワークのコミュニケーション不足による7つの悪影響

辛い男性

リモートワーク下でうまくコミュニケーションがとれない状況が続いてしまうと、さまざまな悪影響をおよぼしてしまいます。

テキストのやりとりが中心となるリモートワークは、意思疎通が難しく社員の負担が大きいです。

些細な問題でも放置すると心身ともに疲弊してしまうので、これから紹介する問題は早急に解決しましょう。

  1. モチベーションの低下
  2. 生産性の低下
  3. 評価制度への不満
  4. 上司に対して不安感がつのる
  5. やり取りにタイムラグが生じてしまう
  6. リモハラ(リモートハラスメント)が起きやすい
  7. ストレスが溜まりやすい

従業員の不満や不安を放置していると、次第に企業全体の問題に発展してしまう可能性もあります。

あらかじめ問題点を把握しておくことでリスクを回避できるので、コミュニケーション不足が招く不安要素を詳しく解説していきます。

1.モチベーションの低下

会社に出勤するのとは違いオンとオフの切り替えができないリモートワークは、モチベーションの維持が難しいことが問題視されています。

リモートワークは1人での作業が中心となるため気が緩みやすく、仕事に集中できないこともモチベーションが低下する要因の1つです。

オンオフの切り替え以外にも、自宅で仕事をするからこその問題があります。

  • チームの一員として働く意識が薄れてしまう
  • 作業環境が整っていない
  • 仕事上のストレスを共有できる仲間がいない

自宅で働くリモートワークはメリットが多い一方、プライベート空間では仕事モードに入りにいことが問題視されています。

また、情報共有が難しいリモートワークは仕事の全体像が把握しにくく、自分がやるべき業務に迷いが生じてしまうのもモチベーションが低下してしまう要因です。

2.生産性の低下

リモートワークは近くに上司や同僚がいないこともあり、疑問点があってもすぐに人に聞ける環境ではありません。

仕事のやり取りを電話やビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを通しておこなうので、どうしても生産性が下がってしまいます。

コミュニケーション以外にも生産性を下げる要因があり、業務に支障をきたす場合もあるでしょう。

  • 意見や情報交換がスムーズにできない
  • チームとしての一体感が薄れる
  • 自宅に業務をおこなう環境が整っていない

意思の疎通がうまくできないリモートワークでは情報共有が難しく、思うように業務が進まないこともあります。

また、オンとオフの切り替えが難しいリモートワークは長時間労働を生みやすく、疲労から生産性が低下してしまう可能性もあります。

3.評価制度への不満

上司と顔を合わせて仕事をしていれば、勤務態度や協調性を評価してもらえることが明らかでした。

しかし、顔が見えないリモートワークでは評価するのが難しく、成果で判断するしかありません。

評価される側の部下、評価する側の上司ともに、以下のような悩みを抱えています。

  • 部下は上司がどのように判断しているのかわからず、不安になる
  • 上司は部下の仕事の様子が見えず、どのように評価すれば良いのかわからない

本来であれば上司や同僚が異変に気付き話を聞けますが、顔が見えないリモートワークで不満を察するのは困難です。

部下だけでなく上司も評価制度への悩みは尽きませんが、業務内容の把握が難しいリモートワークは自分だけ評価されていないのではと不安になる人が多いです。

4.上司に対して不信感がつのる

会社で業務をおこなっていれば仕事に取り組む姿勢を確認できますが、リモートワークでは部下の進捗状況が把握しづらいです。

その結果、上司は部下を監視してしまい、嫌気がさした部下のモチベーションが下がってしまいます。

信頼関係を維持するのは難しいリモートワークでは、以下のような不信感が生まれてしまいます。

  • 上司が監視しているのではないか
  • 自分のことを仕事ができないと思っているのではないか
  • 自分だけ仕事量が多いのではないか

このように、徐々につのった不信感は負の連鎖をしてしまい、上司との信頼関係が成り立たなくなってしまうケースが後を絶ちません。

信頼関係が壊れてしまった相手と業務をおこなうのは精神的な疲労につながるため、早急に解決すべき問題です。

5.やり取りにタイムラグが生じてしまう

顔を合わせていれば1分で解決するような問題も、画面上でやり取りをおこなうリモートワークはタイムラグが生じてしまいます。

メールやチャットの確認に時間を要してしまい、朝送った連絡の返事が夕方になることも珍しくありません。

さらに、やり取りにタイムラグが発生すると、以下のような問題があります。

  • 自己判断で作業を進めた結果、ミスをしてしまう
  • 長時間返事が来ないため、業務が進まない
  • コミュニケーションがうまくいかず、ストレスになってしまう

たとえば、フレックス制を導入している場合は業務時間が合わず対応まで時間を要してしまうので、やり取りが必要最低限まで減ってしまうケースもあります。

ときには連絡が来ていたことを忘れて放置してしまうこともあるので、リモートワーク下の連絡方法は最大の課題ともいえるのではないでしょうか。

6.リモハラ(リモートハラスメント)が起きやすい

リモハラとはリモートワーク中に起こるハラスメントを指し、対面で話さないがゆえにハラスメントだと感じてしまうケースが多いです。

相手の言動によって不快な気持ちや不利益を被った場合ハラスメントに該当するケースがあり、誰もが注意しなくてはいけません。

リモハラの具体例は、以下の通りです。

  • 上司の監視
  • 過度なコミュニケーション
  • 仕事とプライベートの混同
  • 勤務時間外の電話
  • 出社要求

このように、ひとことでリモハラといっても不快な行動は多岐にわたり、知らない間に相手を不快にしてしまっている可能性もあります。

相手との距離感がつかみにくいリモートならではのハラスメントなので、相手を不快にさせないよう心がけましょう。

7.ストレスが溜まりやすい

コミュニケーションが減ってしまうと業務が円滑に進まなくなり、さまざまな場面でストレスを感じてしまいます。

ストレスが溜まる最大の要因はリモートワークならではの環境で、心身ともに不調をきたしてしまいます。

  • 家族の会話やペットの鳴き声で集中できない
  • 机が高い、椅子座りにくいなど作業環境が合わない
  • 運動不足により、体力が低下し疲れやすい

このように、本来プライベート空間である自宅で仕事をするがゆえに、ストレスを感じる場面が多いです。

リモートワークで働いていると知らず知らずの間にストレスが溜まってしまうので、早い段階で気付くのが理想です。

慣れない環境で働いているからこそストレスが溜まってしまうので、しっかりと対策を練りましょう。

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リモートワークのコミュニケーションを活性化させた3つの事例

優雅なリモートワーク

新型コロナウイルスの影響だけでなく、リモートワークは働き方改革でも重要視されています。

どのようにコミュニケーションを活性化させるのかは、リモートワークならではの悩みです。

これから3つの企業の成功例を紹介していきますが、なかにはリモートワークが浸透する前から始めていた企業もあります。

  1. シックス・アパート株式会社
  2. 楽天コミュニケーションズ
  3. BizMow株式会社

どの企業も会社独自のコミュニケーションシステムを採用しているので、参考になるものばかりです。

リモートワーク最大の課題ともいえるコミュニケーションの活性化を、どのように成功したのか詳しく解説していきます。

1.シックス・アパート株式会社

アメリカ企業の子会社であるシックス・アパート株式会社は、ブログソフト開発をおこなう企業です。

リモートワーカーの悩みを解決するノウハウ集「リモートワーク大全」を発売するなど、以前からリモートワークに力を入れています。

さまざまな取り組みをおこなうなかで、シックス・アパート株式会社ならではの雑談したい人への配慮が特徴的です。

  • チャットツールで雑談専用チャンネルを設置
  • 雑談のダイレクトメッセージの促進
  • 独り言チャンネルの設置

さまざまな方法で業務外のコミュニケーションを活性化させている一方で、コミュニケーションを強制しない配慮もしています。

今までつちかったノウハウを新聞や雑誌で発信するほどリモートワークに成功した企業なので、参考になる取り組みばかりです。

(参考)厚生労働省 ~輝くテレワーク賞~事例集

2.楽天コミュニケーションズ

楽天グループの子会社である楽天コミュニケーションズは、モバイル・クライドサービスやIP電話などの固定系通信サービスを提供している会社です。

楽天コミュニケーションズの自社サービスを利用し、コミュニケーションが活性化するような取り組みをおこなっています。

楽天コミュニケーションズの取り組みを紹介していきますが、孤独感を感じさせない工夫がほどこされています。

  • 1on1ミーティングの実施
  • オンライン会議での映像共有を義務付け
  • 独自のグルーピングの取り入れ

また、楽天コミュニケーションズでは「同期の社員」「今月誕生日の社員」などをグルーピングし、自然と会話が生まれるよう工夫している企業です。

孤独を感じやすいリモートワークだからこそ、寂しさを感じないグルーピングは嬉しいのではないでしょうか。

3.BizMow株式会社

情報通信事業をおこなっているBizMow株式会社(旧名 株式会社お金の家庭教師)は、全社員がリモートワークを実施しています。

採用活動もオンライン化し、全国どこに住んでいても就労できる環境が整っています。

全社員がリモートワークでも安心して働けるよう、働きやすさを追求しているのが特徴的な企業です。

  • いつでも閲覧できる社内マニュアルの導入
  • リモートリテラシーに関する研修
  • 1on1ミーティングの実施
  • チーム制を採用し、稼働時間の変更をチームで対応できる
  • 本人の希望に考慮したフレックス勤務の選択

そのほかにもオンラインランチ会や社内報の発刊など、組織全体でコミュニケーションの活性化に取り組んでいます。

オンラインでランチ会や飲み会に参加した際は飲食代も支給してくれるので、業務外のコミュニケーション円滑化に成功した事例といえるでしょう。

(参考)厚生労働省 ~輝くテレワーク賞~事例集

リモートワーク-職種リモートワークができる職種10選を紹介!リモートワーク可能な職種へ転職する方法も解説

リモートワークに必須のコミュニケーションツール5選

アイデアを生む男性

幅広い年齢層が同じ職場で働いているので、コミュニケーション手段は人によって異なります。

企業全体でコミュニケーションツールを統一することで、さまざまなメリットが得られます。

これから紹介する5つのツールは、リモートワークで必須ともいえるほど重要なものです。

  1. ビジネスチャット
  2. ビデオ通話・Web会議システム
  3. ナレッジマネジメントシステム
  4. プロジェクト・タスク管理ツール
  5. 勤怠管理システム

顔が見えないテレワークだからこそ頻繁にコミュニケーションを取る必要があるので、ツールの活用はコミュニケーションの円滑化につながります。

各ツールの役割や代表的なサービスを、1つずつ解説していきます。

1.ビジネスチャット

少し前までは電話やメールが使われていましたが、最近はビジネスチャットを利用されることが多くなりました。

電話は手が空かないため作業が中断され、メールは受信に気付かないなどデメリットはあるからです。

これから多くの企業が利用している3つのビジネスチャットを紹介するので、用途に合わせて利用するものを決めましょう。

Slack ・日本国内で100万人以上が利用している
・デザインがシンプルで使いやすい
・外部ツールと連携しやすい
Teams ・Windowsが開発したコミュニケーションツール
・マイクロソフト社のサービスと連携したシィ
・社内のコミュニケーションを一元化できる
Chatwork ・個人から大企業まで幅広く対応し、有料プランへアップグレードできる
・1対1のチャットからグループチャットまで対応
・ビデオ通話やPDFファイルなど、さまざまなものを共有できる

メールのように堅苦しい雰囲気ではないので、気軽に雑談もできます。

業務連絡、雑談用など必要に応じてチャットを分けられるので、従業員が自分の必要な情報源を選べるのもビジネスチャットが人気の理由の1つです。

2.ビデオ通話・Web会議システム

ビデオ通話やWeb会議システムを利用すれば、インターネットを使って通話や会議をおこなえます。

ツールによって異なりますが、カメラのオンオフを切り替えられるため状況に応じて使い分けられるのも魅力です。

ツールによって同時に利用できる人数などが異なりますが、よく使われているものを3つ紹介します。

Zoom ・個人から企業まで幅広く利用できるプランがある
・最大1,000名まで1つの会議に参加可能
・最大で49個まで画面に表示できる
Google Meet ・誰でも無料で利用可能
・GmailやGoogleカレンダーから会議の予約や参加が可能
・100人まで参加可能(有料版は250人まで)
Skype ・50人までビデオチャットに参加でき、画面共有も可能
・アカウントを登録しなくても利用できる

文字だけでは伝わらない表情もわかるので意思の疎通がしやすく、業務が円滑に進められます。

コミュニケーション不足で不安を抱えやすい状況だからこそ、心身ともに社員の健康状態を確認できるでしょう。

3.ナレッジマネジメントシステム

コミュニケーションツールの中でもっとも需要ともいえるのが、社内の人間が何の作業をおこなっているのか把握することです。

ナレッジマネジメントシステムを利用すればクライアント情報や業務の進捗情報を共有できるので、うまく利用すれば作業効率を大幅に上げられます。

ツールごとに機能や操作性が異なるので、3つのツールを比較していきます。

Qast ・Q&A形式で不明点を解決できるため、Q&A集として蓄積できる
・匿名での質問も可能
・メモ機能で個人のノウハウを共有できる
DocBase ・リモートワークを想定し、セキュリティを強化
・Wordのような操作性
・1ユーザー300円からと手ごろな価格で利用可能
flouu ・リアルタイムで同時編集機能を搭載
・全文検索機能が搭載され、情報を検索しやすい
・1ユーザー月額500円で利用可能

チャットツールは会話をすると流れてしまいますが、ナレッジマネジメントは蓄積されるコミュニケーションツールです。

社内の「あの情報はどこ」「どうやってやるの」という些細な疑問を簡単に解決できるので、コミュニケーションにかかるコストを徹底的に削減できます。

4.プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクト・タスク管理ツールを利用すれば納期を簡単に管理できるようになり、1人で複数のプロジェクトを並列しておこなうのも容易にできます。

複数人のチームで作業をおこなう場合でも進捗状況が一目で確認できるので、可視性に優れています。

ツールごとに管理方法が異なるので、どのような方法があるのか3つ紹介します。

Trello ・タスクカードを移動させ、視覚的に管理できる
・画像や動画、資料などの情報共有をスムーズにおこなえる
・完全無料で、すべての機能を利用できる
Redmine ・世界的に認知度が高いクラウド型の管理ツール
・エンジニア向けの管理ツールのため、資格情報での管理が難しい
・完全無料で、すべての機能を利用できる
Wrike ・スケジュールをダッシュボードでまとめられるため、クラウド型のタスク管理に強い
・GoogleやAmazon社内で利用されている
・5人まで無料でおこなえるが、6人以上は月額課金制

スケジュール管理と情報共有がうまくできないとプロジェクトが失敗してしまうといえるほど重要なものなので、ツールをうまく活用しましょう。

リモートワーク下でも良好なコミュニケーションが期待できるので、生産性の向上に役立ちます。

5.勤怠管理システム

勤怠管理システムを利用すれば、社員の仕事を始めた時間と修了した時刻を離れた場所から管理できます。

正確な時間が把握できるため、法律で定められた労働時間を遵守するのにも役立ちます。

さまざまな打刻方法を選べるので、複数社検討して導入を検討しましょう。

IEYASU ・ブラウザやICカードから打刻可能
・シンプルな表示で、従業員の負担が少ない
・グラフや表で勤怠状況を可視化できる
ジョブカン ・さまざまな業種・業界で採用され、4万社以上の導入実績がある
・出勤管理、シフト、休暇申請などの管理をおこなえる
・所定労働時間をこえないためのアラート機能搭載
タッチオンタイム ・勤怠管理に特化したツールで、1人300円から利用可能
・フレックスや変形労働時間制などもシフト管理が可能
・各種休暇の取得や有休の自動付与が可能

勤怠管理システムを利用すれば就業時間が把握できるだけでなく、従来のタイムカードように月末の賃金計算の手間を省けるメリットもあります。

ICカードやLINEを通して打刻できる勤怠管理システムもあるので、従業員側の負担も軽減できるでしょう。

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寂しいリモートワークのコミュニケーションを改善する方法7選

差し伸べる手

1人で作業をおこなうリモートワークは寂しさを感じ、仕事へのモチベーションが下がってしまう人が多いです。

しかし、工夫次第でリモートワークの孤独感を軽減できるので、積極的に取り入れていきましょう。

コミュニケーションを改善する7つの方法を紹介するので、できることから始めてください。

  1. コミュニケーションツールを活用する
  2. 一定のルールをもうける
  3. 定期的にコミュニケーションの場をもうける
  4. 業務内容や状況を可視化する
  5. 積極的に雑談や休憩をもうける
  6. 自分の意見や課題を共有する
  7. 可能な限り素早くレスポンスをおこなう

コミュニケーションが活発にとれるようになれば連帯感が生まれ、オフィスで働いているときのような感覚で働けます。

会社単位でおこなうものもあれば個人の心がけだけで改善できるものもあるので、詳しく解説していきます。

1.コミュニケーションツールを活用する

いつもよりも頻繁に連絡を取り合うリモートワークだからこそ、コミュニケーションツールは必須といえるほど重要です。

若い世代ほど電話やメールよりも手軽に連絡できるチャットが好まれて使われているので、コミュニケーションの頻度が上がる有効打となります。

ただチャットを使えばよいというわけではないので、ツールを利用する際の注意点を3つ紹介します。

  • チャットで伝える際は、ポジティブな表現を心がける
  • 定期的にミーティングを実施する
  • 毎日コミュニケーションを取る

コミュニケーションツールを利用すれば、情報共有だけでなくメンタルケアや生産性の向上などメリットがたくさんあります。

さまざまなツールを活用し、オフィスのように働ける環境を整えていきましょう。

2.一定のルールをもうける

対面で業務をおこなう際にはビジネスマナーなどルールが設けられています。

ただ、急激に広まったリモートワークにはルールが設定されていない企業が多いのが現状です。

幅広い年代が働いているからこそ価値観の相違が起きやすく、企業側でルールをもうけることが重要です。

どのようなルールが有効なのか、代表的な事例を3つ紹介します。

  • Web会議ではカメラをオンにする
  • 業務連絡をおこなう時間帯を決める
  • チャットツールに書き込む内容を決める

社員にコミュニケーションをゆだねるよりも、会社側がある程度ルールをもうけたほうが連携がスムーズにとれます。

ルールがあればお互いストレスを感じずにコミュニケーションが取れるので、自社に合ったルールを設定しましょう。

3.定期的にコミュニケーションの場をもうける

直接顔を合わせないリモートワークだからこそ、意図的にコミュニケーションの場をもうけましょう。

定期的なコミュニケーションは社員の状況を把握できるだけでなく、ツールに慣れるなどのメリットもあります。

どのようなコミュニケーションをもうければ良いのか、代表的な事例は以下の3つです。

  • ランチミーティングを実施する
  • 朝礼の時間を確保する
  • 1on1ミーティングを実施する

顔が見えるコミュニケーションを取り入れることで対面に近い感覚で話せるため、リモートワークの寂しさを感じなくなります。

社員同士で定期的なコミュニケーションの場を設けるのは難しいので、会社が積極的に場を提供していきましょう。

4.業務内容や状況を可視化する

相手がどんな業務をおこなっているかわからない状況では連絡のタイミングが難しく、気を使って疲れてしまいます。

そこで、業務内容や状況を可視化するツールを利用し、相手の作業量や忙しさを理解することが重要です。

最低限、これから紹介する3つの項目は可視化たしたほうが良いです。

  • スケジュール
  • タスク
  • 勤怠状況

オフィスに出社し顔を合わせないからこそ、可視化することで正確な情報を把握しておくことは非常に重要です。

業務状況がわかれば業務分担がしやすく、自分だけ仕事量が多いわけではないという安心感につながります。

5.積極的に雑談や休憩をもうける

孤独感を感じやすいリモートワークだからこそ、身体よりも精神的な負担を感じやすいです。

コミュニケーションが減るリモートワークだからこそ、心理的な距離を近づけるためにも雑談は有効な手段です。

雑談や休憩の場をもうける方法はいくつかありますが、多くの企業が取り入れている代表的なものを3つ紹介します。

  • 雑談専用のチャットチャンネルを作成する
  • 独り言専用のチャットチャンネルを作成する
  • 雑談目的のイベントをおこなう

雑談と同じように、定期的に休憩をもうけることでオンオフの切り替えが苦手な人でも作業を中断できるので、働きすぎの防止にも役立ちます。

業務に関係のない雑談をおこなうことで仕事のアイデアが浮かぶ場合もあるので、積極的に取り入れていきましょう。

6.自分の意見や課題を共有する

相手の状況がわからず連絡をためらってしまいますが、そんな状況だからこそ自分の意見を共有することは重要です。

オフィスとは違い相手の状況がわからないリモートワークは、自分から発言しなければ何も伝わりません。

  • 現在おこなっている業務内容
  • 駒ていることがないか
  • 気付いたことはないか

このように、たとえ些細なことであっても意見や課題を共有することは、リモートワークにおいて重要です。

どんな状況に置かれているのか見えないリモートワークだからこそ、状況を伝えることは安心感につながります。

また、自分の意見を発言することで周りの人の発言も増えるので、コミュニケーションが活性化していくでしょう。

7.可能な限り素早くレスポンスをおこなう

自分の立場に置き換えるとわかりますが、困ったことがあった場合は素早いレスポンスを求めています。

可能な限りで構いませんが、素早い応対をおこなう努力をしましょう。

また、レスポンスをする際に以下の2つを心がけると、相手に伝わりやすくなります。

  • テキスト中心のコミュニケーションの場合、要点を箇条書きで伝える
  • 言いたいことを整理し、要点を早めに伝える

可能な限り早いレスポンスは大切なことですが、相手に同じ速度のレスポンスを求めることは絶対にやめましょう。

どうしても急ぎの場合は至急回答がほしい旨を伝えると対応してもらえる可能性が高まるので、ストレスを感じずにすみます。

仕事コミュニケーション仕事上のコミュニケーション上手とは!求められる3つの能力や10個の改善方法を紹介

まとめ:リモートワークは簡単な工夫でコミュニケーションが円滑になる

コロナ禍で急速に広まったリモートワークは、まだ多くの課題が残されています。

その中でも1番重要視されているのが「コミュニケーション不足をどう解消するのか」という点なので、ツールなどを使い働きやすい環境を整えていきましょう。

  • 不安や孤独を感じやすいため、早急に対応したほうが良い
  • スケジュール、タスク、勤怠状況は社内で共有するとスムーズに仕事をおこなえる
  • コミュニケーションツールを利用すれば、対面に近い感覚で働ける

コミュニケーションが円滑になれば、生産性の向上や働きやすさが増すなど多くのメリットがあります。

気遣いと工夫で簡単にコミュニケーションは不足は解消できるので、できることから取り組んでみてはいかがでしょうか。

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