仕事が忙しいあなたへ。「余裕がある人」になるための5つの方法

いつも仕事に追われていて、やってもやっても終わらない…そんな思いをしていませんか。
仕事が忙しいと、身も心も大変ですよね。

「どうしてこんなに忙しい思いをしなくちゃいけないんだろう」
「仕事ができる人はどうやってるんだろう」

そんなふうに思うことがあるかもしれません。

いつも仕事が忙しいと感じている人と、仕事ができる人の間には、いくつかの違いがあります。

そこで今回は、

などについてご紹介します。

できる人との違いを知って、仕事の忙しさに対処できるようになりましょう。

「仕事が忙しくて余裕が持てない」と感じている人は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

「仕事が忙しい人」の特徴5つとは

まずは、「仕事が忙しい人」について見ていきましょう。

仕事が忙しい人は、なぜ仕事が忙しいかを考えたことがありますか。

もちろん、シンプルに仕事量が多くて忙しいというケースが多いです。
しかしその背景には、仕事量が増えてしまう原因が隠れています。

仕事が忙しい人には、仕事が増えてしまう原因となる特徴があるのです。

ここでは、「仕事が忙しい人」の特徴を5つご紹介します。

さっそく見ていきましょう。

1.仕事を断れない

「頼みごとは断れない性格」の人っていますよね。
仕事を断れないと、どんどん手元に仕事が溜まって忙しくなります。

会社では周囲と協力しながら仕事をしているので、業務に余裕のある人に仕事がまわってくることがあるでしょう。

抱えている業務にどれくらい時間がかかるかは、本人が一番良くわかるもの。
「これお願いできる？」と聞かれても、自分にこなす余裕がないなら断るべきです。

しかし、仕事を断れない人は、断るべき仕事も引き受けてしまいます。
そのため手元の仕事が増えて、忙しくなるのです。

仕事を断れない人は忙しくなりやすいうえに、結果的にこなせずに周囲にも迷惑をかける可能性があります。

2.情報共有が苦手

情報共有が苦手だと、周囲と連携がうまくとれません。
周囲と連携できなければ、業務に無駄が発生しやすくなります。

報告・連絡・相談を苦手に感じている人もいるでしょう。
苦手意識を持っていると、こまめで密度の高い情報共有は難しいです。

情報共有が不十分では、勘違いや伝達不足によるトラブルが発生します。

結果として、余計な業務が増えたり、周囲の人に手伝ってもらえず抱え込むことになるのです。

情報共有は、自分の仕事を増やすことにつながります。

3.他人を頼っていない

「自分1人でやったほうが速い」「周囲に迷惑をかけられない」と考えてしまうことはないでしょうか。

「仕事が忙しい人」は、他人を頼っていないことが特徴的です。
他人を頼らないと、仕事を自分だけで抱え込むことになります。

もし他人を頼ってお願いすれば、余裕のある人が引き受けてくれて、自分の仕事にも余裕ができるでしょう。

しかし、仕事を抱え込んでばかりで他人に振らなければ、自分の仕事量は変わりません。

他人を頼らないことで、自分が忙しい状況をつくっているのです。

4.仕事の納期をぎりぎりまで伸ばす

仕事の納期をぎりぎりまで伸ばすことも、仕事が忙しい人の特徴といえます。

抱える仕事はひとつではありません。
仕事の納期を伸ばせば、他の仕事をやる時間が削られるうえ、同時進行で取り組まなければならないでしょう。

後ろ倒しにすることで、あとの日程の仕事と重なり、忙しさが増すのです。

仕事の納期を伸ばしてしまいがちな人は、忙しくなりやすいでしょう。

5.残業すればなんとかなると思っている

「ちょっと大変だけど、残業すればなんとかなる」と考えてしまうのも、忙しい人の特徴です。

残業や休日出勤などの時間外労働は、本来はしないほうがいいものです。
労働時間内に終えられる仕事量に抑えるべきでしょう。

しかし、「残業すればいい」と考えると、時間外労働を前提とした仕事のやり方になってしまいます。

残業をあてにしているので、受け持つ仕事量も多く、忙しくなるのです。

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「仕事ができる人」との11個の違いとは

「仕事が忙しい人」の特徴をお伝えしました。
仕事が手元にある状態をつくってしまうことで、忙しさが増していることがわかりますね。

次に、「仕事ができる人」について見ていきましょう。

「仕事ができる人」は効率的に仕事をこなすので、忙しい状況になりにくい傾向にあります。

では、「仕事ができる人」にはどんな違いがあるのでしょうか。

ここでは、「仕事ができる人」の違いを11個ご紹介します。

順番にご説明しましょう。

1.目標までの計画を立ててから行動する

仕事ができる人は、仕事に取り組む前に目標までの計画を立てます。

計画を立てて取り組むことで、トラブルを予防し、着実に進められるからです。

たとえば、ある業務について「15日までに終わらせる」という目標がある場合、どのように進めていくか1日ごとの細かい計画を立てます。

もし無計画だとトラブルが起きやすくなり、遂行できない可能性が出てきます。
巻き返すために無理をするので、忙しくもなりますよね。

あらかじめ計画を立てることで、無理のないスケジュールで仕事を遂行できるようになるのです。

2.目標に対する仕事の完成形を明確にしている

仕事ができる人は、ゴールを明確にしています。
仕事でのゴールとは、目標に対する仕事の完成形のことです。

向かうべきゴールである完成形が明確なら、最短距離で向かうことができますよね。

しかし、どのような状態を完成形とするのか明確でなければ、やるべきことが見えずに無駄な作業をしてしまうでしょう。

早い段階で完成形をはっきりさせられると、あとは必要な作業に取り組めばいいだけです。

無駄をなくすことで、やるべき仕事が最小限になりますよ。

3.仕事の優先順位を考えている

仕事ができる人は、仕事の優先順位を考えてから取り組みます。

仕事の優先順位を考えることは、ミスを減らして効率を高めるためにとても重要なのです。

ひとつひとつの仕事は関連しあっているので、順序によって効率的に進められます。

また、重要度や緊急度によって優先順位をつけて取り組むことで、適切なタイミングや労力で仕事に取り組めるようになるでしょう。

4.効率化を意識して作業に追われるだけになっていない

仕事ができる人は、効率化を意識しており、作業に追われるだけになっていません。

あらゆる業務において、どうすれば効率的に取り組めるかを考えています。

力を抜ける部分は抜き、無駄を省くことで、注力すべき仕事には注力できるのです。

すべての業務に全力を出していては、多すぎる作業に追われるだけになるでしょう。

効率を考えることで、最小限の時間と労力で最大限の成果を得られるよう仕事をするのです。

5.何事も自分1人でおこなわず、他人を頼る

仕事ができる人の特徴的な点として、他人を頼ることが挙げられます。

自分1人でできる仕事の量には、限界がありますよね。
しかし他人を頼って力を借りると、できることが増えます。

仕事ができる人は、自分の業務でも他人に頼れる部分はうまく頼り、協力を得て進めているのです。

自分1人で取り組むよりずっと速く、小さな労力で仕事を終えられます。

他人を頼ることで、自分の負担を減らし、仕事の成果を大きくしているのです。

6.他の人がおこなっていることにも気を配れている

仕事ができる人は、他の人がしていることに気を配れています。

たとえば、仕事を抱えて大変そうな人がいれば「手伝おうか？」、仕事が進んでいない同僚に「大丈夫？」と声をかけるなどです。

他の人に気を配り、必要があれば働きかけることで、周囲からの信頼を得られるようになります。

さらに、他の人の状況を把握していれば、仕事を引き受けることも、他の人に頼むこともしやすくなるでしょう。

視野を広く持つことで、周囲と協力しながら全体で仕事をすすめられるので、1人だけが忙しくなりにくいです。

7.自分のレベルを把握して仕事を受けている

自分のレベルを把握して仕事を受けていることも、仕事ができる人の特徴です。

自分がどんな仕事をどれくらいの時間でこなせるかを把握した状態で、「引き受けられる」と判断したときだけ仕事を受けています。

もし自分のレベルが把握できていなければ、仕事を引き受けられるかどうかの判断ができません。

自分がこなせる仕事量を理解していることで、仕事を受けても問題なく遂行できるのです。

そのため、むやみに仕事を引き受けて忙しくなることはありません。

8.情報共有をしている

情報共有をこまめにしていることも、仕事ができる人に共通する特徴です。

仕事において、情報共有はとても重要です。
情報によってやるべき業務や重要度、緊急度などが変化します。

情報共有を十分にすることで、無駄な業務や時間を削減できるでしょう。

無駄が多いほど、やることが増えて仕事は忙しくなります。
一方で、無駄を減らせば重要なことに注力できるので、仕事にゆとりができますよ。

無駄を減らして効率的に仕事を遂行するためにも、仕事ができる人は情報共有を積極的にしています。

9.集中できる環境を確保している

仕事ができる人は、自分が集中できる環境を確保しています。

たとえば、物が乱雑に置いてあるスペースでは、必要なものが取り出しにくく集中力が切れやすいでしょう。

整理整頓され、やるべき業務に集中できる環境で仕事をすれば、高い集中力によって短い時間で仕事を終えられます。

集中力は、仕事のパフォーマンスにも大きく影響するものです。

自分が集中できる環境を確保することは、仕事をすばやく遂行するためにとても重要ですよ。

10.息抜きをして集中力を途中で切らさない

仕事ができる人は、一定の間隔で息抜きをいれて、集中力を切らさないようにしています。

ずっと集中し続けるときに比べて、息抜きをはさみながら集中したときのほうが、集中力は長い時間持続するのです。

「早く終わらせなければ」と焦っていると、つい長時間仕事をし続けて集中力が切れてしまいがち。

どんなときでも休憩をはさんで息抜きをすることで、自分の集中力をうまく保っています。

11.プライベートの時間をしっかりとっている

プライベートの時間をしっかりとっていることも、仕事ができる人の特徴のひとつです。

仕事ができる人は、仕事が立て込んでいるときも残業をすることは少なく、プライベートの時間を大切にします。

仕事は仕事、プライベートはプライベートと時間を区切り、メリハリをつけているのです。

「定時までに終わらせる」という意識を働かせているので、だらだらといつまでも仕事をすることがありません。

プライベートの時間をとるために、時間を意識して仕事に取り組むことで、仕事の効率が上がりますよ。

「仕事が忙しい人」から「できる人」になるための5つの方法

「仕事ができる人」の特徴をお伝えしました。
仕事を管理し、周囲と協力することで効率的に仕事に取り組んでいますね。

では、「仕事が忙しい人」から「できる人」になるにはどうすればいいでしょうか。

具体的にどんなことを取り組むべきかがわかれば、すぐに行動で変えることができますよ。

ここでは、「仕事が忙しい人」から「できる人」になるための5つの方法をご紹介します。

それでは確認していきましょう。

1.1人で行おうとせず、仕事仲間を頼る

まず取り組みたいのは、仕事を1人で行おうとせずに仲間を頼ることです。

「いつも1人で仕事を抱え込んで忙しさに追われている」という人は、仕事量について上司に相談してみましょう。

自分が現状どれほどの仕事を抱えているのか、どの仕事の負担が大きいのかを伝えれば、仕事を巻き取ってくれる可能性もあります。

また、自分の判断で仕事を他の人に振ってもいい場合は、仕事量にゆとりがある人を頼ってみるのもいいですよ。

周囲を頼れば、自分が抱えている仕事をすぐに減らせるので、忙しさから開放されやすいでしょう。

2.目標達成までに余裕のあるスケジュール管理を徹底する

仕事に取り組むときは、目標達成に向けた余裕のあるスケジュールを立てて管理を徹底しましょう。

余裕を持って計画的に進めれば、忙しい状況にはなりにくいです。

仕事が特に忙しくなるのは、締め切りが近づいていて急いで業務を終えなければないときや、トラブルが発生して業務が増えてしまうときなど。

余裕を持ったスケジュールで仕事を進めていれば、締め切りに焦ることもなく、トラブルで仕事が増えても対処できます。

スケジュール管理によって忙しい状況を回避でき、スムーズに仕事を遂行できるでしょう。

3.1日のやるべきことを決めてから作業に取り組む

出勤したら、1日のやるべきことを決めてから作業に取り組みましょう。

最初にやるべきことが決まっていると、迷うことなく効率的に作業できます。

作業の把握には、チェックリストやスケジュールツールなどを活用すると便利です。

やるべきことが明確だと、無駄な時間や労力を使うことがないので、集中して仕事に取り組めますよ。

1日の生産性が高まり、仕事がはかどるようになります。

4.自分のレベルに合っていない仕事は断る

「仕事ができる人」になるなら、自分のレベルに合っていない仕事は断りましょう。

そのためには、自分がどんな仕事をどれくらいの時間でこなせるのかを把握することが大切です。

普段から仕事に取り組むときには時間をはかるなどして、わかるようにしておくといいですよ。

自分のレベルに合わないと判断した仕事は、きっぱりと断ります。
きちんと断ることで、自分の仕事に集中できますよ。

「仕事を断るのが苦手」という方は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。

仕事の断り方の5つのポイントを紹介！断るメリットや断れない人の心理も解説

5.休憩時間や休日はしっかり休むことに徹底する

「仕事ができる人」になるためには、休憩時間や休日にしっかりと休むことを徹底します。

仕事で高いパフォーマンスを発揮するために、休憩や休息はとても重要です。

十分に休まなければ、集中力や生産性は落ちてしまいます。

休憩時間には仕事から離れて、気分転換をしましょう。
休日は趣味や休息にあて、リフレッシュすることを意識するといいですよ。

休むことを徹底すると、仕事でも最大限の力を発揮できるようになります。

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仕事が忙しいときほどすべき3つのこと

「仕事が忙しい人」から「仕事ができる人」になるための方法をお伝えしました。
実践できることから取り組んでみてくださいね。

しかし、実際に「仕事が忙しい」という状況になってしまったときはどうすればいいのか、困ることもあるでしょう。

仕事を忙しくならないように工夫していても、どうしても忙しいときはあります。

仕事が忙しいときに心がけると効果的な方法を知って、落ち着いて仕事に取り組みましょう。

ここでは、仕事が忙しいときほどすべき3つのことをご紹介します。

さっそく見ていきましょう。

1.冷静になる

忙しい状況になると、つい気持ちが焦ってしまいます。
そんなときは一度冷静になりましょう。

気持ちが焦っていると、普段しないようなミスをしてしまったり、思うように仕事が進まなかったりしますよね。

深呼吸をする、時間を決めて休憩するなど工夫をして、気持ちを落ち着けるといいですよ。

冷静で頭がスッキリした状態で取り組むほうが、仕事のパフォーマンスは高いです。

自分の状態次第で仕事を早く終えられるようになるので、意識してみましょう。

2.周囲にアピールしない

忙しいからといって、周囲に忙しいことをアピールするのはやめましょう。

ただ忙しいことをアピールしても、周囲は手伝いたいとは思いません。
むしろ、あまりいい気持ちにはならないでしょう。

仕事を手伝ってほしいなら、引き受けてもらえないかどうかを素直に聞くのが一番です。

声をかけられるのを待つのではなく、自分から行動を起こすことが大切ですよ。

コミュニケーションをとり、協力を得ながら仕事をすすめていきましょう。

3.プライベートの時間をとる

忙しいときでも、プライベートの時間はしっかりとりましょう。

仕事が終わらなくて忙しいときは、残業や休日出勤をすればいいと考えていませんか。

プライベートの時間を確保して、リフレッシュしたり休んだりすることが、仕事の効率を上げるために有効です。

長い時間をかけても仕事は終わりません。
それよりも、スッキリした頭で集中力を高く持って取り組みましょう。

忙しいときこそメリハリをつけ、好循環を生むといいですよ。

まとめ：仕事が忙しい人からできる人になれるよう意識しよう

今回は、仕事が忙しい人とできる人になるための方法をお伝えしました。

仕事が忙しい人の特徴を知ることで、仕事を増やさない行動を取れるようになりますよ。

仕事ができる人になるための方法で仕事を効率化していってくださいね。

仕事が忙しい人からできる人になれば、仕事もプライベートもより前向きに充実感を持って過ごせるようになります。

「仕事が忙しい人」から抜け出し、ゆとりを持って生き生きと働きましょう。