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仕事における優先順位の決め方を3ステップで解説!間違えないための方法も9つ紹介

仕事 優先順位 イラスト

「どの仕事から手をつければいいのかわからない」
「どうしたら効率よく仕事ができるのだろう?」
「仕事の優先順位を上手く判断できない…」
と悩んでいませんか?

仕事に追われていると、何から手を付ければよいのか分からずに、困ってしまう人もいるのではないでしょうか。
正しい優先順位を瞬時に判断できれば、もっとスムーズに仕事を片付けられそうですよね。

そこでこの記事では、

  • 優先順位を間違えない9つのコツ
  • 優先順位を決めるために知っておくべきこと

などについて、くわしく解説していきます。

この記事を読めば、素早く優先順位を決める秘訣がわかりますよ!
優先順位を決める正しい方法を知って仕事の効率を上げたい方は、ぜひ最後まで読み進めてくださいね。

仕事の優先順位を決めて効率を上げる3ステップ

仕事の優先順位を決めて効率を上げる3ステップ

まずは、優先順位を決定するうえで知っておくべきことからみていきましょう。
ここでは、仕事の優先順位を決めて効率を上げる方法を3ステップでご紹介していきます。

1.「実施すること」と「しないこと」の2つに分ける

多くの仕事をこなしていく中で、どの作業から進めていくのかを決めておくことは、仕事を効率よく進めるうえで必要不可欠です。

すべての仕事を同時に進められない以上、どれかを選んで、どれかを捨てなけれないけませんよね。
つまり、するべき仕事を「実施すること」と「しないこと」の2つに分ける必要があるのです。

2つに分類する際には、現在抱えている仕事、または今後発生するであろう仕事を可視化しなくてはいけません。

うまく頭の中で整理できないなら、メモなどにやるべきことを1度書いてみましょう。
あまり深く考えずに、まずは一覧にして書いてみてください。

2.実施することを「重要度」「緊急性」に着目した次の4つの分類に分ける

実施するべき仕事がわかったら、次は優先順位をつけていきます。
その際に大切なのが、以下の4つの分類に分けてみることです。

  1. 重要で緊急性の高い仕事
  2. 緊急ではないけれども重要度が高い仕事
  3. 重要度は低いけれども緊急性が高い仕事
  4. 重要度と緊急性が低い仕事

1番がもっとも優先するべき仕事であり、4番は優先度が低い仕事ということです。

2番と3番は、「重要度」と「緊急性」のどちらかを優先するかによって順位が変わってきます。
つまり、「重要度」を優先する場合には上記の順番で、「緊急度」を優先する場合には以下の順序で取り組めばよいということですね。

  1. 重要で緊急性の高い仕事
  2. 重要度は低いけれども緊急性が高い仕事
  3. 緊急ではないけれども重要度が高い仕事
  4. 重要度と緊急性が低い仕事

先ほど書いたやるべき仕事の一覧を、この4つの分類に分けてみてください。
そうすれば、優先順位の正しい順番が見えてくるはずです。

3.重要で緊急性の高いものから確実に実施する

実施するべき仕事を4つに分類できたら、実際の行動に移していきましょう。
その際には、重要で緊急性の高い仕事から最優先で片付けていくべきです。

優先順位の高い仕事から確実に進めていくには、スケジュールに落とし込んでいくことが大切。
スケジュールを上手く管理できれば、1日のやるべき仕事が明確になりうっかり忘れも防止できます。

スケジュール管理を上手くするための方法やコツについては、以下の記事を参考にしてみてください。

スケジュール管理 スケジュール管理のメリットや成功させる9つのコツ!おすすめのアプリも紹介

仕事の優先順位を間違えないための効果的な9つのテクニック

仕事の優先順位を間違えないための効果的な9つのテクニック

優先順位の判断方法がわかったところでここからは、優先順位を間違えないための効果的な9つのテクニックについてくわしく解説していきます。

正しい優先順位で仕事をすると、業務上のトラブルも事前に防げるはずです。
ぜひ実際に活用してみてくださいね。
それでは、順番に見ていきましょう!

1.ToDoリストを作成し、自分がいつでも見れる場所で管理する

ToDoリストを作っておけば、作業の抜け漏れを防止できます。
その際には、メモやパソコンのデスクトップなど、自分がいつでも見れる場所で管理するのがポイントです。

1日の終わりに翌日の予定を書き込み、1日の始まりにはその日の予定を確認する習慣を身につけましょう。

また、タスクリストは書きっぱなしにせずに、定期的に確認することをおすすめします。
たとえば、午前中、昼休憩のあとなど、自分なりのルールを作ってしまいましょう!

複数の作業をこなさなければいけない場合には、締め切りの早いものや重要度の高い仕事から取り組むようにしてくださいね。

習慣化が苦手な人は、おすすめの習慣化アプリを紹介しているこちらの記事もぜひ参考にしてください。

習慣化 アプリ 習慣化におすすめのアプリ20選!しっかり継続するための5つのコツも紹介

2.仕事の制限時間を決める

仕事の期限が迫っていれば、危機感を持って作業に集中できますよね。
人は余裕があるとなまけてしまうものです。

ひとつひとつの作業をより効率よくこなすためにも、前もって制限時間を決めておきましょう。

自分で「このタスクは30分以内に仕上げないといけない」と制限時間を設定すれば、その時間内に終わらせようと集中できます。

たとえば、絶対に納品物を提出しなければいけない期限が迫っていると、その危機感から普段以上に集中して作業ができますよね。

とにかく集中力を高めて作業を効率的に進めるためには、タスクに制限時間を決めておくことが大切ですよ。

具体的な集中力を高める方法についてくわしく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

集中力を高める方法16選! 集中力を高める方法16選!今すぐできる技や用意すると効率の上がるアイテムを厳選

3.完璧を目指さない

せっかく決めた優先順位も、完璧を目指しすぎるあまり時間がかかりすぎてしまっていませんか?
高いレベルで仕上げようという意識は褒められるべきですが、仕事は期限に間に合わせる必要があります。

仕事で重要なのは、やるべきタスクを早く終わらせることです。
期限に間に合わないよりは、こだわりをある程度にしておいて完成させる方がいいでしょう。

はじめから完璧を求めて取り組んでいると、なかなか完成させられずに効率が悪くなってしまいます。

必要以上に力を入れすぎずに適度に肩の力を抜いて、完璧を目指しすぎないようにしてください。

仕事を楽しんでこなすコツについて興味がある方には、こちらの記事もおすすめです。

仕事を楽しむ人と楽しめない人の10の違いとは?5つの解決方法も合わせてご紹介

4.やらない勇気を持つ

勇気のある人

いつの間にか、仕事を請け負いすぎてキャパオーバーになってしまっていませんか?
もちろん一生懸命に仕事に取り組むのは、素晴らしい心がけです。

しかし、仕事に追われすぎてストレスがたまり、逆に作業効率が落ちてしまっては本末転倒ですよね。

「私なら絶対にできます!」といって、できないよりは、はじめから適度な量をしっかりとこなす方が評価も高いはずです。
すべてを1人で抱え込むのではなく、上手く仕事を手放す勇気も必要ですよ。

キャパオーバーの状態が続くと仕事の効率が落ちて、生産性が低下してしまう原因になることも。
キャパオーバーになってしまった時の対処法についてくわしく知りたい方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

仕事でキャパオーバーになりやすい性格の特徴とは? 【対処法と予防策】仕事でキャパオーバーになりやすい性格の特徴とは?

5.会社の優先順位を確認

会社に所属している以上、企業の優先順位を常に意識しておくことも大切ですよね。
自分の仕事と会社の仕事、それぞれの優先順位を考慮したうえでスケジュール管理をおこないましょう。

たとえば、明日中に自分のタスクを仕上げないといけないところが、急に上司から緊急度の高い仕事を頼まれたとします。
その際には、1度自分の仕事を置いておき、先に頼まれた仕事を仕上げる必要があるでしょう。

この例のように、突然追加で仕事を振られることも十分に考えられます。
そのような時にも慌てずに済むように、適度なバッファを持たせることも忘れないようにしましょう。

バッファとは?
ビジネス用語としてのバッファとは、「ゆとりがある」という意味です。
スケジュールにもこのゆとりを持たせていれば、余裕を持って仕事に取り組めます。
スケジュールを作成する際には、ぜひバッファを持たせてみてください。

6.仕事を周囲に振る勇気を持つ

時には「緊急度」「重要度」共に高い仕事に追われ、余裕がなくなってしまうこともあるでしょう。
そのような時には、周囲に任せられる仕事をお願いする勇気を持つことも大切です。

中には、誰かに助けを求めるのが苦手な人もいるかもしれません。
そのような人は、必要以上に周りの人に迷惑をかけたくないと思っている傾向があります。

しかし、人は誰かの役に立ちたい、困っている人がいたら何かしてあげたいと思うものです。
上手に仕事を周囲に振れるようになれば、今よりもスムーズに業務を終わらせられるようになるでしょう。

「上手く人に頼れない」という方は、コミュニケーション力を高めると改善できるかもしれませんよ。
コミュニケーション力を高める効果的な10の方法について興味がある方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

コミュニケーション力とは コミュニケーション力とは?意味や高めるための10個の方法について徹底解説

7.できる仕事仲間を真似してみる

どんな職場にも一人はいる、仕事ができる人。
あなたの会社にも、尊敬できる先輩や同僚がいるのではないでしょうか?

もしもいたら、ぜひその人の

  • 仕事への取り組み方
  • 周囲とのコミュニケーションの取り方

などを観察してみてください。

できるなら、仕事をするうえで意識していることや、考え方などを直接聞いてみるとよいでしょう。

そして、教わったことや、見つけた仕事のコツはしっかりと自分の行動に取り入れてください。
見よう見真似であっても、実践していけば変わっていくはずですよ。

優秀な人が実践している仕事術について興味がある方には、こちらの記事もおすすめです。

優秀な人材とは 優秀な人材とは?20の特徴と辞めてしまう職場の5つの共通点を紹介

8.効率化できる仕事がないか確認する

無駄な作業があると、仕事量も多いように感じてしまいます。

「実施すること」と「しないこと」を明確にわけてスケジュールを立てていく際には、もっと効率化できる仕事がないかどうかを確認するようにしましょう。
その際には、アプリやシステムを上手く活用することで、大幅に作業を効率化できるようになりますよ。

たとえば、メンバーとのやりとりはチャットツールを活用すればすぐにやりとりが可能です。
他にも、スケジュールやメンバーの進捗状況などもクラウド上で管理すれば、どこにいてもすぐに確認できます。

このように、仕事を効率化させるツールやアプリを利用すれば、より効率的に作業を進められるはずですよ。
今すぐ使える仕事を効率化させるおすすめアプリに興味がある方は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

9.コミュニケーションを取る時間を決める

職場でのコミュニケーションが上手くいけば、スムーズに仕事が進み人間関係もよくなりますよね。
仕事の優先順位を間違えないためにも、コミュニケーションを取る時間を事前に決めておきましょう。

たとえば、メール。
受信通知が気になったり、作業がひと段落つくたびにメールソフトを開いていませんか?

何気なくメールを読んでいるうちに、「気がつけば進捗が遅れてしまっている…!」という経験をしてしまった人も少なくないでしょう。

このような事態を防ぐには、「メールチェックは午前中と午後の休憩明け、退社前だけ」といったように、1日数回に限定するのがおすすめです。

コミュニケーションを取る時間を前もって決めておけば、より効率的に作業が進められ優先順位を間違えないようになるでしょう。

まとめ:優先順位を間違えることなく仕事に取り組めば、結果もついてくるはず

今回は、仕事の優先順位を決める方法や、間違えないようにする具体的なテクニックについてご紹介していきました。

仕事をしていると、新しい依頼が随時発生していくものです。
今抱えている仕事が完了してからであれば判断しやすいですが、そういうわけにはなかなかいきませんよね。

正しい優先順位を決められるようになれば、仕事を効率よく進められ結果も出しやすくなるはずです。
優先順位をつけるのが苦手という方こそ、ぜひ今回ご紹介した方法を実際に試してみてくださいね。

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