仕事で使うメールの書き方の基本マナー5つと知っておくべき注意点を解説

「仕事のメールで知っておくべきマナーってなんだろう？」
「仕事のメールをうまく書くためのテクニックを知りたい」

と思うことはありませんか？

メールを書こうとしても、何に気を付けて書くべきかで考えてしまいますよね。

では、メールを書くときのテクニックにはどのようなものがあるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば仕事のメールで押さえるべきポイントが必ずわかります。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

仕事でのメールの書き方5つの基本マナー

仕事でメールを書くにあたって、最低限知るべきポイントを紹介します。

マナーを知らずにメールを送れば、受信者に失礼な印象を与えることもあります。

以下の5つの項目は、仕事のメールでは必ず含まれる項目です。

仕事でのメールのやり取りを開始する際には、必ず上記の項目を含むようにしましょう。

【フリーランス必見】メールアドレスはどう準備するのが正解？徹底解説

1.宛名

宛名を記載する際は、大きな組織から順に書き並べていきます。

具体的には、以下のようになります。

例をあげると、以下のいずれかのようになります。

役職名は、敬称とも捉えられる点に注意が必要です。

役職名を敬称として利用する場合は、様などの敬称を省きます。

宛名を記載する際は、会社名、役職名、相手の名前に誤字が無いことを念を押して確認しましょう。

2.挨拶・名乗り

仕事のメールでは、時候の挨拶などは不要です。

代わりに仕事メール用の挨拶を入れましょう。

挨拶はいろいろなものがあり、連絡する相手に合わせ文章を選択します。

具体的に、挨拶には以下のようなものがあります。

その後、名乗りの文を入れます。

相手にとって自分が何者か、はっきりわかるように記載しましょう。

はじめてメールを送る際は「〇×株式会社広報部△△と申します。」と記載します。

2度目以降は「と申します。」を「です。」に変更すれば問題ありません。

3.本文

本文は、なるべく簡潔に相手への分かりやすさに焦点をあてて書きます。

本文には、以下の点を入れ込むのがポイントです。

これらの点は、6W3Hと呼ばれます。

6W3Hの情報を意識して入れ込むことにより、相手に伝えるべき事項の漏れを防げます。

文章は長文を避け、話す項目が多くなるようであれば箇条書きを利用しましょう。

長文は、文章を短く切って別の段落に分けると読みやすくなります。

4.結び

本文の後には結びの言葉を入れ、本文の終わりであることを示します。

結びの言葉には、以下のような例があります。

メールの内容に合わせ、相応しい結びの言葉を選択しましょう。

5.署名

メールの最後には署名を入れます。

署名は、組織で統一されたテンプレートがある場合もあります。

自分の会社でテンプレートがあるかどうか確認しましょう。

テンプレートが無い場合は、以下の内容を署名に入れ込みます。

ほかにURLや営業時間など、必要と考えられる情報があれば記載します。

署名の情報は、受領者が後で何度も参照する場所です。

名刺のようなものと考え、必要事項を間違いなく記載しましょう。

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仕事のメールはTO・CC・BCCの使い分けが重要

仕事のメールを利用するうえで、しっかりとした理解が欠かせないのが、TO、CC、BCCの使い分けです。

TO、CC、BCC、の意味および用途は以下のとおりです。

名称	意味	用途
TO	宛先のこと	宛先にメールを送る
CC	カーボンコピーの略 コピーが送られる	宛先以外で送信すべき相手にメールのコピーを送る
BCC	ブラインドカーボンコピーの略 宛先がほかの人に開示されずに、コピーが送られる	第三者には知られない形で、宛先以外で送信すべき相手にメールのコピーを送る

TOは、送り先（受信者）のアドレスを入れます。

CCに入れられたアドレスは、他の受信者も見ることが可能です。

一方で、BCCに入れられたアドレスは、TO、CC、BCCに入れられたいずれの受信者も見ることができません。

TO、CC、BCCは用途がまったく異なるので、きちんと理解するようにしましょう。

仕事でメールを送る際に注意すべき宛名の書き方4つのケース

仕事でメールを送る際には、とくに宛名の書き方に注意が必要です。

宛名とは「～様」と記載する部分です。

ここでは、具体的に以下の4つの例について見ていきます。

相手に失礼の無いよう、宛名の書き方をよく確認しましょう。

1.相手に役職がある

相手に役職がある場合、組織名、役職を記載してから◇◇様と敬称を付けます。

具体的には以下のように記載します。

◇◇課長と、役職を最後に記載して敬称とすることも可能です。

2.団体に宛てて送る

団体に宛てて送る場合「御中」という言葉を使います。

御中とは、団体の場合に利用される「様」の代用です。

具体的には、以下のいずれかの書き方になります。

3.複数の人に同時に送る

複数の人に同時に送る場合は、役職の高い順に名前を記載します。

役職は記載してもしなくても問題はありません。

具体的には、以下のようになります。

受信者が部署全体などになる場合は「各位」を利用します。

複数の人の名前を羅列する際は、とくに役職の順に気をつけましょう。

4.TOとCCを分けて送る

TOとCCは用途が違うため、混同することのないようにしましょう。

主要なメールの宛先をTOに、内容の共有が必要な人をCCに入れ、用途を分けるのがポイントです。

宛先も以下のように分けて表記します。

主要な宛先が曖昧だと、その後誰からも返答が来ないなどの問題が発生することがあります。

誰が主要な宛先となるか明確にしましょう。

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仕事でメールを送る際の知っておくべき7つの注意点

仕事でメールを送る際には、注意点がいくつかあります。

知っておけば、発生しうる無駄な手間を省けるでしょう。

ここでは、注意点を7つ紹介します。

1つずつ見ていきます。

1.相手に伝わりやすい文章を送る

仕事のメールの作成の際に意識すべき点は「早く要点を理解してもらうにはどうすべきか」という点です。

そのため、以下に注意し本文を記載します。

とくに相手から返答を期待している箇所は、工夫して相手が返信しやすいようにしましょう。

質問は箇条書きにすると、相手が答えやすくなります。

2.添付ファイルの種類を確認する

ファイルを送付したい相手のPCに、自分が送付するファイルを閲覧可能にするソフトウェアが必ずしも入っているとは限りません。

ときにはファイルの拡張子を変更することでファイルが問題なく開けるということもあります。

以下のようなファイルは、一般的なPC環境で開くことが可能です。

フォトショップやイラストレーターなどで作成したデータなど特殊なファイルを送る前には、相手のPCにソフトウェアが入っているかを確認する必要があります。

3.添付ファイルのデータ容量をチェック

ファイルのデータサイズは、受信者側に容量制限があり受信できないことがあります。

具体的には3Mを超える容量を送信する際に注意が必要となります。

大容量のファイルを送付するには、以下のような方法があります。

一方でファイルの転送サービスの利用の際は、外部のネットワークを利用することになるためセキュリティに問題がないかを確認する必要があります。

場合によっては、データの受信者とデータの転送方法について相談が必要です。

4.ウィルスに感染していないか注意する

ウィルスに感染したデータを送信すると、大変な問題を引き起こします。

例えば、受信相手のPC で、以下のような問題が起きます。

一度でもウィルスを受信すれば、受信者の利用するネットワーク上のすべての人々が感染の危険があります。

信頼を失うのは避けられません。

送信前には、添付ファイルがウィルスに感染していないか確認するようにしましょう。

5.ファイルを添付することを文面に記載する

ファイルを添付する際は、文面にもそのことを記載します。

いくつ、どのようなファイルが添付されているかの情報を記載します。

このように文面に添付したファイル内容を記載することで、添付漏れがあれば受信者が気づくことができます。

6.誤字や脱字がないか確認する

誤字や脱字の確認を送信ボタンを押す前に必ず行います。

とくに以下について誤字がないか確認しましょう。

相手の名前を間違えることは、よくあります。

失礼にあたるので気を付けましょう。

また、スマートフォンを利用して入力した場合、予測変換によりまったく違う文章が挿入されていることもあります。

スマートフォンで入力した際は、文章も念を入れて確認しましょう。

7.宛先の確認を心がける

宛先である、TO、CC、BCCも最後に改めて確認します。

とくに送信者の情報が開示されてはいけないBCCに入れられるべき宛先には注意しましょう。

誤ってCCに入れて一度送信してしまうと、もう取返しがつきません。

また、誤った送付先に情報を送付してしまうことも大きな問題になりますので、アドレス自体も最後に確認しましょう。

仕事でのメールの書き方「場面別」7つの例文

具体的なメールの書き方を見ていきましょう。

ここでは、さまざまな状況に合わせ7つの例文を紹介します。

ご自身の状況に合わせ、これらの例文を加工、工夫してみてください。

1.「挨拶」の場合

就職など、環境が変わったときに送る「挨拶」メールです。

自己紹介とともに、抱負などを伝えると相手によい印象を残せます。

2.「依頼」の場合

相手に依頼する際に送るメールです。

相手からのアクションを求める部分につき、相手が返信しやすいように工夫しましょう。

3.「お礼」の場合

相手にお礼を伝えるための文面です。

お礼をしてもらい、行動を認識されると人は嬉しくなるものです。

お礼メールはコミュニケーションを円滑にします。

お礼を送付できる機会があれば積極的にメールをしてみましょう。

4.「謝罪」の場合

ミスに気づいた場合「謝罪」のメールを即座に発出し対応しましょう。

上記のとおり、誤っていた点について明確に指摘します。

そして二度と同じ過ちを繰り返さないことを伝え、対応の誠実さをアピールします。

5.「催促」の場合

仕事において催促はつきものです。

催促はしにくいので、つい曖昧な表現をしがちです。

しかし、期限は守られる必要があります。

期限を明確に記載し、催促していることが明確にわかるメールを作成しましょう。

先方に締め切り時間を明確に示すことで、その時間までに何らかのリアクションを見込むことができます。

6.「新年の挨拶」の場合

新年の挨拶の例文です。

新年の挨拶は、松の内と呼ばれる新年のはじまりから1月7日までに送りましょう。

松の内とは、お正月飾りを飾っておく期間のことです。

この期間が過ぎたらお正月の期間が終わるとされています。

7.「年末の挨拶」の場合

お客様や取引先に年末の挨拶を送付する場合の文面例です。

年末の営業時間など、情報として盛り込むべき内容も一緒に送付します。

年末の挨拶は、12月下旬に差し掛かる頃に送付します。

仕事のメールを書く際の知っておくべき3つのテクニック

仕事のメールを書く際に使えるテクニックを紹介します。

これらを意識してメールを書くだけで、メール内容は格段に理解しやすくなるのです。

ここでは3つのテクニックを紹介します。

1つずつ見ていきます。

1.箇条書きを使う

長い文章は、理解がしにくく相手にとって負担となります。

文章が長くなる場合は、箇条書きに変更しましょう。

以下に例を記載します。

箇条書きの方が、圧倒的にわかりやすいのがお分かりいただけると思います。

メールを書く際は、箇条書きが利用できる箇所は、箇条書きすることを意識しましょう。

2.PREP法を使う

文章を組み立てる際に、以下のように文章を組み立てる方法論をPREP法といいます。

PREP法でもっとも重要なのが、ポイントを一番はじめと最後に述べる点です。

最初と最後にポイントを述べることで、相手に「何が重要なのか」を認識してもらいやすくなります。

3.6W3Hを心がける

6W3Hとは、以下のことをいいます。

人の行動に関する必要な情報をすべて盛り込むにあたっては、6W3Hが有効です。

6W3Hを意識して記載すると、記載すべき情報の漏れを無くせます。

まとめ：仕事でのメールの基本マナーや注意点をしっかり理解して今後の仕事に活かそう

仕事でメールを書く際のマナーやテクニックを紹介しました。

本記事の注意点やテクニックをしっかり理解しメールに反映すれば、仕事の効率があがります。

とくに押さえるべきポイントは以下のとおりです。

ぜひ今後の仕事に活かしてみてください。