【例文あり】退職のあいさつメールの書き方とは!送信する相手別に詳しく解説

2022.09.26
退職のあいさつメールの書き方とは!

最近では、退職や転職へのハードルが下がり、自分のキャリアを柔軟に選び取る人が増えてきました。

新しい環境に飛び込む前には、これまでいた会社を退職するときにあいさつメールを書く人も多いでしょう。

しかし、いざあいさつメールについて考え始めると、

「退職時のあいさつメールってどうすればいいの?」
「どのタイミングで、どんな内容にするべき?」
「退職するときのあいさつメールのマナーは?」

とわからないことがでてきます。

今回は、

  • 退職時のあいさつメールの目的
  • 宛先別のあいさつメールのポイントと例文
  • 退職時のあいさつメールのマナー

などについてご紹介します。

「あいさつメールで気持ち良く円満退社したい!」という方は、ぜひ最後まで読み進めてください。

退職時のあいさつメールの目的とは

紙飛行機と人

まずは、退職時のあいさつメールの目的を理解しておきましょう。

退職時にあいさつメールを送る目的は、職場の上司や先輩、同僚、後輩、社外の相手など、お世話になった相手に感謝を伝えることです。

これまでの感謝を伝えて退職することで、去り際の印象をよくできます

また、どんな転職先であっても、今後仕事で関わる可能性はあるはずです。
再び仕事で関わる機会がきたときに、いい印象であれば、スムーズに働けるでしょう。

口頭でのあいさつとは違い、メールは文章という形で残ります。
相手への感謝を伝え、気持ちよく送り出してもらえるような本文を考えましょう。

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【社内宛】退職メールのポイントと例文

社内のイメージ

退職時のあいさつメールの目的についてお伝えしました。
「終わりよければすべてよし」という言葉もあるように、退職時ほど印象を大切にしましょう。

ここからは、具体的な退職メールのポイントと例文をご紹介します。

いきなり「退職のあいさつメールを書くぞ!」と思っても、何を書いてよいかわからなくなりがちです。

ポイントと例文を見て、ぜひ自分のあいさつメールに活かしてください。

まずは、社内宛ての退職メールのポイントと例文をご紹介します。

  1. 最終出勤日に送る
  2. 一斉送信で問題ない
  3. 件名はシンプルに
  4. 退職理由は「一身上の都合」
  5. 退職後の連絡先を書いてもOK
  6. 例文

詳しく見ていきましょう。

1.最終出勤日に送る

社内宛ての退職メールは、最終出勤日に送りましょう

退職が決まると、「どのタイミングで退職メールを送ればいいんだろう?」と悩みがちです。

実は、退職メールを送るタイミングは社内と社外で異なります。

社内の場合は、これまでの感謝を伝える最後のあいさつという意味合いが強いです。
そのため、最終出勤日に送るようにします。

送る時間帯は、提示の1時間前から退社までにしましょう。
日中は業務上のやりとりがあるため、業務に支障のない時間帯を選ぶのが望ましいです。

2.一斉送信で問題ない

社内宛ての退職メールは一斉送信で問題ありません。

「社内宛てとはいえ、1人1人に送ったほうがいいのかな?」「一斉送信だと失礼になる?」と迷う方もいるのではないでしょうか。

しかし、もし1人ずつに送るとすると、社内だけでも相当な大人数になります。

一般的に、あいさつメールの一斉送信は失礼にあたらないので、安心して一斉送信を活用しましょう。

あいさつメールの本文で感謝の気持ちをしっかり書けば、きちんと伝わります。

3.件名はシンプルに

社内への退職メールを書く際、件名は「退職のあいさつ」とわかるシンプルなものにしましょう。

仕事で扱うメールには、件名によって重要度が判断され、読み飛ばされる可能性もあります。

件名がわかりづらいために迷惑メールと間違えられると、読んでもらえないかもしれません。

パッと見てわかりやすい件名にすることも、大切なポイントです。

「退職のごあいさつ(名前)」など、主旨と名前をセットにするといいですよ。

4.退職理由は「一身上の都合」

退職メールでは、退職の理由は「一身上の都合」としましょう。

退職のあいさつとなると、理由を詳しく書きたくなるかもしれません。

しかし、あいさつは内容もシンプルに、込み入った事情は書かないのがマナーです。

どんな理由であっても長々と説明するのではなく、「一身上の都合」でスマートにまとめましょう。

5.退職後の連絡先を書いてもOK

退職後も社内の人との関係を維持したいという方もいるでしょう。
その場合は、退職後の連絡先を書いても問題ありません

退職後の連絡先は、末尾にただ記載するよりも、一言案内をするとより丁寧です。

次のような言葉を添えて、私用のメールアドレスや電話番号を記載します。

  • 「今後連絡をいただける場合は、下記までお願いします。」
  • 「今後の連絡先は下記となります。何かございましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。」
  • 「退職後の連絡先は下記のとおりです。今後とも宜しくお願いいたします。」

退職後の連絡先を伝えておけば、引き続き社内の人と連絡を取り合えて、関係を持ち続けられるでしょう。

6.例文

ここまでのポイントを活かし、社内宛てのメールを考えましょう。

社内宛ての退職メールの例文は、次のとおりです。

件名:退職のごあいさつ(名前)

みなさま、お疲れさまです。
◯◯部の◯◯です。

このたび、一身上の都合により3月末で退職することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ごあいさつすべきところですが、メールにて失礼いたします。

入社して◯年、みなさまには大変お世話になりました。
温かい叱咤激励の言葉をいただき、心よりお礼申し上げます。

在籍中は至らぬ点も多々あったかと思いますが、みなさまに支えられて多くのことを学ばせていただきました。
今後も、この会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記のとおりです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールアドレス:xxx@xxxx
電話:xxx-xxx-xxxx

最後になりましたが、みなさまのさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

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【上司宛】退職メールのポイントと例文

上司のイメージ

社内宛ての退職メールのポイントと例文についてお伝えしました。
お世話になった人々に感謝の気持を伝えましょう。

職場の人のなかでも、特にお世話になるのが上司ですよね。

上司には、一斉送信とは別にしっかりとお礼を伝えたいもの。

ここでは、上司宛ての退職メールのポイントと例文をご紹介します。

  1. 個別に送る
  2. 感謝やエピソードを書く
  3. 例文

さっそく見ていきましょう。

1.個別に送る

上司への退職メールは個別に送りましょう

相手だけに向けた言葉で、特別な感謝の気持ちが伝わります。

社内宛ての一斉メールと個別メールを両方送って問題ありません。

また、上司との関係性にもよりますが、個別に退職メールを送る場合は堅苦しい表現にしすぎなくてもよいとされています。

くだけすぎない程度に、気持ちを込めたメールを送りましょう。

2.感謝やエピソードを書く

上司への個別の退職メールでは、感謝や具体的なエピソードを書くといいでしょう。

特別な思い出を書くことにより、感謝の気持ちが伝わり、印象深いものになります。

これまでのことを振り返ると、

  • 上司から学んだこと
  • 上司の尊敬するところ
  • 上司に感謝していること

などが思い浮かぶのではないでしょうか。

ぜひ具体的なエピソードとともに、感謝の気持を込めた文章を考えましょう。

3.例文

上司への個別の退職メールは、基本的に社内のメールと同様に最終出勤日に送ります。

個人的なエピソードや特別な感謝の気持ちをまとめましょう。

上司宛ての退職メールの例文は次のとおりです。

件名:退職のごあいさつ(名前)

◯◯事業部◯◯課 ◯◯様

お疲れさまです。◯◯事業部◯◯課の◯◯です。

このたび、一身上の都合により3月末で退職することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ごあいさつすべきところですが、メールにて失礼いたします。

◯◯部長には入社当初から目をかけて育てていただき、多くのことを学ばせていただきました。
大変お世話になり、深く感謝申し上げます。

なかなか成果が出なかった時期、◯◯部長に温かい言葉と的確なアドバイスをいただいたこと、今でも覚えています。
在籍中は至らぬ点が多々あったかと思いますが、いつも優しく見守っていただき、本当にありがとうございました。

今後もこの会社と◯◯部長から学んだことを糧にして、精進していきたいと思います。

感謝の気持はメールでは伝えきれません。
また直接お話させていただきたく思います。

退職後の連絡先は以下となります。
今後ともご連絡をいただけますと幸いです。

メールアドレス:xxx@xxxx
電話:xxx-xxx-xxxx

最後になりましたが、◯◯部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

【社外宛】退職メールのポイントと例文

ビジネスパートナーのイメージ

上司宛ての退職メールのポイントと例文についてお伝えしました。
たくさんお世話になった上司には、丁寧にあいさつをしておきたいですね。

仕事で関わった相手は、社内だけではありません。

社外の取引先やクライアントなど、お世話になった相手にも退職のあいさつメールを送りましょう。

あなたが退職したあとにも、後任者が担当することになります。
これまでの感謝を伝え、きちんと引き継ぎをすることが大切です。

ここでは、社外宛ての退職メールのポイントと例文をご紹介します。

  1. 退職日を明記する
  2. 後任者を紹介する
  3. 退職後の連絡先は書かない
  4. メールでのあいさつを一言詫びる
  5. 例文

それでは見ていきましょう。

1.退職日を明記する

社外宛ての退職メールでは、必ず退職日を明記しましょう。

相手が退職メールを受け取った際に、返信や電話をくださる可能性があります。
もし、その際に「連絡をしたら退職した後だった」というのは失礼にあたるものです。

いつ退職するのかを明記し、相手への失礼がないようにしましょう。

2.後任者を紹介する

社外あての退職メールでは、これまでの感謝を伝えると同時に、後任者を紹介することが大切です。

あなたが担当していたクライアントは、退職後も会社と取引を続けます。
もし後任者や引き継ぎのことが何も書かれていないと、クライアントを不安にさせかねません。

後任の担当者を紹介し、クライアントが安心できるようにしましょう。

できれば、退職前に一度直接ごあいさつして、後任者を紹介するのが望ましいです。

難しい場合は、退職メールでしっかりと後任者の名前を添えましょう

3.退職後の連絡先は書かない

社外への退職メールでの注意点として、退職後の連絡先は書かないようにしましょう。

もし社外の相手に連絡先を伝え、退職後にビジネスに発展した場合、今いる会社に「顧客情報を利用した」と判断される可能性があります。

これまでのお付き合いは、あくまでも会社を通した関係です。
リスクを避けるためにも、基本的には退職後の連絡先を書かないのがベターといえます。

どうしても連絡先を伝えたい場合は、あらかじめ上司に相談しましょう。

なお、転職先や退職理由も、会社やあなた自身の信用を損ねる可能性があるため、書かないようにします。

4.メールでのあいさつを一言詫びる

社外宛ての退職メールでは、メールでのあいさつとなったことを詫びる言葉を添えるようにします。

具体的には、次のような言葉がよいでしょう。

本来であれば、直接お伺いしてごあいさつすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

もし、退職日まで1ヶ月以上の時間がある場合は、後任者とともに直接のあいさつに伺いたい旨を伝え、日程の都合を聞いてもかまいません。

直接足を運んであいさつができない場合は、メールだけのあいさつになります。
その場合は、誠実に詫び、後任者をきちんと紹介しましょう。

5.例文

社外宛ての退職メールでは、これまでの感謝を伝えることと後任者を紹介することが大切です。

ポイントを踏まえ、誠実な文章を心がけましょう。

社外宛ての退職メールの例文は次のとおりです。

件名:退職のごあいさつ(名前)

株式会社◯◯
◯◯ ◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◯月◯日をもって株式会社◯◯を退職することになりました。

在籍中は、◯◯様に何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
あらためてお礼申し上げます。

本来であれば、直接お伺いしてごあいさつすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は同じ部署の◯◯が務めさせていただきます。
後日あらためて◯◯がごあいさつに伺いますので、よろしくお願いいいたします。

最後になりましたが、貴社の発展と◯◯様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

退職メールのマナー3つ

パソコン作業をする人

社外宛ての退職メールのポイントと例文についてお伝えしました。
あなたが退職したあとも、取引先と自社が良好な関係を築けるように配慮しましょう。

宛先別の退職メールのポイントと例文をご紹介してきましたが、どんな相手であっても守るべきマナーも存在します。

マナーを守らなければ相手に対して失礼にあたったり、印象を悪くしてしまう可能性もあるので、よく注意しなければなりません。

ここでは、退職メールのマナー3つをご紹介します。

  1. ネガティブな内容は書かない
  2. 会社の署名は使わない
  3. 退職メールに返信は不要

順番に見ていきましょう。

1.ネガティブな内容は書かない

退職メールのマナーとして、ネガティブな内容は書かないようにします。

人によっては、人間関係や職場環境に不満を抱えて退職する方もいるかもしれません。

これで最後だからとつい気がゆるんで、退職メールに愚痴や苦言などネガティブな内容を書いてしまう可能性があります。

しかし、最後のあいさつは相手の印象に残りやすく、メールは形として残るものです。

相手への最後のあいさつをするのに、ネガティブなことを書いてしまうと、悪い印象を強く残してしまうでしょう。

2.会社の署名は使わない

最終出社日に送る退職のあいさつメールでは、会社の署名は使わないようにします。

翌日からはもうその会社の社員ではなくなるためです。

署名から、会社のメールアドレスや電話番号などは外しましょう。

連絡先を記載する場合は、退職後も連絡がつく個人の連絡先にします。

3.退職メールに返信は不要

マナーとして、退職メールに返信は不要であることを覚えておきましょう。

知らずにいると、「返信がこないから届いていないのかもしれない」「返信がないということは自分は嫌われていたのか」と余計な心配をすることになります。

なかには、あなたの退職メールに対して返信をくれる相手もいるかもしれません。

しかし基本的には、相手からの返信がこないことが一般的であり、気にする必要はないのです。

まとめ:感謝を伝えて円満に退職しよう

今回は、退職時のあいさつメールについてご紹介しました。

新しい環境に羽ばたくときは、これまでいた環境から退くときでもあります。
そこには、お世話になった人がたくさんいるはずです。

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、退職するときには感謝の気持ちを伝え、気持ちよく去りましょう

退職時の印象がよければ、その後に関わることがあっても良好な関係でいられます。

退職メールのポイントや例文を参考に、相手に感謝の気持ちが伝わるあいさつメールで締めくくりましょう。

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