キャパオーバーになってしまうのには原因がある！すぐにできる予防法と対処法を紹介

「仕事がキャパオーバーしてしまってつらい」
「どうすればキャパオーバーにならずに仕事をできるのか」

と思うことはありませんか？

自分だけでキャパオーバーを解消しようとしても、どの方法が適切なのか迷ってしまいますよね。

では、キャパオーバーの解消法はどのようなものがあるのでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見ればあなたのキャパオーバーを解消する方法がわかります。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

キャパオーバーとは？どんな状態なのかわかりやすく解説

キャパオーバーとは、個人が許容できる仕事やタスクの量を超えてしまう状態を指します。

キャパは英語のキャパシティ（capacity）のことです。

仕事において、人がキャパオーバーしてしまうと、以下の状況になることもあります。

心身の健康が悪化すると回復まで時間かかかりますし、仕事だけではなく私生活にも影響が出てしまいます。

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キャパオーバーになってしまう7つの原因

仕事でキャパオーバーになってしまう原因として、以下の7つがあげられます。

上記には、自分で改善が困難な原因と自分で改善できる原因にわかれます。

自分で改善できるもののなかには、知らず知らずのうちにしてしまっている自分の習慣やくせが原因になっていることもあります。

自分の状況と照らし合わせて、何がキャパオーバーの原因になってしまっているのか詳しくみていきましょう。

1.仕事が忙しく時間的な余裕がない

仕事量が多かったり忙しかったりする場合、1日の大半を仕事に費やしてしまい、時間の余裕がなくなってしまいます。

時間の余裕がない原因は、以下のようなものがあげられます。

上記は個人の問題というよりは会社側が原因です。

自分の仕事の進め方に問題がないけれどもキャパオーバーになる場合は、上司に相談して仕事量の分担をお願いしましょう。

2.仕事の優先順位がつけられない

抱えている仕事の量が多いと、仕事の優先順位がつけるのが難しくなってしまいます。

仕事の優先順位がつけられないと、以下のように仕事のスピードが落ち、キャパオーバーの原因になってしまいます。

優先順位をつけられないと、複数の仕事を抱え込んでしまった場合、どの仕事から手をつければよいかがわからなくなってしまいます。

その結果、全ての仕事が中途半端な状態になってしまうため、仕事の優先順位を決める必要があります。

3.環境が変わり対応できない

仕事や私生活の環境が変わると、仕事と私生活のバランスが取れずに、キャパオーバーとなってしまう原因になります。

仕事や私生活の環境変化は、例えば以下があげられます。

環境が変わってすぐに対応するのはなかなかむずかしいため、まずは環境変化に慣れることに専念しましょう。

環境変化に専念する間は、余りあれこれ予定を詰め込みすぎず、少しゆとりを持つのが大事です。

4.マイナス思考

仕事をする上で、リスクをあらかじめ想定しておくことは大切なことです。

しかしリスクの想定がいきすぎてネガティブ思考になると、以下の行動をとってしまい、その結果キャパオーバーになってしまいます。

慎重な考えは大事なことです。

しかし、キャパオーバーにならないよう、慎重になることとネガティブ思考の区別をつけることが大事です。

5.スキル不足で業務についていけない

スキル不足で業務についていけない場合、キャパオーバーの原因となってしまいます。

スキル不足で業務についていけないケースは、以下のケースがあげられます。

スキル不足でわからないことがある場合、上司や同僚に質問することもあります。

しかし、能力不足のため何度質問しても覚えられない場合に、だんだん同じ人に質問するのも申し訳ないと考えて質問しなくなることもあります。

その結果、わからない点をそのままにしてしまい、スキルが身につかず、業務量を抱えてしまう負のスパイラルに陥ってしまいます。

6.被害者意識が強く負担を感じやすい

被害者意識が強い人は、キャパオーバーになることがあります。

被害者意識が強い人は、以下のような場面で負担を感じてしまいます。

上記のような被害者意識の強い人は、自分への精神的負担も多いですし、周囲の人達からの評価もよくありません。

7.自分だけで悩みを解決しようとしてしまう

自分が担当している仕事を、自分1人で完結させようとするのはすばらしいことです。

しかし、以下のような状態でも周囲に相談せずに悩みをため込んでしまうとキャパオーバーになってしまいます。

キャパオーバーになってしまって仕事が進まなかった場合、結果として周囲のサポートが必要になります。

そのため、早めに周囲へ相談して、仕事を進めるようにしましょう。

キャパーオーバーになると生じる3つのデメリット

キャパオーバーになると、以下のデメリットが生じます。

キャパオーバーになり、仕事をうまく進められないとネガティブな感情が自分のなかで大きくなってしまいます。

ネガティブな感情が大きくなってしまうと、心身の健康に影響が出てくるため、注意が必要です。

キャパオーバーになると生じるデメリットの詳細を解説していきます。

1.集中力がなくなる

集中力がなくなると、仕事で以下のような状況に陥ってしまいます。

キャパオーバーになると、集中力がなくなり、考えることや行動するスピードが遅くなってしまいます。

集中力がなくなり、普段できていることもできなくなってしまうと、自己嫌悪に陥ってしまうため、注意が必要です。

2.職場での評価が下がる

自分で仕事を抱え込んでしまいキャパオーバーになると、職場での評価が下がる可能性があります。

会社やチームのために仕事を頑張っているのに、キャパオーバーが原因で職場での評価が下がってしまうのは、本末転倒です。

3.心も体も疲弊してしまう

キャパオーバーになると自分の心身の健康に影響することもあります。

上記のように今まではなかったような症状が出だしたら、仕事のストレスが限界に近づいているサインです。

医療機関を受診し場合によっては、治療・カウンセリングなどを受けるようにしましょう。

ストレスの多い職場から転職するためには、資格やスキルを身につけて自分自身の価値を高めましょう。

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社会で必要なITのスキルを身につけて、市場価値を高めましょう。

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キャパオーバーを未然に防ぐ5つの予防策

キャパオーバーを未然に防ぐために、以下の予防策をとりましょう。

自分の状況を周囲と共有しておけば、周囲もあなたの状況を理解しやすくなります。

また仕事なので、出来ないことは出来ないと伝えることも大切です。

上記の予防策を実施し、周囲に自分のことを理解してもらうようにしましょう。

それぞれの予防策を詳しく解説します。

1.きちんと断る

気が優しく、断ることが苦手だという人は、周りの人から頼まれるとつい引き受けてしまいがちです。

しかし、断らないですべて引き受けてしまうと、キャパオーバーの原因になりかねません。

キャパオーバーを未然に防ぐために、以下のように断ることも覚える必要があります。

断るときに「引き受けたいけど、自分の状況から難しい」ということをきちんと説明すれば周囲も理解してくれます。

2.周囲の人に気を使いすぎない

周囲の人に気を使いすぎて、キャパオーバーになることもあります。

以下のように周囲の人のことばかりに気を使い、自分を後回しにしてしまうとキャパオーバーになってしまいます。

上記のような人は、まずは自分の本音を出す習慣をつけるのがおすすめです。

いきなり職場の人に本音を出すのは難しいため、まずは家族や仲のいい人など、自分の本音を出しやすい人に自分の気持ちを伝える習慣をつけましょう。

3.仕事量を周囲と共有する

自分の仕事量を周囲と共有するのも、キャパオーバーをさける方法として有効です。

例えば以下の方法で自分の仕事量を周囲と共有できます。

仕事量を周囲と共有すると、同僚や上司もあなたの仕事の状況を意識しやすくなります。

周囲もあなたの仕事を分担しやすくなりますし、上司も部署の仕事分担を考える上でも有効です。

4.生活のリズムを整える

生活リズムが崩れると、体調不良からキャパオーバーにつながることもあります。

以下のように普段から健康を保つために生活リズムを整えることも大切です。

運動が苦手な場合は、散歩やストレッチなど簡単な運動から取り組むことからはじめましょう。

睡眠時間が短かったり、就寝時間が深夜になったりするのであれば、就寝時間を早めて睡眠時間を十分確保する必要があります。

生活リズムを整えると心身の健康にも良く、仕事にも集中して取り組みやすくなります。

5.自分のスケジュールを管理する

スケジュールを頭で覚えているだけでは、自分のスケジュールを正確に把握するのはむずかしいです。

以下のように自分のスケジュールを管理しましょう。

仕事の予定や締め切りをスケジュール表に記録することで、自分のスケジュールを客観的に見ることができます。

その上で自分が各仕事を完了させる目標を設定すると、どの仕事から着手するかの優先順位を決められます。

キャパオーバーになったときの対処法7選

キャパオーバーになってしまったら、以下のような対処法を試してみましょう。

まず休暇を取って体を休めたり、好きなことをしてストレス発散したりしてリフレッシュするのがおすすめです。

それぞれの対処法を詳しく解説していきます。

1.やるべきことを整理して優先順位を決める

キャパオーバーになると、頭は混乱している状態です。

自分を落ち着けるために、まずはやるべきことを書き出して整理することからはじめましょう。

やるべきことを書き出したら、以下のように分けていきます。

やるべきことと優先順位が見えてくれば、最初に取り組むべきことがわかるので混乱した頭も落ち着きます。

2.しっかり休む

心身が疲れていてキャパオーバーになっているのであれば、休暇をとってしっかり休みましょう。

上記のように、何も予定を入れずに体を休めたり、自分が大好きな趣味に熱中したりすることでリフレッシュしましょう。

リフレッシュして気分一新すれば、新たな気持ちで仕事に取り組みやすく なります。

3.ストレスを発散する

キャパオーバーになっているときは、知らずしらずにストレスが溜まっている状態です。

自分が好きな方法でストレスを発散しましょう。

ストレス発散すれば、心を落ち着けて仕事に取り組むこともできるようになります。

4.規則正しい生活を心がける

生活習慣の乱れで、体調が優れないまま仕事をしているとキャパオーバーにつながります。

以下のように、規則正しい生活を心がけるようにしましょう。

いきなり全てを規則正しい生活に変えるのは難しいため、心身の健康を保てるように改善できるところから少しずつ取り組んでいきましょう。

5.上司に素直な気持ちを伝える

キャパオーバーになり、自分だけで解決できない場合は上司に相談してみましょう。

上記の点を素直に伝えることで、上司や会社側で状況を改善できることもあります。

自分だけで抱え込んでキャパオーバーになると精神的につらくなってしまいます。

上司に素直な気持ちを伝えて、一緒に問題解決をしていきましょう。

6.完璧を目指すことをやめる

仕事で完璧を目指すあまり、業務量が増えて、キャパオーバーになってしまうこともあります。

100％を目指して時間がかかりすぎるのであれば、60％の質で早めにアウトプットするのを習慣付けましょう。

60％の質で早めにアウトプットする方がいい理由としては、以下の理由があげられます。

いくら自分で完璧だと思って提出しても、上司や顧客からしたら完璧ではないこともあります。

そのため、修正することを前提に、早めに上司や顧客チェックを受けるようにしましょう。

7.転職をして環境を変える

キャパオーバーが自分の対処ではどうしようもない場合には、転職して環境を変えるのもひとつの手段です。

以下のような状況の場合、転職も検討しましょう。

キャパオーバーから心身まで壊してしまえば、回復するのに長期間かかります。

自分自身を守るためにも、転職して環境を変えることは逃げではありません。

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まとめ：仕事量がコントロールできずキャパオーバーになっているなら転職も視野に入れるべき

仕事をしていると一時的に忙しくて残業が多くなることもあります。

また自分が忙しいときに周囲が協力的な職場環境であれば、キャパオーバーになりにくいでしょう。

しかしながら、以下のような場合はキャパオーバーになりやすい環境といえます。

キャパオーバーになってしまうと心身の健康が悪くなり、私生活への影響もでます。

すでにキャパオーバーになっており、周囲の協力を得るのが難しい場合は転職をして仕事環境を変えることも視野に入れるべきでしょう。