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【これさえ見れば大丈夫!】フリーランスが経費にできる基準と割合とは?

これさえ見れば大丈夫!フリーランスが経費にできる基準と割合とは?

「フリーランスになったけど、なにが経費になるの……?」と思ってはいませんか?

フリーランスとして活動するにあたって、「経費」は重要なポイントのひとつです。

経費を正しく理解していれば、思ってもみない物が経費になるので節税に繋がります

そこでこの記事では、以下の内容を解説します。

  • フリーランスの経費とはなにか
  • 経費にできる基準
  • 経費にできる勘定科目

「経費を使って節税したい……!」という方は、ぜひ参考にしてください。

フリーランス活動における経費とは?

フリーランス活動における経費とは

フリーランスとして仕事をするなら、経費についての理解を深めることは大切です。

しかし「そもそも経費ってなんなの……?」と思う方もいるでしょう。

まず始めに、経費についての解説をします。

経費の定義

経費とは、事業をする中で発生した費用のことです。

たとえば、次のものなどは経費になります。

  • クライアントと打合せのために移動した際にかかる電車代
  • カフェで仕事を行った際にかかるコーヒー代
  • 仕事に必要な情報収集のために購入した本の代金

では、どうしてフリーランスにとって経費が重要なのでしょうか?

フリーランスにとっての経費の重要性

フリーランスにとって、経費は確定申告をする際に重要になってきます

フリーランスは、自身で確定申告を行って税金を納めることが必要です。

確定申告では、事業収入から必要経費と控除額を差し引いて、所得を計算します。

その所得に対して、以下のような税率をかけて、納めるべき所得税が決定します。

課税される所得金額

【引用】国税庁「所得税の税率

つまり、必要経費を増やせば所得を減らせるので、その分節税に繋がるのです


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経費にすることができるかの基準

経費にする事ができるかの基準

フリーランスは節税のためにも、経費を正確に把握することは大切です。

しかし「なにが必要経費になるのかわからない……」というフリーランスの方は、意外とたくさんいます。

そこでここでは、「なにが経費になるのか」の基準を解説します。

原則は事業に対する費用のみ

経費が多いほど節税に繋がりますが、どんな支払いでも経費になるわけではありません。

経費に認められるのは原則として、「事業に対する費用のみ」です。

たとえば、ある飲食店で食事をした場合、通常であればその費用は私費なので、経費になりません。

しかし、ライターがその飲食店の紹介記事を作成するために食事をした場合は、その費用は事業に必要なので経費になります。

このように、「使ったお金が事業の売上貢献に必要だった」と証明できるものは、経費と判断して大丈夫です。

領収書やレシートは必ず保管する

フリーランスが使ったお金を経費にするとき、領収書やレシートを大切に保管しておくことが大切です

確定申告するときは、経費の領収書やレシートを税務署へ提出する必要はありません。

しかし、必要経費の領収書やレシートは、確定申告をしてから7年間は保管する必要があります。

なぜなら、もし税務調査の対象となった場合、保管していた領収書やレシートを元に「その経費が本当に事業に必要だったのか」の説明を税務調査官にしなければならないからです。

なので、普段から領収書やレシートはマメにもらい、税務調査があったときすぐ出せるよう整理しておきましょう。

フリーランスが経費にできる勘定項目14選!

経緯にできる勘定項目14選

ここまで、経費の重要性や基準などをお伝えしました。

しかし「具体的には、どういうものが経費として計上できるんだろう……?」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか?

そこでここでは、フリーランスが経費にできるものの具体例を勘定科目ごとに分けて解説します

地代家賃

以下のものなどにかかった費用は、「地代家賃」として経費にできます。

  • 事務所の家賃や管理費、共益費
  • レンタルオフィスの使用料
  • 月極駐車場の料金

しかし自宅を事務所にしている場合、自宅は仕事と生活の両方で使用しているため、全ての家賃を経費にはできません。

このとき家賃の中から、事業にかかった比率分を経費として計上することを「家事按分」と言います

具体的には、1日のうちに仕事場として利用している時間や、自宅の中での仕事場の専有面積などによって、どれくらいが経費になるかを割り出します。

水道光熱費

自宅を事業所として利用している場合、仕事に必要となった水道代や電気代なども経費にできます

このときの勘定科目は「水道光熱費」です。

しかし水道や電気は生活でも使っているものなので、さきほど紹介した「地代家賃」と同様に、事業にかかった分のみを経費にする必要があります。

通信費

以下のものは、「通信費」として経費にできます

  • ケータイ料金
  • インターネットの通信費
  • 請求書などを送付するときの郵送料

しかしケータイ料金やインターネットの通信費は、プライベートでも利用しているなら家事按分をして経費を計上してください。

プライベートとは別に事業用のケータイを持っている場合は、そのケータイ代は全て経費となります。

旅費交通費

仕事をする中で、次のものなどによって移動が必要となった場合、その交通費は「旅費交通費」として経費になります

  • クライアントとの打合せ
  • 研修
  • 講演会の依頼

なので公共交通機関を利用した場合は、ICカードの利用履歴を印字して、保管しておきましょう。

また、タクシーを使った場合は領収書、車やバイクを使った場合はガソリン代や高速料金の明細を取っておいてください。

支払い手数料

「支払い手数料」は、税理士や弁護士などの専門家への報酬の支払いや、銀行の振込手数料に使う勘定科目です。

  • 税務を税理士に任せたとき
  • 報酬を受け取る際の振り込み手数料を自身が負担する場合

などの費用は、支払手数料として経費にできます。

接待交際費

クライアントとの飲み会や食事会などで支払った費用は、「接待交際費」として経費にできます

しかし、不正な経費計上がされやすい項目なので、あまりにも不自然な金額だと税務調査が入るかもしれません。

そのため、次の内容を領収書の裏にメモしておくことをおすすめします。

  • いつ
  • 誰と
  • どのお店で
  • なんの話をしたか

また、類似した勘定科目に「会議費」がありますが、個人事業主の場合は、仕事に関わる飲食代を「接待交際費」「会議費」のどちらで計上しても問題ありません。

しかし法人の場合、1人当たりの5,000円以内の費用は「会議費」、1人5,000円以上の費用は「接待交際費」というように、経費にできる条件が異なるので注意してください。

新聞図書費

仕事に必要な情報を集めるために使ったお金は、「新聞図書費」として経費にできます

具体的には、次のものなどが新聞図書費の対象です。

  • 書籍
  • 新聞
  • 雑誌

プライベートの新聞購読料や、事業に関係のない本の購入は対象外なので気をつけましょう。

広告宣伝費

フリーランスとして自身を売り込むために使った費用の勘定科目は、「広告宣伝費」です

たとえば、

  • 名刺の作成費用
  • ポートフォリオサイトの作成費用
  • 異業種交流会の参加費用

などは、広告宣伝費の対象となります。

車両費

事業に利用している車に必要な以下のような費用は、「車両費」として経費に計上できます

  • ガソリン代
  • 駐車場代
  • 車の保険料金

社用車として仕事にしか使っていない車なら、全額経費にすることが可能です。

しかし、仕事でも使う車をプライベートでも利用しているなら、家事按分をして事業にかかった比率分だけを経費にしてください。

租税公課

租税公課とは、国や地方公共団体が徴収した税金や組合費、賦課金などのことです。

租税公課の中には、税務上の経費として認められるものがあります。

たとえば、以下のものなどは「租税公課」という勘定科目で経費に計上できます。

  • 事業用の自動車税
  • 事業税
  • 利子税

消耗品費

日常的に使ってなくなる物に関しては、「消耗品費」として経費にできます。

たとえば、

  • ペン
  • コピー用紙
  • プリンターのインク

など、購入金額が10万円以下で耐用年数が1年未満のものは、消耗品費の対象です。

雑費

どの勘定科目にも当てはまらない支出があれば、「雑費」として経費にしましょう。

  • 事業所の引越し費用
  • クリーニング代
  • ごみ処理代

などは、雑費として処理して問題ありません。

しかし、経費の勘定科目に「雑費」が多すぎると、決算書の信頼性が低くなるので注意してください

減価償却費(パソコンやソフトウェアなど)

10万円以上するものを購入した場合の勘定科目は、「減価償却費」です

減価償却の対象となる資産には、形ある「有形固定資産」と実態のない「無形固定資産」があります。

  • 有形固定資産…建物・パソコン・車両など
  • 無形固定資産…ソフトウェア・特許権・商標権など

事業で使用していて、年々劣化していく資産は減価償却の対象です。

15万円のパソコンを買った場合、その年に5万円、翌年に5万円、翌々年に5万円というように、減価償却費は数年に分けて経費として計上していきます。

減価償却をすれば、

  • 高い物を購入した年の経費が膨大になって、いきなり赤字になる
  • その年の正しい利益がわからなくなる

という状態になるのを防ぐことが可能です。

意外なモノも経費にできる“出金伝票”

ここまで、フリーランスが経費にできるものの具体例を勘定科目ごとに分けて解説してきました。

次に「出金伝票」について解説しますが、出金伝票はこれまで紹介したような勘定科目ではありません。

しかし出金伝票について知っていれば、経費として計上できるものが増えるので、ぜひ知っておくことをおすすめします。

出金伝票とは、領収書がない場合でも経費処理ができる伝票のことです

出金伝票を利用すれば以下のものなど、さまざまな経費の記入ができます。

  • 電車代
  • 接待交際費を割り勘したときの支払額
  • 慶弔費
  • 結婚祝い
  • 領収書を紛失したとき

出金伝票は文房具店や100均で購入したり、以下のサイトから無料でテンプレートをダウンロードすることも可能です。

[文書]テンプレートの無料ダウンロード
経理プラス

「経費にできる支払いがあったけど領収書がない……」というときは、諦めずに出金伝票を活用しましょう。


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確定申告と経費

用紙を持っている女性

節税のためにも経費は重要ですが、経費を増やして節税したいなら、確定申告の仕方にも注意しましょう

青色申告と白色申告時に大きな違い

確定申告には青色申告と白色申告の2つのやり方がありますが、フリーランスが節税したいなら青色申告がおすすめです

通常10万円以上の資産になるものを購入したら、減価償却費として数年に分けて経費として計上する必要があります。

ところが青色申告をした場合、「少額減価償却資産の特例」が適応されるので、30万円未満のものは一括で経費計上することが可能です。(年間300万円まで)

この「少額減価償却資産の特例」は、白色申告では認められていません。

また、青色申告をすれば、

  • 年間65万円の特別控除が受けられる
  • 家族への給料の支払いを経費にできる

というようなメリットも得られ、高い節税効果に繋がります。

最後に

ガッツポーズの男性

経費は確定申告をする際に重要な要素のひとつです。

フリーランスとして仕事をするなら、事業のための支払いの勘定科目を理解して、正しく経費を計上しましょう。

必要経費を増やせば所得を減らせるので、その分節税に繋がりますよ

また青色申告をすれば、さらに高い節税効果が得ることが可能です。

なので、まだ青色申告申請書を出していないなら、今すぐ提出することをおすすめします。