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個人事業主が付ける2種類の帳簿とは?青色申告までの帳簿付け4ステップも解説

個人事業主が確定申告を行うには、日々帳簿を付けていかなければいけません。

しかし、個人事業主になったばかりの方のなかには、
「帳簿ってどうやって付ければいいの?」
「そもそも帳簿は何のために必要なの?」
「これまで帳簿を付けていないんだけれど、大丈夫かな…?」
と、悩んでしまう人もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこでこの記事では、

  • 個人事業主が帳簿を行うべき理由
  • 確定申告に必要な帳簿の種類
  • 節税をするために必要な主要簿
  • 青色申告と白色申告のそれぞれに必要な書類と保存年数
  • 帳簿を付け忘れたり、失くしてしまった際の対処法
  • 帳簿をスムーズに行うおすすめの方法

などについて、くわしく解説していきます。

この記事を読めば、初心者の方でもスムーズな帳簿付けができるようになるはずです!
帳簿に苦手意識がある方も、ぜひ参考にしてくださいね。

なぜ個人事業主の帳簿付け(記帳)が必要なのか

なぜ個人事業主の帳簿付けが必要なのか

「記帳」とは、事業を行っていくなかで生じた取引の内容を帳簿に記入することです。
日本では、納税者が自分で所得金額と税額を計算して申告し、納税をする「申告納税制度」を採用しています。

個人事業主として仕事をしていると、日々収入が生まれたり必要経費を購入する機会がありますよね。
1年間の正しい所得金額を計算して税務署へ申告するためには、毎日の取引記録を帳簿に記帳する必要があるのです。

また、帳簿付けは、単に税金の計算を行うためだけでなく、事業経営の合理化・効率化を検討する際にも役立ちます。
今後、事業を長くつづけていくためにもしっかりと帳簿付けを行っていきましょう。


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個人事業主が付ける2種類の帳簿

個人事業主が付ける2種類の帳簿

納税者が自分で所得金額と税額を計算して申告する「確定申告」。
確定申告には、「青色申告」と「白色申告」の2種類があります。

必要な帳簿は申告の方法によっても異なり、その記帳方法もさまざまです。
ここでは、「簡易式簿記」と「複式簿記」という2種類の記帳方法についてご紹介していきます。

1.簡易式簿記

「簡易式簿記」は、簡単にわかりやすくされた簿記の方法を指します。

白色申告や、青色申告の10万円控除を受ける際に利用される簿記方法です。

たとえば、現金500円でボールペンを買ったとしましょう。
これを簡易式簿記で表すと、以下のようになります。

【簡易式簿記の記入例】

日付 勘定科目 金額 摘要
2020年
8月10日
消耗品費 500 ボールペン

簡易式簿記では、このように「消耗品を500円で購入した」ということがわかればよいのです。

2.複式簿記

一方「複式簿記」は、少々難関です。
複式簿記では1つの取引においてお金の入出金と、その原因に関する2つの側面を記録します。

以下は、先ほどの「現金500円でボールペンを買った例」を複式簿記で表したものです。

【複式簿記の記入例】

日付 借方 貸方 摘要
2020年
8月10日
消耗品費500 現金500 ボールペン

複式簿記では、

  • 「借方」
    お金(財産)が増えたことを示す
  • 「貸方」
    お金(財産)が減ったことを示す

という、取引の2つの側面を記載表現で示しているんですね。

複式簿記は簡易式簿記よりも少々難易度が高いですが、青色申告で65万円控除を受けるために必要な簿記方法です。
大きな節税効果が期待できるので、ぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

個人事業主が青色申告をするメリット・デメリットなどについて、くわしく知りたい方はこちらの記事もぜひご覧ください。

個人事業主が青色申告をするメリット5つとは?白色申告との違いや条件についても解説

青色・白色申告の両方で必要な補助簿

青色・白色申告の両方で必要な補助簿

補助簿とは、主要簿を補う目的で作成される帳簿のこと。
青色申告、白色申告のどちらであっても「補助簿」という帳簿付けが必要です。

事業内容によっても必要な補助簿の種類は異なりますが、ここでは主要な5つの補助簿について見ていきましょう!

1.現金出納帳

「現金出納帳」は、現金の入出金がすべて記載されたものです。
現金出納帳を付ければ、

  • 現在の現金の残高
  • 現金の使用用途
  • 現金の収入用途

を把握できます。

現金出納帳の記載は毎日行い、現金残高も必ず記載するようにしましょう。

2.預金出納帳

「預金出納帳」は、口座上の入出金がすべて記載されたものです。
銀行口座に預けているお金の出入りを記録するために、預金の増減や残高を日付順で記入していきます。

事業の支払いや売上が、銀行などの金融機関を経由した時に記帳しましょう。

3.売掛帳

「売掛帳」は、売掛金の回収状況を管理する帳簿のことです。
売掛とは商品などを販売して、代金をまだ受け取っていない状態をいいます。

売掛金の残高を取引先別に記帳していきますので、売上代金を確実に回収するのに役立ちます。

4.買掛帳

売掛帳の反対が買掛帳です。
「買掛帳」は、後払いで支払う仕入れの取引を整理したものです。

仕入先への支払が必要な金額をしっかりと管理しておくために作成する書類を指します。
後払いで支払う仕入れの取引をよく行う場合には、買掛帳を作っておきましょう。

5.固定資産台帳

「固定資産台帳」は、個人事業主が所有する固定資産を管理する帳簿です。
固定資産の種類、耐用年数、減価償却費や未償却残高などを記録します。

  • 事業用の固定資産として何があるのか
  • その減価償却費はどのようになっているか

などを把握するために必要な台帳です。

「経費と経費にできないものってどうやって見分ければいいの?」と、悩んでいませんか?
そのような方には、経費にできる勘定科目などついてくわしく解説しているこちらの記事もおすすめです。

これさえ見れば大丈夫!フリーランスが経費にできる基準と割合とは? 【これさえ見れば大丈夫!】フリーランスが経費にできる基準と割合とは?

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青色申告で65万円の控除を受けるのに必要な主要簿

青色申告で65万円の控除を受けるのに必要な主要簿

青色申告で65万円の控除を受けるためには、主要簿の作成と保存が必要です。

主要簿には、

  1. 仕訳帳
  2. 総勘定元帳

の2種類があります。
これらは、決算時に青色申告決算書(損益計算書と貸借対照表)を作成するための資料となるのでしっかりとおさえておきましょう。

1.仕訳帳

「仕訳帳」とは、すべての取引を簿記の仕訳で日付順に並べたものです。

日々の取引を発生順に、「借方」と「貸方」に仕訳して記帳していきましょう。
仕訳帳により、補助簿によって別々に記録されていたすべての取引が確認できます。

また、仕訳帳はすべての主要簿に影響する重要な帳簿です。
仕訳帳の保存期間は7年となるので、しっかりと保存しておきましょう。

2.総勘定元帳

「総勘定元帳」は仕訳帳の内容を基に、すべての取引を勘定科目ごとにまとめたものです。
すべての取引を勘定科目の種類ごとに分類し、整理して計算していきます。

総勘定元帳を基に損益計算書や貸借対照表を作成するため、所得計算に関わる重要な帳簿です。
保存期間は仕訳帳と同様に7年となりますので、しっかりと保存しておきましょう。

なお、平成30年度に給与所得控除額を、給与等の収入金額に応じてそれぞれ以下の通りに改正されたので確認してみてくださいね。

給与等の収入金額 給与所得控除額
162.5万円以下 55万円
162.5万円超180万円以下 その収入金額×40%-10万円
180万円超360万円以下 その収入金額×30%+8万円
360万円超660万円以下 その収入金額×20%+44万円
660万円超850万円以下 その収入金額×10%+110万円
850万円超 195万円

(出典:税務署 平成 30 年度の主な改正事項 )

申告方法ごとの必要帳簿と保存年数

 申告方法ごとの必要帳簿と保存年数

帳簿類は、実際に税務署へ提出するわけではありません。

しかし、確定申告で提出する書類の根拠として保持しておく必要があります。
申告方法によっても保存期間が異なるので確認しておきましょう。

ここでは、青色申告と白色申告のそれぞれに必要な帳簿と保存年数についてご紹介していきます。

1.青色申告の場合

青色申告の必要帳簿と保存年数は以下の通りです。

帳簿の種類 保存期間
・仕訳帳
・総勘定元帳
・現金出納帳
・売掛帳
・買掛帳
・固定資産台帳
・経費帳など
7年

(出典:国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告)

青色申告では、仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿はもちろん、自身の事業内容に合った補助簿が必要です。
保存期間も7年間の保存が義務付けられていますので、しっかりと保管しておきましょう。

2.白色申告の場合

ではつづいて、白色申告の必要帳簿と保存年数を見てみましょう。

帳簿 具体例 保存期間
法定帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿 7年
任意帳簿 ・売掛帳
・買掛帳
・固定資産台帳など
5年

(出典:国税庁 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度)

白色申告の場合も青色申告と同様に、しっかりと帳簿付けを行いましょう。
帳簿方法も簡易式簿記でよいため、青色申告よりも比較的簡単に行えます。

収入金額や必要経費を記載した帳簿は、7年間の保存義務があるのでしっかりと保存しておきましょう。

青色申告者・白色申告者の必要書類と保存年数

青色申告者・白色申告者の必要書類と保存年数個人事業主の確定申告には帳簿だけではなく、領収書などの書類の保存も必要となります。

ここからは、青色申告者と白色申告者の必要書類と保存年数について、くわしく見ていきましょう!

1.青色申告の場合

青色申告の必要書類と保存年数を以下にまとめました。

書類 具体例 保存期間
決算関係書類 ・貸借対照表
・損益計算書
・棚卸表など
7年
現金預金取引等の関係書類 ・領収書
・請求書
・小切手控
・預金通帳など
7年
(前々年分の所得が300万円以下の場合は5年)
その他の書類 ・見積書
・請求書
・契約書
・納品書など
5年

(出典:国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告)

青色申告の場合は、領収書なども7年間の保存が義務付けられています(前々年分の所得が300万円以上の場合)。

なお、青色申告決算書や確定申告書の控えには保存義務がありませんが、念のためにも保管しておくことをおすすめします。

2.白色申告の場合

つづいては、白色申告の必要書類と保存年数を見てみましょう。

書類の種類 保存期間
決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
・領収書
・請求書
・納品書など
5年

(出典:国税庁 白色申告の方の記帳・帳簿等の保存制度)

記帳が済んだ分の領収書や請求書なども5年間の保存義務があります。
しっかりと保存しておきましょう。

青色申告の確定申告までの帳簿付けの流れ

青色申告の確定申告までの帳簿付けの流れ

ここまでで、個人事業主が知っておくべき帳簿の種類などについてお伝えしていきました。

ここからは、青色申告の確定申告をするまでの帳簿付けの流れを解説していきます。
ご紹介する内容は以下の通りです。

  1. 毎日の取引を現金出納帳などの補助簿に記入する
  2. 補助簿に記入した内容を基に全ての取引を時系列ごとに仕訳帳にまとめる
  3. 仕訳帳に記入した仕訳を基に、総勘定元帳に複式簿記で記入する
  4. 総勘定元帳を基に青色申告決算書を記入する

それでは順番に見ていきましょう。

1.毎日の取引を現金出納帳などの補助簿に記入する

個人事業主として事業を行っていれば、毎日のように何らかの取引を行いますよね。
現金売上や現金仕入れを行った場合など、こまめに詳細を記入していきましょう。

毎日の記入を習慣とすれば、初めは面倒に思っても次第になれてきます。
時間を決めるなどして、習慣化していきましょう。

何かを継続していくコツやその際に役立つおすすめアプリなどについて、くわしく知りたい方はこちらの記事もぜひご覧ください。

習慣化 アプリ 習慣化におすすめのアプリ20選!しっかり継続するための5つのコツも紹介

2.補助簿に記入した内容を基にすべての取引を時系列ごとに仕訳帳にまとめる

現金出納帳や売掛帳などの補助簿には、取引先ごとに取引内容を記入していきますよね。

その内容を基に、すべての取引を時系列ごとに仕訳帳にまとめていきましょう。

時系列がわかっていると、お金の流れが追いやすく、書類作成に役立ちます。

3.仕訳帳に記入した仕訳を基に、総勘定元帳に複式簿記で記入する

総勘定元帳は、勘定科目ごとに作られた勘定口座に、仕訳帳に記入した内容を書き写すことで作られます。
仕訳帳を記入したら総勘定元帳に複式簿記で記入していきましょう。

総勘定元帳に間違いがあると、決算の際に一からやり直しが必要など、余計に手間がかかってしまいます。
仕訳帳から転記する総勘定元帳の作成手順など、正しい知識を身につけておくことが大切です。

4.総勘定元帳を基に青色申告決算書を記入する

ここまでの作業が終わったら、総勘定元帳を基に青色申告決算書を記入していきましょう。

青色申告を行う際には、「青色申告決算書」が必要です。
青色申告決算書とは、日々の帳簿付けの結果を決算書の形式で記入していく書類のこと。
損益計算書1枚、損益の内訳の記入書2枚、貸借対照表1枚の計4枚(+控え)で構成されています。

個人事業主が確定申告を効率よく行う方法について興味がある方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

個人事業主が確定申告を効率よく行う3つのポイントとは?必要書類や経費についても解説

帳簿を付けていなかったり、紛失したりした場合の対処法

帳簿を付けていなかったり、紛失したりした場合の対処法

個人事業主には申告方法に関わらず、帳簿の作成と保存の義務があります。

とはいえなかには、「帳簿を付け忘れていた…!」「紛失してしまって手元に書類がない」といったように、困っている人もいるかもしれませんね。

このような場合には、一体どうしたらよいのでしょうか?

そこでここからは、万が一帳簿を付けていなかったり、紛失してしまった場合の2つの対処法についてくわしく解説していきます。

1.帳簿を付けていない場合

個人事業主は白色申告でも青色申告でも法改正により、帳簿を作成し決められた期間の間は保存しておかなくてはいけません。
そのため、帳簿を付けていない場合には、青色申告を取り消される可能性もあるので注意しましょう。

青色申告を取り消されれば、65万円の控除が受けられなくなったりなど、税務署から厳しく処分されるおそれがあります。
自分は大丈夫と思わずに、日頃からきちんと帳簿付けを行っておきましょう。

2.帳簿を紛失してしまった場合

何らかの事情があって、「帳簿を紛失してしまった」という人もいるかもしれません。

税務調査で紛失してしまったことが発覚した場合には、「故意に破棄したか」それとも「自然に紛失してしまったか」を調査されます。

故意に破棄したと判断される場合には、青色申告を取り消されたり、最悪の場合には重加算税の対となる危険性も。

故意ではなく紛失してしまったのなら、きちんと事情を説明することが大切です。
普段から付けている他の帳簿を確認してもらうなど、説得力がある方法で伝えるようにしましょう。

「重加算税」とは?

重課税はもっとも重いペナルティで、税率は35%〜40%。
税金を納める額を少なくするなど、意図的に隠ぺいしたと判断される場合に課せられる税金です。
納める税金が多くなるだけでなく、企業としての印象が悪くなったり、常に調査対象としてマークされるなどデメリットが多くあります。

帳簿を手書き・エクセルで付ける2つのメリット

帳簿を手書き・エクセルで付けるメリット

帳簿は、手書きやエクセル入力で付けようと考える人もいるでしょう。
とくに、開業したばかりで取引が少ない場合には、手書きやエクセルで十分対応できます。

ここからは、手書きやエクセルで帳簿を付けるメリットとデメリットについて見ていきましょう。

まずは、帳簿を手書きやエクセルで付ける2つのメリットについて解説していきます。
ご紹介する内容は以下の通りです。

  1. ほとんどコストがかからない
  2. 帳簿の流れを理解できる

それでは順番に見ていきましょう!

1.ほとんどコストがかからない

手書きやエクセルなら、ほとんどコストがかかりませんよね。
手書きはもちろん、エクセルもパソコンがあればいつでもどこでも始められます。

手間や労力はかかるものの、始めるハードルが低い点はメリットといえるでしょう。

2.帳簿の流れを理解できる

さらに、手書きをしたり、エクセルで帳簿の計算式などを作成すれば、記憶に残りやすいため簿記スキルの向上が期待できます。

手書きやエクセル入力によって、帳簿同士の繋がりや流れについてもより早く理解できるでしょう。

帳簿を手書き・エクセルで付ける3つのデメリット

帳簿を手書き・エクセルで付けるデメリット

では反対に、帳簿を手書きやエクセルで付けることにはどのようなデメリットがあるのでしょうか?

ここでは、3つのデメリットを解説していきます。
ご紹介する内容は以下の通りです。

  1. 帳簿の転記を間違いやすい
  2. 帳簿を付けることに時間がかかる
  3. 主要簿の作成がむずかしい

メリットとデメリットを知ったうえで、帳簿を付ける方法を考えてみましょう。

1.帳簿の転記を間違いやすい

大きなデメリットは、やはり帳簿の転記を間違いやすいことでしょう。

転記を間違えてしまえば、誤った申告を提出してしまうおそれも。
そうなれば、故意的でなくてもペナルティを受ける危険性があります。

また、数字の書き間違いや計算間違いなどがあると、どこで間違ったのかを確かめる必要があり、余計に手間がかかってしまうでしょう。

2.帳簿を付けることに時間がかかる

手書きで帳簿を付ける際には、「いつ」「何に」「どこで」「いくら使ったのか」などを記載しなければいけません。
そのため、帳簿を付けること自体に多くの時間がかかってしまいます。

非常に地道な作業であるほか、手間もかかるため根気よく頑張る必要があるでしょう。

3.主要簿の作成がむずかしい

確定申告を行うには、主要簿の作成が欠かせません。

しかし、主要簿は作成がむずかしく、手書きやエクセルだと余計に混乱してしまう危険性も。
計算間違いや記入漏れがあると、初めからやり直す必要があったりと、手間と労力が大きくかかってしまう可能性があります。

個人事業主の帳簿付けは会計ソフトを使うのがおすすめ!3つの理由とは

会計ソフトを使うのがおすすめな理由

先ほどは、帳簿を手書きやエクセルで行う場合のメリットやデメリットについてお伝えしていきました。

手書きやエクセルは気軽に始められるぶん、帳簿の転記を間違いやすいなど致命的なデメリットもあります。
とくに青色申告の場合には複雑な帳簿付けを行う必要があるため、余計に混乱してしまうかもしれません。

帳簿付けに自信がない方は、確定申告をスムーズに終わらせるためにも、会計ソフトを検討してみてはいかがでしょうか。

ここからは、個人事業主に会計ソフトを使った帳簿付けをおすすめする3つの理由をご紹介していきます。

  1. 帳簿を手書きする手間を省ける
  2. 金額の誤りなどの修正が容易で帳簿の転記ミスを防げる
  3. 補助簿を入力するだけで主要簿・決算書の作成が可能

それでは順番に見ていきましょう!

1.帳簿を手書きする手間を省ける

帳簿付けを手書きで行うと、どうしても手間がかかってしまいますよね。
さらに、少しでも間違えてしまうと一からのやり直しが必要だったりと、手間だけでなく時間もかかってしまうでしょう。

しかし、会計ソフトを利用すれば、そのような労力を省けます。
会計ソフトを活用することで、帳簿付けにかけていた労力を事業に回せるのは、大きなメリットではないでしょうか。

2.金額の誤りなどの修正が容易で帳簿の転記ミスを防げる

会計ソフトならたとえ入力ミスをしても、簡単に修正できます。

間違いをソフトが自動で発見してくれるため、自分でミスを探す手間もかかりません。
会計ソフトを上手く活用すれば、会計業務における大幅な時間短縮が期待できるでしょう。

3.補助簿を入力するだけで主要簿・決算書の作成が可能

会計ソフトには、確定申告に必要な書類を作成する機能が備わっています。
そのため簿記の知識がなくても、画面に沿って補助簿を入力していけば、主要簿や決算書の作成が可能です。

さらに、法人向けのクレジットカードを利用していれば、よりスムーズに経理処理を行えます。
「できるだけ節税をしながら簡単に帳簿付けを行いたい」という方は、法人用のクレジットカードと会計ソフトを利用してみるとよいでしょう。

会計ソフトと連動できる個人事業主におすすめのクレジットカードについて、興味がある方はこちらの記事もぜひご覧ください。

個人事業主がクレジットカードを持つメリット5つを解説!おすすめのカード7選も紹介

まとめ:確定申告の時期はバタバタするので、早めの帳簿付けが大事

多くの人が初めは、「帳簿をうまく付けられるのかな…?」と、不安を感じてしまうかもしれません。
とくに、青色申告をするなら、ある程度の簿記の知識がないとむずかしく感じてしまうでしょう。

しかし、正確な帳簿を付けられるようになると、節税効果を期待できるのはもちろん、自身の業績の分析にも役立ちます。
つまり、メリットが沢山あるんですね。

また、会計ソフトを活用すれば知識がなくても比較的簡単に帳簿付けが行えます。
「自分にはできる自信がない」という方こそ、会計ソフトを使ってみてはいかがでしょうか。
ぜひ、今回ご紹介した内容を参考に正しく帳簿付けを行っていってくださいね。